UNIDAD 3 – PROCEDIMIENTOS LEGALES Y ADMINISTRATIVOS EN LA
PROPIEDAD HORIZONTAL
CRISTIAN LISANDRO
GARCIA PINEDA
POLITECNICO
DE SURAMERICA
DIPLIMADO
BOGOTÁ
2020
HECTOR RAUL CARVAJAL
INTRODUCCION
El presente trabajo comprende el resumen
de la unidad 3 procedimientos legales y administrativos en la propiedad
horizontal, esta unidad se basa en los procedimientos que debe realizar el
administrador para presentar una propuesta y realizar la posesión del cargo.
Otro de los temas relevantes de
la unidad es proceso de empalme, es vital para el nuevo administrador tener una
idea general de los procedimientos que se deben realizar a la hora de recibir
el puesto de trabajo.
DESARROLLO
DE LA ACTIVIDAD
El administrador que se enfoca en
el área de propiedad horizontal debe identificar claramente los procedimientos
que debe realizar a la hora de atender a una propuesta por parte de una
copropiedad, además de identificar los respectivos procedimientos cuando
realiza el empalme dando por finalizado el periodo de operación del antigua
administrador.
Ante una oferta laboral para la
administración de una copropiedad, el prospecto a administrador debe presentar
una propuesta de servicios profesionales, en esta expone los conocimientos,
estudios y experiencia laboral en el sector. Presentar estas características de
forma clara perfilaran al pretendiente como un profesional idóneo que podrá
atender las necesidades del conjunto.
En cuanto a la propuesta esta
debe estar membretada, personalizada, debe identificarse el problema,
plantearse una solución, ser grafica y por último debe ser clara y concisa.
Si la propuesta presentada logra
ser lo suficientemente llamativa, se realizará al procedimiento de
contratación, expertos en propiedad horizontal recomienda realizar contratos
por prestación de servicios, este tipo de contrato permite la autonomía e independencia del
contratista desde el punto de vista técnico y científico, constituye el
elemento esencial de este contrato y es el punto que lo diferencia con el
contrato laboral.
La ley no exige
ninguna formalidad especial, este es un contrato consensual o de forma libre,
que puede celebrase verbalmente o por escrito, siendo esta última modalidad la
más aconsejable.
En este caso no se genera el reconocimiento de prestaciones sociales y la
afiliación y pago de los aportes al sistema integral de protección social
correrán por cuenta del contratista.
Definido el tipo
de contrato que deberá realizarse al administrador se entregar la presentación
del plan de trabajo, este plan va estructurado por fichas en donde se describe
la actividad, el objetivo, se justifica, se relaciona la prioridad de la obra,
el tipo de obra, el costo, el plazo, los requerimientos internos como externos,
la forma de contratación, además de los requisitos, documentación y las notas.
Es importante
que el administrador diligencia un cronograma de actividad en donde se divide
por áreas y en donde se define la actividad, la fecha de realización y la
siguiente fecha de la tarea.
En cuanto al
empalme se debe soportar mediante un documento en donde el administrador deja constancia
el tiempo que ocupara especificado en meses y en donde se deja constancia de
que el administrador fue escogido por la asamblea en determinada fecha.
El informe que
se realiza a la hora de realizar el empalme debe contener:
·
Inventario: se detalla los equipos, herramientas
y bienes de la copropiedad.
·
Informe general del estado de las cosas con
registros fotográficos de cómo se recibe o se entrega.
·
Informe por área: en el área administrativa se
debe soporta el inventario con toda la documentación y registros. El área
contable debe entregar los libros, la cartera, índices de recaudo, estado de
cuentas, consolidado de la cartera, paz y salvos, acuerdos de pago entre otros.
El área técnica detalla las bitácoras de los mantenimientos de la maquinaria,
informe de vulnerabilidad de la copropiedad, planificaciones de obra, entre
otras. El área jurídica debe presentar un informe por cada bien privado del
estado general de obligaciones insolutas y registro de comportamiento de
relaciones de vecindad por convivencia. Debe presentar también registros de
procesos judiciales, residentes, vehículos, bicicletas, entre otras.
CONCLUSIONES
Es importante que el prospecto a puesto
de administrador sea una profesional en su área que cumpla con los requisitos
que exige una copropiedad, es decir que cumpla con los estudios y experiencia
para solucionar los problemas de diferentes ámbitos que pueden llegar a suceder
en un conjunto residencial.
El administrador debe demostrar
que esta a la altura de la oferta y puede apoyarse en herramientas y
procedimientos como una propuesta de trabajo en donde puede destacar el
profesionalismo con el que cuenta. Adicionalmente puede presentar un plan de
trabajo en donde puede describir las actividades que desea realizar en el
tiempo operativo del contrato, estas actividades deben ir con una fecha y costo
aproximado. Este plan de trabajo transmitirá a la asamblea el profesionalismo
del administrador.
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