DESCARGA Y RECEPCIÓN DE PEDIDOS

Para llevar a buen fin el proceso anterior existen diversas variables que condicionan la eficiencia: 

• Negociación de parámetros logísticos en el proceso de búsqueda y selección de proveedores. Es interesante plantear en el proceso de búsqueda y selección de proveedores del proceso de compras el análisis y acuerdo sobre una serie de conceptos que tienen incidencia sobre este proceso operativo en nuestro almacén.Las principales variables que inciden sobre la descarga son: 
• Plazo de entrega. Debe tenerse en cuenta de manera específica el tiempo que va tardar el proveedor desde que recibe el pedido hasta que posiciona la mercancía solicitada en nuestro almacén. 
• Sistema de comunicación: Se debe definir quienes y como que tipos de comunicaciones se deben establecer entre las empresas proveedoras y clientes en este proceso operativo del almacén. 
• Responsabilidad de ejecución de la descarga, podemos diferenciar dos alternativas: 
• Entrega sobre camión: Implica la accesibilidad directa a la mercancía por nuestros elementos de manutención y nuestro personal. 
• Entrega sobre muelle: El transportista debe sacar la mercancía del camión y posicionarla en el muelle de nuestras instalaciones.
• Criterios de actuación en el caso de incidencias en la entrega. Se deben consensuar los pasos a realizar en el caso de que se detecten cualquier tipo de errores en el proceso de descarga en el almacén. 
• Sistema de devolución de mercancías. Se debe pactar un sistema de retirada de mercancías entre el proveedor y el cliente, este no debe entorpecer nunca el flujo directo de las mismas. 

• Documento de pedido. La operación de descarga / recepción materializa el compromiso de la compraventa, por lo cual es indispensable que exista un documento de pedido. El objetivo es que el proveedor y el cliente desarrollen una actividad integrada que enlace el flujo físico con los sistemas de información 
• En un sistema de organización tradicional no se consigue esta integración, y esto conlleva que puedan aparecer muchas ineficiencias en el proceso operativo (entregas incorrectas tanto en artículos como en cantidades, retrasos, etc.). 
• Actualmente los avances en los sistemas de información y la utilización de herramientas como EDI, Internet, etc, mejoran la integración de la información con lo cual se consiguen una disminución importante de ineficiencias en el proceso de descarga y recepción 

• Planificación de la descarga.- Para poder optimizar las fluctuaciones que se pueden dar en este proceso de entrada en el almacén, se convierte en un factor básico gestionar la fecha y hora de llegada de los diferentes pedidos de proveedores de cara a poder optimizar de manera adecuada: 
• Recursos físicos del almacén: Muelles, carretillas, etc. 
• Recursos humanos. 
• Necesidades del inventario de la empresa. Hay que dar entrada con prioridad aquellos artículos que se encuentran en rotura o con un bajo nivel de stock. 

• Recursos utilizados, e instalaciones en almacén.- Disponer de las herramientas y espacios adecuados para el desarrollo del proceso operativo mejorara la productividad y el control a realizar en esta zona. Entre estos factores podemos destacar: 
• Existencia o no de muelles de descarga.- La descarga en muelle incrementa la productividad y mejora el tratamiento al producto.
• Tipo de carretilla.- La carretilla con la que desarrollemos el proceso de descarga incide en la productividad por variables como velocidad, etc. 
• Existencia o no de zona de recepción.- No disponer del espacio adecuado implica un disminución en la serie de controles que se debe realizar a la mercancía decepcionada. 
• Disponer de recursos humanos suficientes y con las adecuadas competencias. Este aspecto incide de una manera directa en el control de recepción. 
• Herramienta informáticas.- Disponer de equipos de lectura óptica con incorporación directa de la mercancía al stock disminuye errores, mientras en el sistema tradicional tenemos de incorporación manual al ordenador tenemos mayores ineficiencias.

• Volumen y características de la descarga. Estas variables incidirán tanto en lo referente a la productividad como el control de esta operación y entre los aspectos a tener en cuenta podemos reseñar: 
• Promedio de vehículos, pedido, pallets, diarios. La estacionalidad incide de manera negativa tanto en productividad como en el control de recepción. 
• Cumplimiento de fechas por proveedor. Los retrasos del proveedor inciden ce una manera negativa en la productividad sobre todo si ya le teníamos asignada hora de descarga. 
• Normalización de elementos de descarga, altura de pallets, etc.- Genera mejoras claras en la productividad de los operarios de la zona. 

Una vez analizados los factores que inciden en el proceso operativo de descarga y recepción, vamos a pasar a analizar en detalle el funcionamiento del mismo, para ello vamos a partir de describir de una manera gráfica el proceso: 

• PLANIFICACIÓN DE LA DESCARGA. En la actualidad entre los puntos críticos de ineficiencias que afectan a proveedores, transportistas y clientes están las esperas prolongadas que se producen en la operación de descarga de mercancías. Existen varias alternativas de solución. Para cada solución se debe establecer un compromiso de cumplimiento estricto de lo pactado por parte de todos los integrantes de este proceso:
• Cita previa. Consiste en prefijar de antemano el día y horario de descarga entre cliente y proveedor, a continuación el proveedor deberá comunicar al transportista el acuerdo al que se ha llegado con el destinatario de la mercancía. teniendo en cuenta que nunca debería cubrir más del 80% de la capacidad de descarga del almacén, de cara a disponer siempre de flexibilidad ante urgencias que se puedan plantear consecuencia de problemas generados por los proveedores (retrasos, faltas) o por desviaciones de ventas que implican la necesidad de aprovisionamientos urgentes. Existen diferentes posibilidades de acometer este proceso de cita previa, 
• Automático en el proceso de emisión del pedido. El sistema de información de la compañía asigna de manera automática fecha y hora de descarga en el mismo momento de emisión del pedido al proveedor. Para poder acometer este cálculo necesitaremos disponer de la siguiente información: 
• Tabla de horarios de descarga. 
• Fichero de proveedores, fundamentalmente el plazo de entrega. 
• Fichero de pedidos pendientes. 
• Tabla de tiempos de manipulación estándar en descarga y recepción. El sistema asigna automáticamente la fecha, hora y muelle de descarga, el problema de este sistema 
• Manual previo al momento de la entrega. El proveedor una vez tiene preparada la mercancía solicitada en el pedido se pone en contacto con el cliente de cara a que este le asigne fecha y hora de descarga. Se necesitará disponer de la siguiente información por parte de la persona encargada de gestionar la descarga en el almacén: 
• Tabla de horarios de descarga. 
• Pedidos pendientes de descarga. 
• Cuadrante de descarga 

El problema en estos sistemas es el tratamiento a dar a aquellos proveedores que de manera habitual incumplen con este sistema intentando acometer el proceso de descarga sin haber pactado día y hora.

• Pacto de horarios fijos.- Las partes establecerán los horarios fijos de carga - pacto entre proveedor y transportista- y de descarga -pacto entre proveedor y distribuidor-. Este pacto debe corresponder con el nivel de servicio o pedido determinado o para toda orden deservicio y/o pedido que se produzca durante un periodo de tiempo determinado. Es conveniente que cada una de estas partes revise periódicamente: 
• Hora de la carga (siempre la misma hora). 
• Tiempo del trayecto. 
• Hora de la descarga (siempre la misma hora). 
• Número de cargas a realizar durante el periodo de tiempo pactado. 
• Establecer un Responsable Unico de Contacto (RPC) en cada parte del proceso. Este responsable se encargará de contrastar periódicamente si se cumple lo acordado.

La ventaja de este método, es que no se necesita estar cada día estableciendo horarios de carga y descarga, su inconveniente llega por los potenciales excesos o faltas de trabajo que se pueden producir en este proceso operativo con su consiguiente incremento de costes.

Un desglose de las tareas a realizar en cada una de las etapas sería: 

INFORMACIÓN Y CONTROL/ CONFRONTE PREVIO.

DESCARGA Y RECEPCIÓN DE LA MERCANCÍA

CONTROL ADMINISTRATIVO RECEPCIÓN

Algunas recomendaciones que realiza AECOC de cara a los procesos administrativos de entrega- recepción son: 

• FICHA DE PRODUCTO .Debe potenciarse la transmisión y empleo de las fichas de productos y su actualización permanente. El proveedor debe comunicar con la suficiente antelación al cliente cualquier cambio que afecte a la ficha de producto . 
• COMPROBACIÓN DE LAS MERCANCÍAS ENTREGADAS.- Se recomienda la utilización de códigos de barra o etiquetas RFID para evitar las incidencias entre lo entregado y lo solicitado. 
• EL ALBARÁN DE ENTREGA.- Los albaranes de entrega deben contener todos los datos necesarios para la cadena total de suministro. En todos los casos la documentación de la entrega debe entregarse en mano junto con el albarán del proveedor. 
• CONFORMIDAD A LA RECEPCIÓN.- El Receptor dará conformidad a la Recepción de mercancía mediante la aplicación de un sello con firma y fecha sobre el albarán en el cual se podrá hacer constar el texto "Conforme salvo examen de contenido".
• DATOS Y CONFIRMACIÓN DEL RECHAZO DE MERCANCÍAS.- En caso de rechazo de mercancía por parte del cliente, este aplicará un sello identificativo de rechazo en el albarán de entrega, incluyendo el nombre del centro, la fecha, motivo del rechazo, y nombre y firma de la persona responsable de la recepción. 
• CONTROL DEL TIEMPO DE RECEPCIÓN.- El receptor de la mercancía indicará en el albarán de entrega la información de la hora de entrada acordada por el cliente, hora de llegada y hora de salida.

Como hemos analizado en el proceso de descarga y recepción intervienen muchos factores, esto implica que en casi todas las compañías nos encontremos con recepciones incorrectas, entre las causas más habituales podemos destacar: 

• Error de transcripción del pedido. 
• Error del suministrador 
• Rotura o deterioro durante el transporte 
• Material incompleto 
• Recepción de distintas marcas de las solicitadas 

En el caso de recepciones incorrectas, se deberá hacer constar el desfase en el albarán, procediendo a realizar el correspondiente litigio al proveedor con la devolución de la mercancía, reclamación a los transportistas, etc. 

Por último señalar en este proceso operativo las medidas que de manera habitual se están tomando de cara a optimizar los tiempos de manipulación y parte de los potenciales errores que se pueden generar: 

• Aviso de Expedición (mensaje DESADV): detalla la mercancía enviada o cargada lista para el envío al receptor de las mismas. El mensaje hace referencia a un único punto de expedición de la mercancía y a un único punto de destino. 
• Permite disponer al receptor del mensaje de los datos necesarios para preparar una eficiente recepción y planificación de la reposición al almacén. En el aviso de expedición se incluye el número de pedido para el cual se procede a la entrega de mercancía.
• Puede incluir información adicional acerca de los productos solicitados que no estuvieran disponibles cuando se realizó el pedido. Por ejemplo: números de lote de producción, de serie de los productos específicos, fecha de fabricación/producción o de caducidad. 

De igual forma cuando el comprador recibe la mercancía manda un mensaje RECADV para confirmar la recepción de la misma y para avisar de posibles discrepancias.

Estructura del mensaje de Aviso de Expedición 

• El mensaje permite una descripción jerárquica del envío, comenzando con el nivel más alto (envío) y finalizando con el nivel más bajo (artículos). Por ejemplo, describir un contenedor compuesto de 5 palets, un palet compuesto de varias unidades de expedición grandes que contienen a su vez unidades de expedición más pequeñas. Se especifican entonces las unidades comerciales (nivel de embalado/empaquetado acordado por los asociados comerciales).

Este caso se caracteriza por utilizar el Código Seriado de la Unidad de Envío (SSCC) para identificar las paletas y su contenido. 

• El segundo modelo, más simple, sólo se indica el artículo y la cantidad entregada del mismo. 
• No es obligatorio describir la estructura jerárquica del envío 
• Aviso de Expedición con Código Seriado de la Unidad de Envío 
• Cada agrupación de mercancía debe ser identificada con un código de unidad de envío (SSCC), es el nexo de unión entre el flujo de información (EDI) con el flujo físico de la mercancía.

• Calidad concertada en los suministros. Sistema que persigue facilitar el flujo de materiales en la entrega – recepción Poner a disposición del cliente (entrega) el producto solicitado en el pedido: 
• En la cantidad, 
• En el lugar, 
• En la fecha y hora, 
• En las condiciones acordadas. asegurando la repetibilidad y racionalización de los procesos. 

Los puntos clave de este sistema son:

•  El proveedor está evaluado y homologado por el cliente. La homologación siempre se establece por la libre iniciativa de las partes para asegurar la calidad referida a productos y servicios logísticos. 
• Establecer acuerdos con el cliente en un marco de confianza, 
• Alineamiento de ficheros maestros. 
• Seguimiento de las Especificaciones de Codificación EAN, 
• Aplicación de herramientas facilitadoras que incrementen la eficiencia en los procesos, 
• Enfoque multifuncional con compromiso de liderazgo. 

Las mejoras en las que habitualmente incurren las empresas que ponen en marcha este sistema son: 

• Menor tiempo del flujo operativo. 
• Reducción de las incidencias en las entregas y procesos de facturación, 
• Iincremento en los niveles de información y trazabilidad,
• Menor coste de entrega.

Las operaciones y procedimientos en la entrega- recepción serían 

• ABRIR LAS CAJAS DEL ENVÍO.- En un entorno de Calidad Concertada no se abrirán las unidades de carga durante la entrega con el objeto de verificar determinados atributos de los contenidos. 
• Se entiende que abrir cajas para comprobar el Código EAN de la Unidad de Consumo es una práctica que permite conocer si se ha producido un cambio improcedente e ineficiente de código del producto. 
• El receptor debe determinar el nivel de garantía que debe ofrecer el proveedor para evitar las aperturas de las cajas, y reflejarlo en los acuerdos particulares que establezca con el proveedor. 
• Se califica de práctica ineficiente y denunciable: 
• No garantizar el mantenimiento del Código EAN asignado ni avisar de los cambios procedentes de Código EAN. 
• Que el distribuidor no indique al proveedor el nivel de garantía que precisa para no abrir cajas. 
• El receptor siempre debe disponer previamente a la entrega de la siguiente información de los contenidos de las unidades de carga (primarias, secundarias y terciarias): 
• Descripción de las unidades contenidas 
• Formato de las unidades contenidas 
• Cantidad de las unidades contenidas 
• Fecha de Caducidad 
• Código EAN de las unidades contenidas. 
• Se acepta el contenido de las unidades de cargas secundarias y terciarias multireferencia según criterio de confianza de calidad concertada establecido entre cliente y proveedor. 
• Se aplicarán las Especificaciones sobre Codificación EAN de promociones contempladas en las prácticas de la Optimización de la Expedición y Recepción. 
• El proveedor comunicará con la suficiente antelación al cliente el cambio de código EAN de producto o bien el nuevo código EAN que se asigna a un nuevo producto. Los cambios de código EAN están justificados entre otros, por los cambios de formato y contenidos que afectan a la gestión logística. El formato lo definen: 
• Dimensiones del envase 
• Volumen 
• Peso 
• Unidades contenidas 
• Cambio de diseño. 
• EMISIÓN DE DOCUMENTO PARALELO AL ALBARÁN DEL PROVEEDOR 
• En todos los casos el proveedor debe presentar en mano el albarán de la entrega.
• El albarán de proveedor debe tener un formato de documento estándar. 
• En los casos que no existan acuerdos de calidad concertada y se presenten diferencias de las mercancías que se entregan con respecto al dato del albarán, éstas se reflejarán en el albarán del proveedor firmado y sellado por el distribuidor. 
• PALETAS MULTIREFERENCIA.- La presentación de las unidades de carga mixtas en la entrega siempre está sujeta a los pactos que subscriben proveedor y distribuidor. En todos los casos debe aplicarse el análisis de costes basado en las actividades con el fin de conocer las repercusiones que tienen las formas de presentación sobre el transporte, las manipulaciones, las esperas del transporte, y las operaciones post-recepción.