UNIDAD 3 – PROCEDIMIENTOS LEGALES Y ADMINISTRATIVOS EN LA PROPIEDAD HORIZONTAL

 

UNIDAD 3 – PROCEDIMIENTOS LEGALES Y ADMINISTRATIVOS EN LA PROPIEDAD HORIZONTAL

 

 

 

 

 

 

CRISTIAN LISANDRO GARCIA PINEDA

 

 

 

 

 

 

POLITECNICO DE SURAMERICA

DIPLIMADO

BOGOTÁ

2020

 

 

 

HECTOR RAUL CARVAJAL

 

 

 

 

INTRODUCCION

 

El presente trabajo comprende el resumen de la unidad 3 procedimientos legales y administrativos en la propiedad horizontal, esta unidad se basa en los procedimientos que debe realizar el administrador para presentar una propuesta y realizar la posesión del cargo.

Otro de los temas relevantes de la unidad es proceso de empalme, es vital para el nuevo administrador tener una idea general de los procedimientos que se deben realizar a la hora de recibir el puesto de trabajo.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD

 

El administrador que se enfoca en el área de propiedad horizontal debe identificar claramente los procedimientos que debe realizar a la hora de atender a una propuesta por parte de una copropiedad, además de identificar los respectivos procedimientos cuando realiza el empalme dando por finalizado el periodo de operación del antigua administrador.

Ante una oferta laboral para la administración de una copropiedad, el prospecto a administrador debe presentar una propuesta de servicios profesionales, en esta expone los conocimientos, estudios y experiencia laboral en el sector. Presentar estas características de forma clara perfilaran al pretendiente como un profesional idóneo que podrá atender las necesidades del conjunto.

En cuanto a la propuesta esta debe estar membretada, personalizada, debe identificarse el problema, plantearse una solución, ser grafica y por último debe ser clara y concisa.

Si la propuesta presentada logra ser lo suficientemente llamativa, se realizará al procedimiento de contratación, expertos en propiedad horizontal recomienda realizar contratos por prestación de servicios, este tipo de contrato permite la autonomía e independencia del contratista desde el punto de vista técnico y científico, constituye el elemento esencial de este contrato y es el punto que lo diferencia con el contrato laboral.

La ley no exige ninguna formalidad especial, este es un contrato consensual o de forma libre, que puede celebrase verbalmente o por escrito, siendo esta última modalidad la más aconsejable.

En este caso no se genera el reconocimiento de prestaciones sociales y la afiliación y pago de los aportes al sistema integral de protección social correrán por cuenta del contratista.

Definido el tipo de contrato que deberá realizarse al administrador se entregar la presentación del plan de trabajo, este plan va estructurado por fichas en donde se describe la actividad, el objetivo, se justifica, se relaciona la prioridad de la obra, el tipo de obra, el costo, el plazo, los requerimientos internos como externos, la forma de contratación, además de los requisitos, documentación y las notas.

Es importante que el administrador diligencia un cronograma de actividad en donde se divide por áreas y en donde se define la actividad, la fecha de realización y la siguiente fecha de la tarea.

En cuanto al empalme se debe soportar mediante un documento en donde el administrador deja constancia el tiempo que ocupara especificado en meses y en donde se deja constancia de que el administrador fue escogido por la asamblea en determinada fecha.

El informe que se realiza a la hora de realizar el empalme debe contener:

·         Inventario: se detalla los equipos, herramientas y bienes de la copropiedad.

·         Informe general del estado de las cosas con registros fotográficos de cómo se recibe o se entrega.

·         Informe por área: en el área administrativa se debe soporta el inventario con toda la documentación y registros. El área contable debe entregar los libros, la cartera, índices de recaudo, estado de cuentas, consolidado de la cartera, paz y salvos, acuerdos de pago entre otros. El área técnica detalla las bitácoras de los mantenimientos de la maquinaria, informe de vulnerabilidad de la copropiedad, planificaciones de obra, entre otras. El área jurídica debe presentar un informe por cada bien privado del estado general de obligaciones insolutas y registro de comportamiento de relaciones de vecindad por convivencia. Debe presentar también registros de procesos judiciales, residentes, vehículos, bicicletas, entre otras.

 

CONCLUSIONES

Es importante que el prospecto a puesto de administrador sea una profesional en su área que cumpla con los requisitos que exige una copropiedad, es decir que cumpla con los estudios y experiencia para solucionar los problemas de diferentes ámbitos que pueden llegar a suceder en un conjunto residencial.

El administrador debe demostrar que esta a la altura de la oferta y puede apoyarse en herramientas y procedimientos como una propuesta de trabajo en donde puede destacar el profesionalismo con el que cuenta. Adicionalmente puede presentar un plan de trabajo en donde puede describir las actividades que desea realizar en el tiempo operativo del contrato, estas actividades deben ir con una fecha y costo aproximado. Este plan de trabajo transmitirá a la asamblea el profesionalismo del administrador.