PLAN DE NEGOCIOS - ANÁLISIS Y PLANEACIÓN DE RESPUESTAS DE RIESGOS

Este apartado tiene como objetivo identificar los riesgos que puedan surgir en la puesta en marcha de la empresa y diseñar estrategias para afrontarlos en caso de que se concreten. A continuación, se detalla su análisis y planeación de respuestas.

Como en todo nuevo proyecto que se lanza, los riesgos tienen cabida y hay que contar con ellos. Por eso, es importante que los tengamos en cuenta y los pongamos sobre la mesa en este documento, de esta manera los inversores, socios… podrán conocer por nuestra parte cuáles podrían ser los riesgos a los que se enfrentarían. 

Pongamos como ejemplo lo siguientes: crecimiento menor e inesperado, costes/gastos mayores y también inesperados, entrada de competidores desconocidos hasta la fecha o que el producto en sí no sea capaz de cubrir las necesidades/expectativas del consumidor. 

Para evitar ser sorprendidos por estos riesgos, elaboraremos un plan de estrategias de salida. Es decir, plantearemos estas posibles situaciones y trataremos de hacerles frente de manera simulada. Para ello, podremos recurrir a estas estrategias de contingencia: modificar el producto ofertado en función de las necesidades del consumidor o modificar, en consecuencia, el segmento del mercado al que nos queremos dirigir, vender parte o toda nuestra empresa a otra del mismo sector, liquidar el proyecto, entre otras.

¿Por qué es importante identificar los riesgos del entorno? 

Tener identificados los riesgos potenciales y la forma como se pueden enfrentar es un ejercicio que aterriza a los emprendedores y que les permite detectar los puntos débiles de sus planes de negocios. Por otra parte, un correcto análisis de riesgos genera confianza entre los miembros del equipo emprendedor, al igual que entre inversionistas potenciales y socios estratégicos. Aunque exige un trabajo exhaustivo, demuestra conocimiento del entorno empresarial y una visión de futuro que no es demasiado optimista o irreal. No obstante, es clave tener presente que los riesgos no deberían ocupar un espacio demasiado extenso en el plan de negocios, pues esto denota que el proyecto todavía necesita trabajo y que es demasiado arriesgado.

¿Cómo se identifican los riesgos? 

Algunos riesgos surgen del interior de la empresa y otros del entorno en el que ésta opera. Los riesgos no son totalmente predecibles, razón por la cual es necesario evaluarlos continuamente y procurar identificarlos a tiempo. Un empresario siempre debe estar alerta. En el plan de negocios es aconsejable que se incluyan las medidas que se tomarán para afrontar los riesgos. 

El siguiente cuadro permite analizar los riesgos a la luz de cuatro dimensiones (ver fig.08):

Ejemplo de de una lista de riesgos Riesgos internos 

• Que no resulte posible cubrir cargos esenciales. 
• Que un miembro clave del equipo, como podría ser el jefe de desarrollo, abandone el emprendimiento. 
• Que el retraso en el desarrollo del prototipo retarde el proceso de validación en el mercado. Riesgos externos o del entorno 
• Que sólo se venda la mitad de lo previsto. 
• Que se queme la fábrica de un proveedor clave. 
• Que poco después del lanzamiento al mercado, un competidor presente un producto alternativo más barato. 
• Que no se consiga patentar una invención. 
• Que el socio de distribución dé por finalizado el acuerdo con la empresa. 
• Que exista una normatividad que restrinja el desarrollo del producto o servicio.

Lista de comprobación 

Tras llegar al fin de este capítulo, el plan de negocios debería responder a las siguientes preguntas: 

• ¿Qué riesgos podrían amenazar el éxito de la empresa? 
• ¿Cómo serán afrontados? 
• ¿Cómo se reducirá su impacto al mínimo?

Análisis cualitativo de riesgos 

Identifique los riesgos que pueden afectar al emprendimiento y determine su probabilidad de ocurrencia y su impacto, a partir del siguiente formato y teniendo en cuenta estas indicaciones:

• Causa: Es lo que origina el riesgo. Son acontecimientos o circunstancias concretos que existen en el proyecto o su ambiente, y que producen incertidumbre. 
• Evento: Son acontecimientos que, si ocurriesen, afectarían los objetivos del proyecto, de manera negativa (amenazas) o positiva (oportunidades). 
• Consecuencias: Son variaciones (positivas o negativas) imprevistas según los objetivos de la iniciativa de emprendimiento. 
• Tipo: Pueden ser de tipo económico, social, operacional, comercial, financiero, regulatorio, de la naturaleza o tecnológicos.
•  Probabilidad de ocurrencia: Dado que se desarrollará un análisis cualitativo de los riesgos identificados, la probabilidad de ocurrencia la puede determinar según la siguiente escala: i) Raro (que puede ocurrir excepcionalmente), ii) Improbable (ocasionalmente), iii) Posible (en cualquier momento futuro), iv) Probable (con posibilidades de que ocurra), y v) casi cierto (ocurre en la mayoría de circunstancias). 
• Impacto: Para determinar el impacto sobre los objetivos de la empresa en caso de que ocurra el incidente, analice si es positivo (oportunidad) o negativo (amenaza) y establezca una calificación según la siguiente escala: 
• i) Insignificante: facilita/obstruye la ejecución del proyecto de manera intrascendente. 
• ii) Menor: mejora/dificulta la ejecución del proyecto con bajo impacto. Aplicando medidas mínimas se puede lograr la ejecución. 
• iii)Moderado: favorece/afecta la ejecución del proyecto sin alterar el beneficio de los actores. 
• iv)Mayor: beneficia sustancialmente la puesta en marcha y operación del proyecto/obstruye la ejecución del proyecto sustancialmente, pero aun así permite la consecución de los objetivos. 
• v) Próspero/catastrófico: genera una oportunidad en el proyecto de tal magnitud que sobrepasa los objetivos del proyecto/perturba la ejecución del proyecto de manera grave imposibilitando la consecución de los objetivos.

En el anexo 8 se explican las tipologías de riesgos y se da un ejemplo de diligenciamiento de la tabla.

Respuesta ante los riesgos 

Defina para cada uno de los riesgos su(s) posible(s) respuesta(s) y plásmelas en el siguiente formato. En el anexo 8 se encuentran las estrategias genéricas para afrontar las amenazas o reducir su impacto al mínimo, y las estrategias genéricas para aprovechar las oportunidades o incrementar su impacto.

Anexo 8. Riesgos 

• Al analizar riesgos, tenga en cuenta que éstos no son totalmente predecibles, pero es necesario evaluarlos continuamente y procurar identificarlos a tiempo. 
• Es importante aclarar que algunos riesgos surgen del interior de la empresa y otros del entorno en el que opera. Respecto de los internos, por ejemplo, se podría identificar que no resulte posible cubrir cargos esenciales, que un miembro clave del equipo abandone el emprendimiento, que un retraso en el desarrollo del prototipo postergue la validación en el mercado, entre otros. Frente a los externos, por ejemplo, se podría identificar que un proveedor clave incumpla con lo acordado, que no se consiga patentar una invención, que el socio de distribución dé por finalizado el acuerdo con la empresa, o que se expida una normativa que restrinja el desarrollo del producto o la operación del servicio. 
• Todos estos riesgos se pueden clasificar de acuerdo con las siguientes tipologías: 
• a) Riesgos económicos: Los derivados del comportamiento de la economía, tales como la fluctuación de los precios de los insumos, variación de tasas de cambios, etc. 
• b) Riesgos sociales: Los relacionados con cambios en las condiciones sociales que tengan impacto en la ejecución del proyecto. Por ejemplo, huelgas, seguridad, entre otros.
•  c) Riesgos operacionales: Asociados a la operatividad del proyecto, tales como falta de definición de las tareas, dificultad en cumplir los plazos, complejidad de los procesos, falta de correspondencia de las personas con el perfil solicitado, rotación de personal, etc. 
• d) Riesgos comerciales: Asociados al comportamiento de compra del cliente y a las actuaciones de la competencia, por ejemplo, mayor o menor aceptación del producto o servicio, entrada potencial en el mercado de empresas muy fuertes, etc. 
• e) Riesgos financieros: Son (i) el riesgo de consecución de financiación o riesgo de liquidez para obtener recursos y cumplir con la operación de la empresa, y (ii) el riesgo de las condiciones financieras establecidas para la obtención de los recursos, tales como plazos, tasas, garantías, contragarantías y refinanciaciones, entre otros. 
• f) Riesgos regulatorios: Derivados de cambios regulatorios que afecten la puesta en marcha y operación de la empresa, por ejemplo, los trámites de constitución de la empresa, aspectos de contratación laboral, permisos y autorizaciones ambientales, etc. 
• g) Riesgos de la naturaleza: Eventos naturales previsibles en los cuales no hay intervención humana y que puedan tener impacto en la puesta en marcha y operación de la empresa, como lluvias y sequías, entre otros. 
• h) Riesgos tecnológicos: Aquellos derivados de fallas en los sistemas de comunicación de voz y de datos, suspensión de servicios públicos, nuevos desarrollos tecnológicos o estándares que deben ser tenidos en cuenta para la operación de la empresa y obsolescencia tecnológica. 
• Una vez se identifiquen los riesgos más representativos para el proyecto y se defina su tipología, se procede a calificar la probabilidad de ocurrencia del riesgo y su impacto en los objetivos del proyecto. De tal manera, se obtendría un cuadro como el del siguiente caso, que corresponde a una empresa dedicada al desarrollo de una plataforma dirigida a estudiantes.

• Es necesario complementar el análisis de los riesgos planeando acciones para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas a los objetivos del proyecto. En las siguientes ilustraciones se encuentran las estrategias genéricas para afrontar las amenazas o reducir su impacto al mínimo, y las estrategias genéricas para aprovechar las oportunidades o incrementar su impacto, basadas en la Guía del PMBOK®, quinta edición.

PLAN DE IMPLEMENTACIÓN

En el proceso de elaboración del plan de negocios es imprescindible realizar una planificación que sea lo más realista posible, ya que cualquier falla acarreará terribles consecuencias para el negocio. 

El plan de implementación es determinante en el momento de buscar financiación y en el proceso de sortear riesgos previamente identificados. Por lo tanto, el estudio anticipado y exhaustivo de éstos y el análisis de sus efectos van a ser de gran ayuda para el equipo emprendedor y también para los futuros socios. 

La planificación es una herramienta útil, que será estudiada a la luz de dos temas clave: 

• Cómo se logra una planificación realista. 
• Cómo se presenta la planificación en el plan de negocios. 

¿Cómo es una planificación realista?

 Una buena planificación integra aspectos de organización y de procedimiento. En este sentido, se recomienda seguir los siguientes pasos: 

Clasificar las tareas en “paquetes de trabajo” 

En el proceso de planificación resulta útil agrupar las tareas individuales en paquetes de trabajo, cuyo número no debería ser superior a doce. Se recomienda que posteriormente, se desglose cada paquete en pasos sencillos. Es aconsejable que cada uno de ellos termine con un producto o resultado que cumpla un objetivo específico. Cada producto o resultado debe tener un responsable, un costo y un tiempo definidos para llevarse a cabo. 

Pedir asesoramiento de expertos Siempre es importante buscar la asesoría de expertos a la hora de determinar metas y tiempos durante la fase de planificación. No habrá, por definición, un experto en todas las áreas del negocio, pero sí en etapas concretas. Así, por ejemplo, un especialista en mercadeo podrá explicar cuánto tiempo se requiere y cuánto cuesta diseñar y poner en práctica una campaña de comunicación. Si se encuentran diferencias con las estimaciones consignadas en la planificación, se debe cuestionar la validez de los supuestos y hacer las adecuaciones en el plan.

Seguir la ruta crítica 

Toda planificación de conjunto se compone de una serie de acontecimientos, algunos secuenciales y otros paralelos, que están ligados entre sí. 

La secuencia de actividades en las que un retraso de cualquiera de ellas repercute en todo el proyecto se denomina la “ruta crítica”. Es importante monitorearla para alcanzar los objetivos.

Reducir los riesgos

Siempre que sea posible se deben minimizar los riesgos. Por una parte, estimar de forma realista el tiempo requerido para cumplir cada tarea reduce el riesgo de tener problemas de ejecución. Por otra, el plan de negocios es dinámico y la planificación requiere revisión y ajustes de forma periódica. 

Si una etapa arroja un resultado diferente al esperado, el plan debe ser ajustado inmediatamente. Por ejemplo, si en el proceso de validación del prototipo del producto o servicio en el mercado se identifican falencias en las estimaciones iniciales de costos, será determinante ajustar el plan de negocios a la luz de los resultados reales. Esto permite cuestionar la validez de los supuestos sobre los cuales se edificó el proyecto y darle al plan un alto grado de realismo y viabilidad.

¿Por qué es importante una planificación realista? 

Las bondades de una planificación anclada en la realidad son numerosas. En el caso de los emprendedores, es necesaria porque: 

• aumenta la credibilidad ante inversionistas y socios,  
• aumenta las posibilidades de éxito de la empresa en la medida en que aclara la naturaleza de sus actividades y de sus relaciones, 
• permite identificar la ruta crítica para llevar a cabo la iniciativa empresarial 
• y no somete a la compañía al riesgo de establecer unos objetivos equivocados o demasiado optimistas. 

¿Cómo se debe presentar la planificación en el plan de negocios? 

La planificación se presenta mediante un cronograma de trabajo. Éste deberá centrarse en los puntos clave y en las relaciones más relevantes. Normalmente bastarán cinco elementos: las tareas, sus productos o resultados, los responsables de cada tarea, los costos y los tiempos.

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