INTRODUCCIÓN A LA CADENA DE ABASTECIMIENTO

Introducción a la cadena de abastecimiento

Las cadenas de abastecimiento en los negocios es un campo relativamente nuevo del estudio integrado de la gerencia, si lo comparamos con los tradicionales campos de las finanzas, el marketing y la producción.

Los individuos han llevado a cabo actividades de abastecimiento durante muchos años. Las empresas también se han ocupado continuamente de las actividades de movimiento y almacenamiento (transporteinventario). La novedad de este campo estriba en el concepto de dirección coordinada de las actividades relacionadas, en vez de la práctica histórica de manejarlas de manera separada, además del concepto de que la cadena de abastecimiento le añade valor a los productos o servicios esenciales para la satisfacción del cliente y para las ventas. Aunque la dirección coordinada de la cadena de abastecimiento no se había practicado de manera general sino hasta hace poco tiempo, la idea se remonta al menos a 1844.

En el mundo actual de los negocios el concepto de cadena de abastecimiento no tiene más de dos décadas, pese a que su desarrollo en el campo de la ingeniería industrial y la investigación de operaciones se inserta en la historia militar, particularmente a partir de la Segunda Guerra Mundial.

La evolución del concepto cadena de abastecimiento tiene que ver con su asimilación a la función de marketing de la empresa, debido al énfasis en su enfoque de satisfacción de las necesidades del cliente. La noción fundamental de esta evolución es el tiempo que media entre la concepción de la idea que dará origen al producto y su distribución física hasta que llegue a manos del consumidor final.

El término logística proviene del campo militar; está relacionado con la adquisición y suministro de los equipos y materiales que se requieren para cumplir una misión. Los ingenieros logísticos de las compañías siempre han coordinado la gestión de aprovisionamiento de los suministros y materiales y el reporte continuo de insumos para sus ejércitos, enfrentando las batallas sin contratiempos y con todo lo necesario para llevar a cabo exitosamente su misión. En la actualidad, cada vez es más frecuente la utilización de este término por parte de organizaciones que cuentan con un número elevado de puntos de suministro y de clientes geográficamente dispersos. Un ejemplo representativo de esta situación lo constituyen las multinacionales, que llevan a cabo el abastecimiento de materiales, la fabricación y la distribución de sus productos en distintos países.

Evolución de la logística y las cadenas de abastecimiento

1950: período de crecimiento y aumento de la demanda. La capacidad de producción y venta era muy superior a la capacidad de distribución, por ende la demanda era superior a la oferta, lo que obligó a las empresas a buscar nuevos clientes, en otras zonas geográficas. Muchas empresas podían fabricar productos con rapidez y venderlos con regularidad, pero tenían dificultades para entregarlos a tiempo y de manera eficiente, debido a que se preocupaban más por aumentar la producción que por la satisfacción del cliente, generando continuamente sobre-abastecimiento en unos sectores y desabastecimiento en otros sectores o zonas geográficas.

1960: la polarización del mundo en dos grandes bloques políticos. Capitalismo y socialismo. Debido a la evolución de los grandes bloques políticos y la capacidad de compra de las personas, todos quieren obtener el producto ya mismo. A la par con esto, los centros de distribución están abarrotados de los productos que el mercado demanda; por tanto los medios de transporte fueron la prioridad del desarrollo, especialmente el ferrocarril en Europa y el transporte terrestre en Norteamérica.

1980: el concepto de distribución física se unió con el de gestión de materiales. La economía comenzó a experimentar períodos de recesión y de crecimiento. Los directivos de distribución física empezaron a analizar los programas de mercadeo y a preguntar sobre temas relativos al servicio al cliente, tanto en términos cuantitativos como cualitativos. Los directivos que iniciaron su participación en procesos de toma de decisiones relativas a la estrategia de gestión de inventarios, vieron que el tiempo de respuesta podía mejorar de forma considerable la rentabilidad de la empresa si se planeaban correctamente las operaciones de distribución. Los ejecutivos de distribución física comenzaron a ganar respetabilidad entre sus colegas de mercadeo y finanzas.

1980: apareció el concepto de gestión de materiales. La gestión de materiales brinda el soporte específico para propiciar una mayor productividad de las plantas en las industrias. La gestión de abastecimiento de materiales adoptó rápidamente una postura proactiva en el diseño de la estrategia de fabricación. Cobró importancia del capital disponible, así como su costo, exigiendo a las cadenas de abastecimiento mayor efectividad para garantizar la rotación del capital. Durante los años ochenta también se ha visto el desarrollo de nuevos servicios de distribución y más recientemente, se ha iniciado el proceso de racionalización de los servicios de transporte.

1990: adquieren creciente importancia las operaciones a nivel internacional, las cuales no sólo significan importación y exportación, sino el intercambio continuo de productos y servicios entre empresas de varios países. 

Las multinacionales se distinguen por su capacidad para integrar y controlar operaciones internacionales, con fabricación especializada y estrategias de mercadeo globales. 

Esta globalización exige ser capaz de coordinar actividades complejas, de forma que las compras, la producción y la financiación tengan lugar en los países con costos más bajos, por lo que en un mismo producto pueden provenir materias primas de Asia, para ser transformadas en América y a su vez el producto final ser distribuido en Europa. Una perspectiva global de este tipo ha evidenciado la necesidad de gestionar las cadenas de abastecimiento a nivel mundial.

Más concretamente, esta nueva gestión de la cadena de abastecimiento debe ser capaz de controlar el proceso complejo de distribución de inversiones dentro y entre un gran número de naciones con leyes, culturas, niveles de desarrollo económico y aspiraciones diferentes. 

2000: se integra a los procesos de gestión de abastecimiento, el término cadena de valor, en el cual se analizan cada uno de los eslabones que interviene en la cadena de abastecimiento, desde las materias primas, hasta la entrega al consumidor final y se aprecia, en términos competitivos, cuánto esta dispuesto a pagar el consumidor final por la actividad o proceso que se la añade al producto final.

Cadena de abastecimiento (supply chain) 

Todas las organizaciones tienen necesidades tanto internas, como el aprovisionamiento de materiales y servicios para la producción, como externas, como la necesidad de satisfacer al cliente en tiempo, cantidad y precio. 

La gestión de la cadena de abastecimiento, es una actividad interdisciplinaria que vincula varias áreas de la empresa, desde compras hasta el servicio post-venta, pasando por el abastecimiento de materias primas, la producción, el manejo de inventarios, distribución de productos, transporte y gestión de la información.

La función principal de la cadena de abastecimiento, es que el cliente final obtenga el producto correcto, en el lugar, tiempo y precio que el necesite, por tal razón, siempre la cadena de abastecimiento debe ser gestionada en función en las necesidades y requerimientos del cliente, de acuerdo a las capacidades de la empresa. 

Por lo tanto debemos tratar a la gestión de la cadena de abastecimiento, no como un proceso funcional u operativo de la empresa, sino como un modelo de gestión y planeación dentro de la organización que puede conllevar a ventajas competitivas y marcar la diferencia en el mercado. 

La importancia de la gestión de la cadena de abastecimiento, viene de la mano de la mejora en la logística de la empresa, en pro de mejorar el servicio al cliente, optimizando los procesos tales cómo:

• Mejora de las líneas de producción. 
• Eficiencia en la producción y uso de materiales, alcanzando altos niveles de manufactura. 
• Mantenimiento de niveles óptimos de inventarios, aumentando la rotación de los mismos. 
• Aprovechamiento de los sistemas de información.

Definiciones 

Hay tantas definiciones como libros sobre lo que realmente es la logística de la gestión de la cadena de abastecimiento, pero vamos a traer dos definiciones sobre organismo reconocidos a nivel nacional sobre el tema: 

• Según GS1 Colombia (instituto colombiano de automatización y codificación comercial), “logística es el proceso de planear, controlar y administrar la cadena de abastecimiento y distribución, desde el proveedor hasta el cliente y con un enfoque en la red de valor y colaboración entre los actores de la red logística interna y externa”. 
• La definición promulgada por el Council of Logistics Management (CLM), Consejo de Administración Logística, una organización profesional de administradores logísticos, educadores y profesionales fundada en 1962, con el propósito de su educación continua y el intercambio de ideas, es: “la logística es el proceso de planear, implementar y controlar el flujo y almacenamiento eficiente y a un costo efectivo de las materias primas, inventarios en proceso, de producto terminado e información relacionada, desde los puntos de origen hasta los de consumo; con el propósito de satisfacer las necesidades de los clientes”. 

En síntesis, se puede definir la logística como la gerencia de la cadena de abastecimiento, desde la materia prima hasta el punto donde el producto o servicio es finalmente consumido o utilizado; con tres flujos importantes de materiales (inventarios), información (trazabilidad) y capital de trabajo (costos).

Estructura organizacional de la cadena de abastecimiento 

• En las organizaciones la cadena de abastecimiento integra las áreas funcionales de: Almacenamiento de materias primas, insumos, equipos, producto en proceso y producto terminado. 
• Transporte de materias primas desde los proveedores a la fábrica. 
• Distribución de producto terminado hasta los clientes y consumidor final. 
• Compras, negociación con proveedores. 
• Administración de servicios especializados. 

Igualmente la cadena de Abastecimiento, se integra con otras áreas de la empresa como: 

• Mercadeo: para el diseño y desarrollo de nuevas materias primas, distribución de productos. Igualmente apoya el desarrollo de nuevos productos de acuerdo a los perfiles del consumidor final. 
• Ventas: para la entrega de producto terminado de acuerdo a los pedidos, registro de clientes y gestión y cobro de pedidos. 
• Calidad: para certificar todos los procesos de abastecimiento y distribución, y estandarizar el procesamiento de la cadena de abastecimiento, 
• Producción: para la identificación de necesidades de abastecimiento de materias primas y la distribución de productor terminado. 
• Área financiera: para la identificación de necesidades de capital necesario para el normal desarrollo de las funciones de la cadena de abastecimiento. 
• Contabilidad y costos: para el cálculo y registro contable de los costos de abastecimiento de materias primas y distribución de producto final. 
• Informática y sistemas de información: disponibilidad de una estructura informática y sistemas de información acordes a las necesidades de la cadena de abastecimiento de la empresa.

Debemos tener en cuenta, que la correcta planeación y gestión de la cadena de abastecimiento (supply chain managment), al estar relacionada con todas las áreas de la empresa y estar en función de las necesidades del cliente, debe estar diseñada acorde a las capacidades funcionales de la empresa, de acuerdo a los recursos humanos, financieros, materiales y de equipos con los cuales cuenta la organización y el alcance que esta le puede dar a su cadena de abastecimiento. Toda organización por pequeña que sea debe tener una correcta planeación y gestión de la cadena de abastecimiento.

La logística y la cadena de abastecimiento 

En esencia la logística, es la capacidad que tenemos de planificar y poner en marcha las actividades para llevar a cabo un proyecto. Para ello se deben tener en cuenta unas actividades y sus relaciones entre sí. Podemos definir el concepto de logística como la integración de todas las actividades desde una visión global. En 1998, el council of logistics management (hoy Council of Supply Chain Management Professional CSMP, www.csmp.org) modificó su definición relativa al concepto de logística, para indicar que ésta es una parte de la gestión de la cadena de abastecimiento y, por consiguiente que los dos términos no son sinónimos y la define como: 

“Logística es aquella parte del proceso de la cadena de abastecimiento que planifica, implementa y controla el flujo y el almacenamiento eficiente y efectivo de los bienes, servicios e información relacionada desde el punto de origen al punto de consumo con el objetivo de satisfacer los requerimientos del cliente”. 

Feres E. Sahid C. define de manera implícita la diferencia y la relación entre la gestión de la cadena de abastecimiento y logística con una metáfora sobre el cuerpo humano: “La logística es la cadena de abastecimiento, lo que el corazón al cuerpo humano. El cuerpo humano no es una cadena eslabonada de órganos, sino un conjunto integrado de sistemas interrelacionados mediante un sistema de información y comunicación. En esencia el cuerpo humano es energía, materia e información, tres cantidades fundamentales del universo. El sistema circulatorio distribuye el flujo de sangre en el cuerpo y si el corazón falla, el flujo se detiene y el cuerpo se vuelve materia”. 

De acuerdo a estas definiciones, debemos tomar a la logística y a la cadena de abastecimiento de forma integral, entre las cuales una depende de la otra, de forma sinérgica e interactiva, en la cual la logística es una disciplina de visión global de los procesos de satisfacción al cliente y la cadena de abastecimiento, gestiona el flujo de recursos, información y materiales, desde los proveedores hasta el consumidor final.

Áreas funcionales y de apoyo de la cadena de abastecimiento 

Actividades clave 

• 1. Marketing: 
• a. Determinar las necesidades y requerimientos del cliente para la logística del servicio al cliente. 
• b. Determinar la respuesta del cliente al servicio. 
• c. Fijar los niveles de servicio al cliente. 
• 2. Transporte: 
• a. Selección del modo y servicio de transporte. 
• b. Consolidación del flete. 
• c. Rutas del transportador. 
• d. Programación de los vehículos. 
• e. Selección de equipo. 
• f. Procesamiento de quejas. 
• g. Auditorías de tarifas. 
• 3. Manejo de inventarios: 
• a. Políticas de almacenamiento de materias primas y bienes terminados. 
• b. Estimación de ventas a corto plazo. 
• c. Mezcla de producto en los centros de aprovisionamiento. 
• d. Número, tamaño y localización de los puntos de almacenamiento. 
• e. Estrategias a tiempo, de sistema push y de sistema pull. 
• 4. Flujos de información y procesamiento de pedidos: 
• a. Procedimientos de la interfaz pedidos de venta-inventarios. 
• b. Métodos de transmisión de información de pedidos. 
• c. Reglas de pedido. 

Actividades de apoyo

• 1. Almacenamiento: 
• a. Determinación de espacios. 
• b. Distribución de las existencias y diseño de la dársena o punto para descarga. 
• c. Configuración del almacén. 
• d. Colocación de las existencias.
• 2. Manejo de materiales: 
• a. Selección del equipo. 
• b. Políticas de remplazo de equipos. 
• c. Procedimientos de levantamiento de pedidos. • d. Almacenamiento y recuperación de existencias. 
• 3. Compras: 
• a. Selección de la fuente de suministros. 
• b. Momento correcto para comprar. 
• c. Cantidades a comprar. 
• 4. Embalaje de protección diseñado para: 
• a. Manejo. 
• b. Almacenamiento. 
• c. Protección por pérdida y daños. 
• 5. Cooperación con producción y operaciones para: 
• a. Especificar cantidades adicionales. 
• b. Secuencia y rendimiento del tiempo de producción. 
• c. Programación de suministros para producción y operaciones. 
• 6. Mantenimiento de información: 
• a. Recopilación, almacenamiento y manipulación de la información. 
• b. Análisis de datos. 
• c. Procedimientos de control.

Las actividades clave y de apoyo están separadas porque algunas en general tendrán lugar en toda la cadena de abastecimiento, en tanto que otras ocurrirán dentro de una empresa en particular, dependiendo de las circunstancias. Las actividades clave están en la curva “crítica” dentro del canal de distribución física inmediata de una empresa. Son las que más contribuyen al costo total de la logística o son esenciales para la coordinación efectiva y para completar la tarea logística. 

Las tareas de marketing definen los estándares de servicio al cliente y fijan el nivel de rendimiento y el grado de rapidez al cual debe responder el sistema de logística. Los costos de logística se incrementan en proporción al nivel suministrado de servicio al cliente, de manera que la fijación de los estándares de servicio también afecta los costos de logística que apoyan ese nivel de servicio. 

Fijar requerimientos de servicio muy altos puede forzar los costos de logística hasta llegar a niveles extraordinariamente elevados.

El transporte y el mantenimiento de inventarios son las actividades logísticas que principalmente absorben costos. La experiencia ha demostrado que cada una de ellas representará 50% a 66% de los costos logísticos totales. El transporte añade valor de lugar a los productos y servicios, en tanto que el mantenimiento de inventarios les añade valor de tiempo.

El transporte es esencial porque ninguna empresa moderna puede operar sin el movimiento de sus materias primas o de sus productos terminados. Esta importancia es subrayada por la tensión financiera que sufren muchas empresas por desastres, como una huelga nacional de transporte o porque los transportistas independientes se nieguen a mover los bienes por disputas de tarifas. En estas circunstancias, no puede darse servicio a los mercados y los productos retornan en forma logística directa por deterioro o por volverse obsoletos. 

Los inventarios también son esenciales para la dirección logística porque normalmente no es posible, o no es práctico, suministrar producción instantánea o asegurar tiempos de entrega a los clientes. Sirven como amortiguadores entre la oferta y la demanda, de manera que se pueda mantener la disponibilidad del producto necesitado para el cliente, a la vez que haya flexibilidad de producción y logística en la búsqueda de métodos eficientes de fabricación y distribución del producto. 

El procesamiento de pedidos es la actividad clave final: sus costos por lo general son menores comparados con los del transporte o con los de mantenimiento de inventarios. Sin embargo, el procesamiento de pedidos es un elemento importante en el tiempo total que se requiere para que un cliente reciba los bienes o servicios. Es la actividad que desencadena el movimiento del producto y la entrega del servicio. 

Aunque las actividades de apoyo pueden ser tan importantes como las actividades clave en alguna circunstancia en particular, aquí se consideran como una contribución a la misión de la logística. Además, una o más de las actividades de apoyo pueden no ser parte de la mezcla de actividades logísticas de cada empresa. Por ejemplo, productos como automóviles terminados, o artículos de utilidad, como el carbón, el mineral de hierro o la grava (que no requieren protección por el clima o la seguridad de un almacén) no necesitarán la actividad de almacenamiento, aun cuando se mantengan inventarios. Sin embargo, es normal que el almacenamiento y el manejo de materiales se lleven a cabo si los productos se detienen temporalmente en su movimiento hacia su mercado.

El embalaje de protección es una actividad de apoyo al transporte y al mantenimiento de inventarios, así como al almacenamiento y al manejo de materiales, porque contribuye a la eficiencia con la que se llevan a cabo estas actividades. La compra y programación del producto a menudo puede considerarse más un asunto de producción que de logística. Sin embargo, también afectan al esfuerzo general de la logística, y en especial a la eficiencia del transporte y la dirección de inventarios. Por último, el mantenimiento de información apoya a todas las actividades de la logística, ya que suministra la información necesaria para la planeación y el control. 

La cadena extendida de suministros se refiere a aquellos miembros del canal de suministros más allá de los proveedores o de los clientes inmediatos de una empresa. Pueden ser los proveedores de los proveedores inmediatos o los clientes de los clientes inmediatos y así hasta llegar a los puntos de origen dela materia prima o a los consumidores finales. 

Es importante planear y controlar las actividades comentadas con anterioridad y los flujos de información si afectan a la logística del servicio que pueda suministrarse al cliente, así como a los costos de suministro de este servicio. La dirección de la cadena extendida de suministros tiene el potencial de mejorar el desempeño logístico más allá de sólo dirigir las actividades dentro de la cadena inmediata de suministros.