planeación de personal 

 

La planeación de personal es un proceso que busca el establecimiento de los objetivos de las funciones del personal y la búsqueda de las estrategias idóneas para el logro de los objetivos que conlleven al éxito de la empresa. Una eficiente planeación de personal, traerá consigo beneficios; por el contrario una mala planeación y ejecución de personal conllevará al fracaso de la organización, debido a que no enfrentará de manera oportuna las requisiciones que está necesita para el desarrollo de sus actividades. Es necesario que dentro de la empresa existan políticas y reglas que sirvan de guía a los trabajadores, que fijen límites y enfoques bajos los cuales se ha de conducir el personal. “La planeación de recursos humanos puede hacerse de una manera relativamente formal o informal. Puede tener un enfoque estratégico (a largo plazo, de 3 a 5 años) o bien, táctico (a corto plazo, 1 año). Puede tener mayor énfasis en ciertos niveles de la organización (nivel administrativo, por ejemplo), dando menor énfasis a otros. Sin embargo, en cualquiera de estos casos, el proceso de planeación de recursos humanos tiende a seguir un modelo congruente que comprende: objetivos organizacionales, pronósticos, evaluación, planes y programas.” 38 El único modo para que una empresa satisfaga de manera adecuada los requerimientos de personal y los objetivos organizacionales, es por medio de la planeación de los recursos humanos. 

POLÍTICA GENERAL DE PERSONAL 

En toda organización es vital fijar una norma de acción general, en la cual se inspiren los medios que habrán de consignarse en los programas y respuestas, y a la vez un medio de impulsión, interpretación y control de la eficiencia en materia de personal. Una política general de personal “trata de los criterios generales que sirven para orientar la acción, al mismo tiempo que se fijan límites y enfoques bajo los cuales aquélla habrá de realizarse.”

“Aunque las políticas se asemejan a las reglas en que ambas son normas de acción”, difieren en que las políticas requieren la decisión de un jefe inferior para poder ser aplicadas.” 40 “Toda regla, o se inspiran en una política, o requiere de ella para ser interpretada en caso de duda.”

Hay que reconocer que existen numerosas políticas (y aun reglas) que tiene vigor en la empresa, a pesar de no haber sido establecidas por el propietario: la legislación del trabajo, la contratación colectiva, y sólo una mera costumbre establece distintos criterios en la dirección de personal, acerca de prestaciones, premios, días de trabajo, etc., que el empresario no ha fijado. Ahora bien, se pueden considerar de dos tipos de las políticas de personal:

• Generales: donde se da relevancia a los recursos humanos por encima todos los demás. 
• Particulares: las cuales se focalizan en las áreas específicas de esta materia; por ejemplo, en el reclutamiento, la contratación, y selección del personal.

La política de personal es importante, “porque repercute directamente en todas las demás políticas particulares de personal (selección, contratación, inducción, etc.), así como en las diversas áreas funcionales de la organización como: producción, comercialización, finanzas, etc., ya que éstas son funciones básicas realizadas por gente.” 

DEFINICIÓN E IMPORTANCIA DE LA PLANEACIÓN DE PERSONAL 

Un indicador de calidad en la administración moderna, es la capacidad para planear. Las acciones desempeñadas por la dirección superior con respecto a planear las ventas, la producción, inversiones, se están aplicando en la actualidad en la función de personal, con el mismo interés que en las otras funciones operacionales. 

“La planeación de recursos humanos responde a cambios o reducciones internas de personal, así como las rápidas y cambiantes influencias de la sociedad, incluyendo innovaciones tecnológicas, condiciones del mercado de trabajo, legislación laboral. Por tanto, la planeación de personal es un proceso continuo y amplio”

• Coleman lo define como: “El proceso para determinar los requerimientos de las fuerzas de trabajo y los medios para lograr dichos requerimientos, con el fin de realizar los planes integrales de la empresa”.
• Byars y Rue: “El proceso mediante el cual una organización se asegura de que tiene el número y el tipo correcto de personal, en los puestos correctos, en el momento adecuado, y que hacen aquellas cosas para las cuales ellos son más útiles económicamente”.
• Heneman–Schwab: “El proceso utilizado para establecer los objetivos en el área de recursos humanos es un proceso más amplio que el hacer sólo proyecciones, pero también incluye esta actividad”.

De las anteriores definiciones, deducimos que la planeación de recursos humanos es un proceso más amplio que el hacer sólo proyecciones, pero también incluye esta actividad.

Su importancia “La planeación de recursos humanos tiene un papel muy importante en el éxito de la organización. La importancia de la planeación de personal, estriba en que a través de ella se puede prever lo que va a suceder en el futuro, es decir, la dirección superior puede anticiparse a los acontecimientos y así programar su producción, presupuestar sus gastos, preparar, estimar el número y tipo correcto de personal”.

Por ejemplo, preguntas tales como: 

• ¿Qué puestos en la organización requieren un título de administrador, contador, ingeniero químico? 
• ¿Cuántos administradores, contadores, ingenieros químicos recién egresados serán necesarios para los próximos cinco años?
• ¿Cuántas personas en cada nivel de salarios están en, abajo o por encima del punto medio del nivel?

La planeación de personal tiene un papel muy importante en el éxito de la organización. “Con una planeación eficiente y exacta del personal, se eliminan el exceso de contratación y capacitación y, al mismo tiempo, la organización se asegura de tener empleados idóneos, disponibles cuando se necesiten”. 

“También debe indicar una acción a seguir respecto a los recursos humanos para no correr el riesgo de fracaso”. Los participantes de la planeación de personal, debe considerar los requerimientos impuestos por las necesidades de la organización.

“Es importante indicar que al iniciar la planeación de recursos humanos, debemos estar consientes que tanto la planeación de la organización, como la planeación de personal, están íntimamente relacionadas, a tal grado que no pueden ir separadas”.

La planeación de personal dentro de las empresas debe tener como fin primordial, lograr que la organización mejore la productividad, eficiencia y eficacia por un largo tiempo. Considerando que los organismos sociales promueven su personal hacia puestos superiores, es necesario que desde el reclutamiento y selección de personal se tomen las precauciones posibles, para asegurar los objetivos trazados a mediano y largo plazo, con la acción de la fuerza porque: “solamente cuando en los niveles bajos hay personal capaz, habrá recursos humanos en potencia”.

Por último, los siguientes aspectos resumen la importancia que tiene la planeación de los recursos humanos:

• “Adecuar eficientemente las actividades del personal con los objetivos organizacionales futuros”.
• Mejorar la utilización de los recursos humanos.
• Lograr economías en la contratación de nuevos empleados.
• Ampliar la información de la administración de personal, para ayudar a otros departamentos y en otras actividades de personal.
• Efectuar una demanda importante sobre el mercado de trabajo.
• “Coordinar diferentes planes y programas de personal, tales como: planeación de carreras, planes de capacitación y de desarrollo”

PROCESO DE PLANEACIÓN 

El concepto proceso se define como un: “Flujo de eventos interrelacionados e identificados que se desplazan hacia un objetivo determinado”.53 “En cierto sentido, el proceso de planeación de recursos humanos, es el flujo de sucesos por el cual la dirección superior asegura el número suficiente de personal idóneo en el lugar adecuado y en el momento oportuno.”

“Así, el personal será capaz de realizar con eficiencia y eficacia las tareas que ayudarán a la organización a lograr sus objetivos generales. Por tanto, la planeación de personal traduce los objetivos en términos de los trabajadores que se necesiten para lograrlo.”

El proceso de planeación de recursos humanos abarca diversas fases, las cuales se muestran en el siguiente esquema:

a) Objetivos Organizacionales “Los objetivos organizacionales son las metas hacia las cuales se dirige la organización. Los insumos, el proceso de conversión y el producto, existen como medios para alcanzar los objetivos de una organización”.

“Si se desarrollan de manera adecuada, los objetivos organizacionales reflejan el propósito del organismo social, es decir, fluyen naturalmente del propósito organizacional. Si un organismo social está cumpliendo con sus objetivos, simultáneamente está cumpliendo con su propósito y con ello está justificando la razón de su existencia.”

Las organizaciones existen para propósitos diversos y por tanto, tienen varios tipos de objetivos organizacionales, económicos, de servicio y sociales.” 58 “Un hospital por ejemplo, puede tener como propósito principal proporcionar asistencia médica de alta calidad a la comunidad. Por tanto, su objetivo principal se centra en proveer esta asistencia”.

“Los objetivos organizacionales proporcionan a los administradores y a todos los demás miembros de la organización, importantes guías de acción en áreas como: toma de decisiones, planeación de personal, eficiencia organizacional, consistencia organizacional y evaluación del desempeño”.

 Para que sea significativa la planeación de los recursos humanos, ésta debe tener como base las especificaciones de personal e ir ligada a los objetivos de la empresa. “La planeación puede revelar escasez o abundancia de capacidades, una condición que puede influir en los objetivos organizacionales, y en la estructura organizacional”.61 Se debe, también, tener en cuenta que la planeación referida tiene que encontrarse integrada con los planes generales, tanto de los departamentos o áreas de producción, ventas, utilización equipo y maquinaria, las compras, así como lo relacionado con las instalaciones físicas.

b) Pronósticos. “El primer paso en cualquier esfuerzo de planeación de recursos humanos, es obtener una idea de los que está ocurriendo en el flujo de personal que entra en la organización, permanecen en ella y luego salen. El pasado no se va a repetir exactamente, pero si el departamento de personal tiene una idea de las interrelaciones dinámicas en tales flujos de recursos humanos, podrá proveer mejor sus necesidades futuras, al menos a corto plazo”.

Los pronósticos de personal sirven para determinar:

• ¿Cuántos empleados serán requeridos para dotar un departamento?
• ¿De qué tipo son requeridos para una función en particular en uno, tres o cinco años?
• ¿Cuántos empleados actuales estarán disponibles para cubrir estas necesidades?
• ¿Cuántos de éstos nuevos empleados, vendrán del exterior durante estos periodos?
• ¿Habrá escasez o abundancia de empleados? 

De ser así, ¿por qué y cuáles son los principales problemas y oportunidades de personal que se encontrarán en el camino? 

Estas preguntas son las que intenta contestar el pronóstico de personal.  

• “Demanda de recursos humanos. En una situación determinada, hay factores que pueden afectar la futura demanda de personal, estos son: los planes y los objetivos organizacionales, los cambios en la productividad, los cambios en la estructura orgánica, en el diseño de puestos. A éstos se les designa como indicadores guía”. 
• Oferta de recursos humanos. Esto se refiere tanto al personal interno de la empresa como al ubicado en un mercado de trabajo. Aquí, la oferta interna es la que le interesa a la organización.

“El objetivo del pronóstico de la oferta es estimar, con tanta exactitud como sea posible, el número de personas que estarán disponibles, para la dotación de personal a la organización al final del periodo de planeación. Al hacer tal pronóstico, se acostumbra no suponer que habrá grandes cambios en las políticas o procedimientos de personal.” 

En ese sentido, deben tomarse en cuenta los siguientes pasos para el proceso de pronóstico de oferta de recursos humanos:

1. “Inventario de los empleados actuales en el departamento de interés arreglados por categoría de puestos”. 
2. “Restar el número de empleados que espera perder, durante el periodo de planeación. Las pérdidas por: retiros, muertes, transferencias”
3. “Agregar al inventario el número de empleados que se espera ingresen al departamento por transferencia y, en ocasiones, por reclutamiento externo”.
4. “Hacer ajustes internos por empleados promovidos o despidos en el departamento respectivo, pero por categoría de puestos. El resultado de esos cálculos es el pronóstico de la oferta de personal”.

• “Auditoría de recursos humanos. Éstas, resumen las aptitudes y la preparación de todos y cada uno de los empleados. Cuando se refieren a personas que no ocupan puestos de gerencia, las auditorías dan como resultado “inventario de habilidades”

“Este proporciona un panorama completo de la capacidad con que cuenta la fuerza laboral de la organización”.

“El propósito del inventario de habilidades es consolidar la información de los recursos humanos de la organización”. Incluye tipos básicos de información de todos los empleados. Se han indicado siete categorías amplias de una información que se deben incluir en este tipo de inventarios. 

1. Historia de datos personales: edad, sexo, estado civil, etc.

2. Habilidades: educación, experiencia en el puesto, entrenamiento. 

3. Aptitudes: socio de grupos profesionales, logros especiales. 

4. “Historia de sueldo y del puesto: salario actual y pasado, puestos que ha ocupado”.

5. Datos de la empresa: datos de planes de beneficios, información sobre jubilación, antigüedad, etc. 

6. Capacidad individual. “Resultado de test psicológico y de otras clases de información sobre su salud”. 

7. “Preferencias especiales de la persona: ubicación geográfica, tipo de puesto”. 

“La ventaja principal de un inventario de habilidades es que constituye el medio para evaluar en forma rápida y exacta las habilidades disponibles dentro de la organización”. 75 Además de ayudar en la determinación de los requisitos netos del personal, esta información suele ser necesaria para tomar decisiones, como las de proponer un nuevo contrato o introducir un nuevo producto. “Este inventario también ayuda a planear los futuros programas de capacitación de personal y desarrollo gerencial, así como el reclutamiento y selección de nuevos empleados”.

• Conciliación. Al término de los pronósticos de la oferta y la demanda laboral, los resultados deben conciliarse antes de que pueda principiar la fase de programación.

“El proceso de conciliación consiste, en documentar las diferencias entre la demanda y la oferta pronosticadas y luego avanzar otro paso explicando, en forma tan precisa como sea posible, las dinámicas sobre las que descansan dichas diferencias. El objetivo es proporcionar toda la información posible para la fase de programación”