FUNCIÓN DE COMPRAS
Y ABASTECIMIENTOS CON LA ORGANIZACIÓN
En la época actual, es necesario poseer una clara comprensión de los
objetivos y principios básicos de la función de compras que nos permita adaptar
las decisiones pertinentes que toda empresa moderna requiere ya que los
esfuerzos coordinados de una organización, que ejecutan diversas labores
necesarias para lograr el objetivo final de una organización, están
interrelacionados.
La función de compras, que abarca todas las actividades necesarias para
procurarse los abastecimientos de materiales y servicios para la organización,
se desarrolla en conjunto con los esfuerzos de la función “de producción para
manufacturar o procesar el producto”, con la función “de ventas y distribución,
y con todas las otras funciones “de ejecución en el esfuerzo global organizado”.
DIRECCIÓN
La relación con la Dirección General es mediante reportes oportunos de
las actividades de compras en lo que se refiere a la totalidad de sus funciones
por determinado período de tiempo y los conceptos por grandes rubros. Estos
reportes tienen elementos estadísticos de los mercados de insumos y la posición
de la organización ante éstos lo cual permite la evaluación y toma de
decisiones para el mejor desarrollo global de la organización.
PRODUCCIÓN
Esta es la función del grupo comprometido en la elaboración del
producto, sea manufacturarlo, procesarlo o realizar operaciones de
refinamiento. La relación cardinal entre compras y producción, es la de que
compras procure los materiales necesarios para la producción y de qué
producción descanse en compras para tal servicio.
Tanto compras como producción comparten una obligación igual y doble
hacia la administración, y ambas son responsables de los COSTOS. La actuación
de producción respecto a los costos, depende en gran medida de la habilidad de
compras para obtener el máximo valor por unidad monetaria gastada.
VENTAS
La relación entre compras y ventas puede ser cercana y vital. La función
de ventas es la de vender el producto final logrado con el esfuerzo de la
organización; el éxito de este esfuerzo de ventas depende del producto, del
precio, cantidad, y contabilidad de entrega, por lo cual las ventas dependen de
la eficiencia de su departamento compras entre otros.
El precio al que ventas puede ofrecer los bienes o servicios depende
siempre, de los precios pagados por compras por los materiales componentes y en
muchos negocios, esto puede ser un factor determinante al cotizar los precios
de venta.
Una fecha de entrega prometida por ventas, en muchos casos, depende de
los programas de entrega negociados por compras para los componentes o para las
materias primas.
PLANIFICACIÓN Y PROGRAMACIÓN
Aunque muchas veces no están identificadas en forma separada como una
entidad en la organización, sin embargo se planean y programan las actividades
y los objetivos a largo plazo.
Dondequiera que esas funciones se efectúen, las relaciones básicas de
compras son las siguientes:
1. Cumplir con los programas de
abastecimiento (o dando razones para solicitar cambio.
2. Estar alerta a los desarrollos del
mercado (y rendir un aviso oportuno de los cambios que puedan influir en los
programas y planes).
3.
Desarrollar información presupuestada de los abastecimientos de
materiales y de los mercados, y programar las entregas.
ALMACÉN
Es responsabilidad de la función de almacenamiento con ayuda de un buen
y efectivo sistema de procesamiento de datos para un control de inventarios,
solicitar los materiales especificando cantidad necesaria y los requisitos y
programas de entrega. Esta responsabilidad debe ser cumplida por que la necesidad
de una eficiente operación de almacenes, mecanizando el manejo y sistematizando
el control.
Estos métodos para aumentar la eficiencia interna en los almacenes
frecuentemente chocan contra la flexibilidad y efectividad de las compras, en
persecución de un valor superior en el medio externo.
INGENIERÍA
La relación entre compras e ingeniería, es de servicio mutuo. Compras
sirve a ingeniería procurando los abastecimientos y el equipo solicitados bajo
la autoridad de ingeniería, obteniendo las cotizaciones y la asistencia técnica
de los proveedores, asistencia en la preparación y evaluación de alternativas e
investigación de mercado, y estudios para mejores y nuevos materiales y
equipos.
Ingeniería da una asistencia invaluable a compras en la asesoría de sus
especialistas expertos en cuestiones de especificaciones óptimas de un artículo
determinado para su aplicación particular y estandarizaciones deseables.
CONTABILIDAD
La relación ideal entre estos es aquella de socios iguales. Compras hace
gastos; contabilidad, de acuerdo con el comprobante correcto del proveedor,
hace los pagos. Compras requiere de un bolsillo muy profundo para mantener los
materiales y abastecimientos fluyendo al negocio; contabilidad debe ver que
existan fondos disponibles en cantidad adecuada.
Para ello se dictan normas y políticas en conjunto de:
·
Los plazos de crédito.
·
Presupuestos
·
Pronósticos
RELACIONES PÚBLICAS
La función de compras, por razones del amplio e íntimo contacto con
todos sus círculos de proveedores, es de una influencia importante en las
relaciones públicas de la firma para bien o para mal. Por lo tanto, sus
relaciones con este departamento son de un aliado valioso.
CONTROL DE CALIDAD EN LAS COMPRAS
Los tres principales factores en la decisión de una compra son:
·
La calidad del producto.
·
El servicio que da el producto.
·
El precio que se paga por el producto.
CALIDAD, PRECIO Y COSTO
La calidad no se mide por el precio, ha sido comprobado tantas veces que
el mayor precio por sí mismo no denota mayor calidad en el producto que esto ya
no sirve de guía para un comprador.
En la medida que un producto de alta calidad es requerido por un cliente
el proveedor se vuelve una parte importante de esta calidad, por lo tanto, el
área de compras no puede basar solamente su elección en el precio, más bien
debe analizar directamente el impacto total del costo, lo que esto significa es
que en este mercado que está volviéndose hacia la calidad se requiere un
esfuerzo muy importante desde el diseño para lograr la calidad que el cliente
está solicitando.
Las áreas de compras tienen una importancia clave en lograr comprar
justo los materiales que alcancen y añadan valor a los costos de producción
para que se produzca la calidad que el cliente requiere.
En la medida que se busca mayor calidad, el costo de producción se
incrementa y de esta manera, el valor agregado al cliente disminuye. Con la
intención de no estar añadiendo costo al producto, las áreas de compras tienen
una responsabilidad clave en lograr que todos los componentes que ellos compren
sean justo lo que va a cubrir las necesidades del producto y del cliente, quien
es finalmente el que percibe la calidad y el valor del producto. Tienen que
comprarse las partes y los materiales que tengan un efecto directo en la
calidad del producto y dos áreas son importantes para cuidar lo anterior.
1. La calidad de los materiales y de los
componentes,
2.
La calidad del cliente como un todo
Lo que un líder de compras necesita para asegurar la calidad es
·
El área de compras necesita saber justo lo que se requiere.
·
La orden de compra o contrato de compra debe estar desarrollado con la
descripción exacta de lo que se necesita.
·
El proveedor debe de ser informado de las necesidades del comprador.
·
Se deben aplicar medidas de inspección y prueba a todos los materiales
con el fin de comprobar que cumple con todos los requerimientos.
·
Los bienes que se entreguen deben estar exactamente en conformidad con
las definiciones de calidad o con los requisitos acordados, de otra manera el
comprador puede rechazarlos.
·
Las especificaciones deben permitir al proveedor construir la calidad en
el producto.
LA CALIDAD DEBE DE SER DEFINIIDA
La calidad tiene un significado especial en el vocabulario de las áreas
de compra, no puede ser nada más caracterizada como alta o pobre.
Es específicamente la suma de una serie de componentes inherentes al
material, estas dimensiones son definidas como:
·
La ejecución del producto.
·
El estilo.
·
La contabilidad.
·
La conformidad.
·
Nivel de servicio que tiene el producto.
·
La estética y la calidad que se percibe.
Las áreas de compras deben estar principalmente preocupadas en atender a
los primeros seis puntos. Estas seis propiedades pueden ser medidas y definidas
exactamente y son las que deben ser definidas por el comprador y de esta manera
el proveedor sabrá justo lo que tiene que entregar.
Esta definición de calidad en mayor o menor detalle es la que se debe
poner en la orden de descripción de cada ítem que compre o en cada orden de
compra.
EL PAPEL DE LAS ESPECIFICACIONES
Como en todo proceso de compras el primer paso para preparar las
especificaciones es analizar las partes o materiales y determinar que función
van a tener en el producto final. Escribir sobre las especificaciones alrededor
de un diseño o describir solamente sus características no es la aproximación
adecuada.
Lo importante es definir para lograr este nivel de calidad deseado, qué
función van a tener dentro del producto, debe ser descripta esta función para
asegurar que el proveedor trate de igualar la calidad de acuerdo a la utilidad
que va a tener esta parte, y que esta parte material tenga la flexibilidad de
aplicación necesaria.
Evidentemente los gerentes de las áreas de compras tienen una
responsabilidad muy importante en esta parte, de tratar de hacer las
especificaciones no solo una descripción de las características sino
describirlas en forma práctica, para qué se utilicen y sirvan como una
herramienta para lograr el valor que se espera del producto.
TIPOS DE DESCRIPCIONES DE CALIDAD
Para el propósito de las áreas de compra la calidad puede ser definida
en diferentes maneras, apropiado a los grados de variación de los diferentes
tipos de órdenes de compra, puede ser descrito por:
1. Especificaciones de acuerdo a
características químicas o físicas. Cada dimensión de calidad está basada en un
estándar mesurable que debe ser el mismo para el comprador y el proveedor. Un
análisis químico puede ser un análisis de medición, otro es el de pruebas
físicas que podamos medir el producto de acuerdo a propiedades como ductilidad,
elasticidad, resistencia, abrasión, etc. También debe estar incluido el nivel
de tolerancia a cada una de estas características.
2. El grado del mercado. El grado del
mercado se aplica a los artículos de consumo que están regulados por el
gobierno o agencias privadas, por ejemplo la madera de los árboles de maple que
esta graduada en diferentes categorías y ésta tiene siempre que cumplir los
estándares marcados por una asociación americana llamada la National Hardwood
Lumber Association. Este tipo de regulaciones son controladas por diferentes
instituciones que sirven de inspectores para saber si el producto cumple con
las especificaciones y los estándares que son permitidos.
3. Las órdenes de compra o comprar algo
por la marca. La forma más simple de definir un nivel de calidad alrededor de
un producto ha sido muy utilizada y para satisfacer las necesidades, o para
identificar si es justo lo que necesitamos es identificarlo por la marca del
fabricante. Para los compradores este método tiene bastantes ventajas por
simplicidad para ser una orden ya que se puede hacer una distribución muy bien
organizada y consecuentemente la disponibilidad del producto en el mercado se
puede chequear rápidamente. Aquí se eliminan inspecciones muy elaboradas ya que
si bien, es certificado por el cliente esto es suficiente, ya que el cliente
por sí mismo tiene una serie de especificaciones para entrega de producto que
llenan todas y cada una de las características de lo que nosotros pedimos en el
contrato y se puede asumir que al recibir un producto con esta marca trae todas
y cada una de las aplicaciones y especificaciones de calidad que ellos cuidan y
que el cliente necesita. La desventaja de esta metodología es que limitan la
orden de compra a un solo proveedor, solo un proveedor va a entregar lo que se
pide y también se elimina el factor competitividad de que alguien pueda
ofrecerte un mejor producto se tienen que acatar las condiciones del comprador.
4. Especificaciones del desempeño del
producto o uso del producto. Una de las formas más obvias para medir la calidad
es tratar de medir como se desempeña el producto. Las medidas ya mencionadas
nos dan elementos para medir la calidad, sin embargo, muchas veces se tiene que
utilizar varios de estos métodos y en algunos otros casos es necesario medir el
desempeño del producto directamente, más que utilizar estos pasos intermedios o
previos que ya se mencionaron. Medir el desempeña o las especificaciones del
producto está volviéndose un método cada vez más utilizado para definir la
calidad ya que ha traído buenos resultados. La maquinaria es un ejemplo muy
común de los casos que se tiene que medir las especificaciones. En estos casos
de la maquinaria es posible describir y medir las dimensiones y el diseño del
producto, de hecho, es necesario hacer esto para la persona que lo va a
diseñar.
5. Ordenar una compra por un ejemplo.
Esta forma de solicitar o comprar algo es invitar a nuestro proveedor a que
iguale justo las características de un ejemplo que nosotros le vamos a dar.
Esta es una de las formas más simples de decirle a nuestro proveedor lo que
queremos. Esta forma parece ser la más fácil pero no siempre al llegar el
producto es lo que uno necesita y se tiene que invertir más tiempo en probar y
determinar sí el producto alcanza las necesidades que uno quería.
6. Estándares comerciales o de la
industria Los parámetros de calidad establecidos por la industria y grupos que
comercializan algunos metales para manejar la calidad son muy altos, estándares
como los que tiene la industria automotriz y el instituto en electrónica. Esto
ha traído muchas ventajas para crear estándares en los productos como han sido
el incremento y la disponibilidad de los productos ya que todo proveedor tiene
que cumplir con estas especificaciones; más fuentes para conseguir el producto;
mejor precio y una reducción en la cantidad de inventarios que se tiene que
tener.
7.
Dibujos o diseños de ingeniería formales. Hay algunos tipos de productos
por su naturaleza técnica en que no se puede cumplir o las especificaciones no
son necesarias, ninguno de los métodos se puede aplicar, en estos casos se
requiere de un diseño formal de especificaciones. En estos casos el diseño
hecho a base de ingeniería son los que determinan las especificaciones.
UNA VISIÓN PROACTIVA DE CALIDAD
Más que utilizar la inspección y regresar el producto que no satisface
la necesidad del cliente, de lo que se trata es que los compradores deben
trabajar muy de cerca con los proveedores para tratar de implementar técnicas
que los lleven a tener cero defectos en sus materiales y componentes.
Jack Reddy y Able Berger, sugieren que esta meta de cero defectos podrá
obtenerse cuando las áreas de compras se vean a ellos mismos como los gerentes
de producción de las empresas, a las empresas que ellos les compran, y que son
los responsables de comunicar a los proveedores una actitud de 100% logro y
calidad y de 100 % alcanzar las especificaciones.
La clave para todo esto es desarrollar claras y realistas
especificaciones, y trabajar con los proveedores de una manera cooperativa para
asegurar que ellos logren este nivel de conformidad.
MANEJO DE PROBLEMAS DE CALIDAD
Probablemente es muy académico el argumento que de quién es la responsabilidad
técnica de aceptar o rechazar y un producto por haber alcanzado o no la
calidad, pero es importante tener en mente que hay diferentes niveles de
responsabilidad, la obligación del Depto. de compras es comprar materiales de
la calidad adecuada y la obligación del vendedor es de entregar estos productos
de acuerdo a la orden establecida.
El propósito básico de inspección es probar y confirmar que las acciones
del Depto. de compras hayan sido las adecuadas y guiar al proveedor de su
decisión, de si el producto tiene las características que se especificaron en
el contrato.
El vendedor evidentemente argumentará que estos estándares fueron
alcanzados durante el proceso de producción pero es prudente por parte de la
oficina de compras tener una consulta técnica y utilizar a los Departamentos
internos para probar si esta calidad se logró o no.
Hay 3 métodos de proceder para rechazar una orden que no alcanza los
estándares establecidos:
·
Rechazar el pedido (a quien se le van a entregar los papeles, copias,
etc.)
·
Rechazarlo para ser remplazado (cuando se fabricó algo especialmente
para uno y no en materiales en Gral.)
·
Cuando se rechaza para un ajuste técnico.
IMPORTANCIA DE LA CLARIDAD EN LA INFORMACIÓN DE LA REQUISICIÓN
La requisición de compra es la forma con la que se solicita al
departamento de compras la adquisición de materiales, partes, implementos o
servicios, según sea el caso.
Es recomendable en este caso, que la descripción de los materiales
requeridos se haga con toda la claridad posible y en forma minuciosa, para
evitar confusiones al momento de solicitar las cotizaciones con los
proveedores.
Los elementos básicos que debe contener, son:
·
Persona que solicita el material.
·
Fecha en que se formula la requisición.
·
Número de requisición.
·
Cantidad requerida.
·
Descripción clara y exacta del material solicitado.
·
Código (en caso de que haya catálogos).
·
Unidad de medida (pieza, metros, cajas, kilogramos, litros, etcétera).
·
Nombre y firma de la persona que formuló la solicitud y el V°B° del
departamento correspondiente.
·
Un equipo adecuado de mano de obra experta en compras, para trabajar,
negociar y continuar a través de todos los requerimientos de compras, es
fundamental. Un adecuado servicio de emisión debe ser proporcionado al equipo
de compras para redactar las requisiciones de cotizaciones, las órdenes de
compra y transcribir la correspondencia.
Las requisiciones de cotizaciones son indispensables para mantener una
buena comunicación para el empleado de compras, ya que es la base para el
desarrollo y la admisión de la orden de compras. La requisición proporciona al
comprador la autoridad para comprar los artículos listados en la requisición,
por consiguiente es necesario que haya claridad y exactitud en la información,
ya que todas las compras que se hacen implican un desembolso para la empresa y
estas se harán en base a dichas requisiciones de cotizaciones.
DIVULGACIÓN DE LAS ACTUALEDADES TECNOLÓGICAS Y APROVECHAMIENTO DE
OPORTUNIDADES.
Una pregunta central para tratar este punto, es en relación a cuanto
podemos esperar de la función de compras dentro de la organización.
Como parte de los profundos cambios que las organizaciones han tenido
que realizar desde hace algunos años como consecuencia de la transformación de
la economía mundial, la función de compras está cambiando en su propia
naturaleza, organización y las responsabilidades.
Algunos de los cambios que se están reformulando el plano industrial a
nivel mundial, y con él la función de compras de una organización competitiva
para los años 90 son:
·
Ya no es posible hablar de que un sólo país o bloque domina la escena de
los negocios internacionales. La calidad y precio de los productos provenientes
de naciones como Japón han probado tener un irresistible poder de atracción
sobre los consumidores de todo el mundo. La calidad japonesa y sus técnicas de
control de inventarios están siendo ampliamente estudiadas y hasta cierto grado
imitado incluso en los Estados Unidos.
·
Casi todos los negocios se están viendo en la necesidad de aprender a
operar en un mercado mundial único. Los avances en los sistemas de transporte y
comunicación ponen a los proveedores extranjeros casi tan cerca como los
locales, y las sesiones de negociación con proveedores extranjeros se hacen
cada vez más comunes para los ejecutivos de compras de las grandes industrias.
·
Los rápidos avances tecnológicos han modificado ciertos aspectos de los
negocios y de la educación técnica, y han creado una demanda de nuevos
especialistas en la función de compras.
·
La computarización de los procesos ha abierto la puerta de la era de la
información. La información, los datos y hechos específicos están siendo
generados, colectados, difundidos y analizados a velocidades soñadas apenas
hace una generación. Esto ha conducido hacia una mayor división del trabajo.
Tendencias actuales de la función y el proceso de compras.
Según un análisis hecho en 1987 por la Asociación Nacional de
Administración de Compras (NAPM) de Estados Unidos, las tendencias más notables
que afectarían todos los aspectos de la administración de compras durante los
años 90 son:
·
Creciente utilización de tecnología informática.
·
Creciente énfasis en la calidad.
·
Reducción del número base de proveedores.
·
Creciente empleo de la negociación.
·
Mayor énfasis en los análisis que permitan determinar la competitividad.
·
Creciente desarrollo de sistemas de manufactura flexibles o de
«producción fragmentada».
·
Creciente participación de la función de compras en la transferencia de
tecnología.
·
Desarrollo de fuentes extranjeras más selectivas.
·
Variación en la planificación estratégica para las compras.
PLANIFICACIÓN Y PROGRAMACIÓN DE COMPRAS
En cada empresa u organización existen amplias variaciones, por lo
tanto, no resulta factible establecer un solo conjunto de acciones para poder
planear o programar, sin embargo existen pasos que se siguen en toda
institución, estos son, en resumen la identificación de necesidades, y la
selección de las mejores opciones.
La planificación sistemática requiere de una recopilación de datos, la
determinación de metas y objetivos y la formulación de planes, tanto generales
como detallados para alcanzar los objetivos dentro de las políticas
establecidas.
Respecto a las compras y abastecimientos la planificación representa una
parte de la responsabilidad del gerente de compras, quien en ocasiones es
auxiliado por investigadores quienes trabajan tiempo completo, así como
personal para servicios de compra.
PLANIFICACIÓN
De una forma concreta y sencilla, podemos definirla como: El proceso de
selección de acciones o caminos para llegar al objetivo determinado, en una
empresa u organización.
PLANIFICACIÓN A NIVEL CORPORATIVO
Ha existido mucho interés en la planificación a nivel corporativo que
podría describirse como un intento sistemático para planear el futuro de la
organización en conjunto, el prever las amenazas y las promesas que el futuro
tiene reservado, sobre varios supuestos respecto a cómo haya de ser dicho
futuro, el trazar estrategias para asegurarse que la empresa está debidamente
protegida independientemente de que pudiera suceder.
Otros términos, que en la práctica parece ser que tienen aplicaciones
similares son, la planificación a largo plazo; la planificación a intervalos
largos y la planificación estratégica.
Dicha planificación, la necesitan más las grandes organizaciones dentro
de medios ambientes cambiantes. Si se pensará que el futuro pudiera ser muy
similar al presente, de todas maneras sería muy útil la planificación de dicho
futuro, pero evidentemente se le dedicaría menos atención en contraste a la
planificación, que se hace cuando las condiciones están sujetas a cambios
bruscos.
La planificación estratégica a largo plazo deberá tener en consideración
tanto el insumo de materiales como los productos terminados, y en ocasiones se
deberá dar preferencia a los primeros. Será necesario que la función de compras
recopile mayor información, deberá proyectarse hacia el futuro, dedicando
generalmente un esfuerzo a la planificación si es que haya de hacer útil
contribución a la planificación futura de la organización de la cual forma
parte, y en efecto deberá. Hacer sus propios planes para asegurar el
abastecimiento a largo plazo, más que emplear su propio tiempo en problemas de
índole inmediato que posiblemente podrían haberse evitado.
INVESTIGACIÓN RELATIVA AL ÁREA DE COMPRAS
Según Fearon se define como: la investigación sistemática y la búsqueda
de información que haya de mejorar la actuación de la función de compras.
Cierta cantidad de investigación sistemática es realizada como parte normal de
un proceso de compras.
Antes de tratar con un nuevo proveedor o seleccionar un contratista para
un proyecto importante o tomar una decisión final sobre la inversión en un
equipo costoso o la adopción de un material novedoso, habría que esperar que el
departamento de compras (competente), realice un cierto tipo de investigación
crítica o que tratara de descubrir nuevos datos o asimilar información pasada.
Por ejemplo cuando surge una escasez repentina, o cuando existe un
incremento en precio inaceptable o en respuesta a otras situaciones
excepcionales como pudiera ser un cambio en la legislación que gobierna las
transacciones comerciales o una modificación en el tipo de cambio. Pero existe
un problema relativo a la administración de compras al organizar la
investigación, los rápidos adelantos en la tecnología, los cambios en la
estructura de la economía y la continua evolución del medio ambiente complejo
dentro de la cual se toman decisiones de compra han hecho a este problema más
urgente.
Por lo tanto existe una tendencia creciente para un departamento de
compras más grande el incluir, conjuntamente con el personal de compras,
personas a quienes se les contrata de tiempo completo para que realicen
investigaciones sistemáticas y búsqueda de información que les ayude a mejorar
la actuación respecto a compras.
Las personas encargadas de compras deben captar que el personal de
investigación habrá de interferir con la forma como efectúan sus compras.
El personal de otros departamentos podrán contribuir, por ejemplo los
ingenieros dedicados al control de calidad podrán auxiliar en la evaluación de
proveedores.
La mejor forma para mantener un interés vivo podría ser el de tener
diversos enfoques operando simultáneamente, también en el caso en que el
personal no sea de tiempo completo.
Una vez organizado un esfuerzo relativo a investigaciones de compras,
por tiempo completo o parcial, una tarea adicional para los administradores de
compras es seleccionar los temas de investigación.
Estos podrían ser:
·
Cambios futuros que pudieran afectar las operaciones.
·
Datos actuales que podrían ser útiles para los compradores.
·
Sistemas y métodos de Programación.
La función del departamento de compras es obviamente comprar, todos los
insumos para la producción y el funcionamiento de la empresa u organización.
En muchas organizaciones los compradores han tomado la vanguardia para
lograr la estandarización.
Las ventajas de las compras en gran volumen no pueden aprovecharse si no
existe la estandarización. Muchas empresas compran productos especiales cuando
en realidad los productos estandarizados podrían funcionar tan bien como los
otros, costar menos, permitir una entrega más rápida, ahorrar valioso tiempo
administrativo relativo a compras, permitiendo que los inventarios se reduzcan.
EL PRECIO
Podrá ser lo que más interese al comprador, pero el precio por sí solo
tiene poco significado, lo que interesa es lo que recibe a cambio del precio.
El precio, se logra obtener de varias maneras. Para artículos estándares
de bajo volumen los precios se obtienen de las listas y catálogos de los
proveedores.
Un segundo método para establecer el precio es la negociación, implica
el regateo entre el comprador y el vendedor, llegando a un acuerdo.
El tercer método de obtener el precio es a través de una solicitud de
ofertas. Los agentes de compras gubernamentales están obligados a permitir que
todos los proveedores calificados hagan ofertas. Al ejecutar esta acción, se
elegirá al proveedor más conveniente.
LA PROGRAMACIÓN DE COMPRAS
Es el conjunto de acciones con un orden o secuencia determinada, y su
ubicación en el tiempo.
·
Probablemente sean los requerimientos del departamento de producción,
los que generen el programa de abastecimientos.
·
Donde quiera que esas funciones se efectúen, las relaciones básicas de
compras son las mismas, tenemos que
·
Cumplir con los programas de abastecimiento o dar razones para solicitar
cambios.
·
Estar alerta a los desarrollo del mercado y rendir un aviso oportuno de
los cambios que puedan influir en los programas y planes.
·
Desarrollar información presupuestada de los abastecimientos y de los
mercados, y programar las entregas si se tiene asignada está responsabilidad.
·
La programación, la planificación y las compras, están estrechamente
relacionadas, su principal utilidad consiste en mantener al empleado de compras
completamente informado de los planes futuros de manera que pueda actuar
efectivamente.
COMPRAS PROGRAMADAS
Estas tienen un lugar definido en los procedimientos de compras. Usadas
apropiadamente tienen las siguientes ventajas:
·
Reduce el papeleo por medio de la eliminación del uso de requisiciones
de compras.
·
Hacen necesario planear las compras en una base de largo plazo y generar
una ventaja mayor de precio.
·
Proporciona el medio de control efectivo de los bienes comprados en
grandes cantidades.
·
Estimula, el examen riguroso de las situaciones de un solo proveedor con
el objetivo de obtener eventualmente fuentes adicionales de abastecimiento.
En general hay tres tipos de situaciones de abastecimiento que llevan en
sí mismas a la programación o las compras planeadas. Una es cuando la habilidad
para escoger una o más fuentes de abastecimiento está restringida. Tales casos
incluyen aquellos en los cuales un diseño puede ser establecido para un
producto particular que requiere la compra de un cierto número de componentes.
Estos componentes pueden ser demasiado al principio para encontrar los
proveedores de menores costos. Una vez que estas decisiones están hechas, todo
el negocio, cuando menos por un periodo razonable, debe estar colocado con los
mismos proveedores con el fin de amortizar los costos de herramental no
repetitivos.
De manera similar puede haber requerimientos para los cuales la
aprobación de ingeniería cubre solamente a un proveedor. En tales casos la
entrega continúa de las requisiciones de compras que llevan la misma leyenda
aumenta el volumen de papeleo, que debe ser manejado sin alterar la situación
de compra.
De la misma manera los «programas», deben ser establecidos por periodos
limitados, en los cuales los precios cotizados por los proveedores sean
sustancialmente los mismos, que todos sean capaces de proporcionar entregas
satisfactorias. El aspecto importante en tales situaciones, es la distribución
apropiada de los negocios entre proveedores en un periodo, en un lugar del
establecimiento, de cualquier orden de compra individual.
El tercer tipo de programa, cubre materiales similares y partes
compradas del mismo grupo de proveedores pero con diferentes especificaciones y
número de existencia a diferentes números de estilo.
Estas compras incluyen aquellas relacionadas a otras requisiciones
compras a granel en un mercado de precios fluctuantes con variaciones entre
proveedores y artículos en los cuales el comprador está en proceso de efectuar
un cambio de fuente de abastecimiento.
PROGRAMACIÓN
La cuidadosa programación de entregas para evitar el exceso o déficit de
existencias, se obtiene mediante la íntima cooperación con los departamentos en
donde se realizan los proyectos, se fijan o cambian los programas, se ejercitan
controles de materiales y se formulan requisiciones. Sería posible mediar la
contribución de compras mediante:
·
La frecuencia de la escasez del material por compras.
·
El grado en el que los inventarios puedan reducirse por las
transacciones con aquellos proveedores cuyas promesas de entrega son más
contables.
LA PLANIFICACIÓN Y LA PROGRAMACION DE COMPRAS SIRVE PARA:
·
Evitar demoras.
·
Optimizar los costos.
·
Controlar la Calidad.
·
Controlar los inventarios. (Específicamente en la programación)
COMO SE REALIZA
·
La planificación se inicia
·
Obtención de información en base a una investigación.
·
Identificación de las necesidades.
·
Selección de los proveedores.
·
Puesta en marcha de la acción.
La planificación y la programación, como ha sido
entendible se puede dar en diferentes niveles:
·
Corporativo
·
Por Empresa
·
Por departamento
Suponiendo que una organización realizará un análisis de materiales
(técnica de planificación e investigación), la cual, siendo su finalidad la de
mejorar todo lo concerniente a compras y los resultados relativos al control de
inventarios mediante una investigación sistemática.
El primer paso sería; decidir si se debe tener como meta conseguir un
costo de compras más bajo o si se desea un nivel de inventario menor; tratar de
reducir los costos en las partidas que representan un elevado valor monetario.
Se crea un equipo, que este formado por integrantes de los departamentos
requeridos; el tercer paso consiste en seleccionar cuales materiales se
someterán a análisis. El análisis de Pareto, mejor conocido como el ABC,
generalmente es el punto de partida.
El análisis ABC frecuentemente es utilizado como base de políticas de
control de inventarios como: Los artículos de tipo C se deberán de pedir una
sola vez al año, los artículos de tipo B, 4 veces al año; y los artículos de
tipo A una vez por mes o cada 15 días, según las necesidades de la
organización. Tales políticas implican mantener vigilancia sencilla para los
artículos de inventarios tipo C, en tanto que se requiere una función ejecutiva
para el control de los artículos tipo A. El análisis está más bien dirigido
para propiciar el control a nivel ejecutivo.
El periodo de programación especialmente, tiene un LÍMITE, la
planificación no, pues es una actividad continua que varía de acuerdo a los
cambios en la producción o en el mercado de los insumos.
LOS COSTOS
Están presentes
·
En Técnicos, operarios (personal en general)
·
Espacios o Almacenes.
Pero esto contribuye a optimizar los costos por lo que deben
considerarse parte del proceso productivo.
INFORME DE RECEPCIÓN Y CONTROL DEL MATERIAL
La inspección de recepción se ocupa de ver que los materiales recibidos
sean los correctos y que estén en condiciones aceptables y en las cantidades
solicitadas.
·
Estas son las cosas que la administración superior desea y necesita
saber:
·
El valor de las compras realizadas durante el período que se trata,
clasificadas por categorías de material.
·
Cuánto cuesta el funcionamiento del Depto. de compras.
·
Qué existencias hay disponibles, y en qué situación se encuentran.
La administración. No tendrá que insistir ante el Depto. de compras para
que le envíe un informe sobre las reducciones de costos obtenidas mediante la
aplicación de técnicas modernas de compras.
El responsable de compras se encargará de que la administración superior
conozca rápidamente estas realizaciones, ya que en ellas, reposarán su
reputación y su empleo.
HISTORIA DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS
La función de comprar es casi tan antigua como la historia del hombre.
Se inició cuando el hombre por primera vez trocó o cambió un bien propio por el
de un congénere y siempre ha sido una función básica, importante para las
actividades y el bienestar del ser humano, tanto en el ámbito personal como en
el de sus ocupaciones organizadas.
La oficina de compras ha de ser una especie de oficina central para
todos los vendedores que acudan a ella.
Este Departamento, ocupa una posición estratégica a causa de sus íntimas
relaciones con los Departamentos Ingeniería y producción, por una parte, y sus
estrechos contactos con un gran número de diversas fuentes de suministro
externas, que le permiten proponer sugerencias positivas a otros departamentos
de su propia empresa respecto a materiales nuevos, perfeccionados o
reemplazantes o a posibles mejoras de diseño y especificaciones.
LA IMPORTANCIA DE LOS ALMACENES
ALMACÉN
Es todo espacio autorizado para la espera de los materiales establecido
suficientemente, hasta su posterior necesidad de expedición.
MISION
Deducir del compromiso planteado entre los costos, la solución más
segura y satisfactoria para la comunidad empresarial, consiguiéndola en la
práctica, habida cuenta de todos los factores que influyen en los costes de
almacenaje, así como de la importancia de los mismos.
IMPORTANCIA
Lo verdaderamente interesante es que cada persona responsable de esta
función sepa darse cuenta de la importancia que su almacenaje tiene en su
empresa.
Una forma sencilla de saber la importancia del almacén, es por medio del
capital que se le está destinado al almacenaje (solares, edificios, materiales,
etc.).
El índice de capital propio dedicado a almacenaje varía mucho según el
tipo de empresa y su dimensión, en casos excepcionales sobrepasa el 50%
pudiendo llegar en ocasiones hasta el 80%.
VENTAJAS OBTENIBLES
Las ventajas obtenibles de un almacenaje técnicamente concebido, se
traducen en reducciones de costos en los siguientes casos:
·
Reducción de riesgos y aumento de la seguridad personal.
·
Satisfacción y elevación de la moral en el personal.
·
Incremento en la producción y mayor utilización de los medios de
elaboración.
·
Mejor aprovechamiento del espacio disponible.
·
Reducción de costos de manejo
·
Reducción de la existencia
·
Supervisión más fácil y realización de controles físicos y
administrativos.
·
Disminución de errores y confusiones.
·
Disminución de pérdidas e inutilidades
·
Facilidad de adaptación a cambios de condiciones.
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