PLAN DE NEGOCIOS - PLAN ORGANIZACIONAL Y ADMINISTRATIVO

El plan organizacional y administrativo tiene como objetivo definir la organización de la empresa, la planeación de las estrategias de atracción y retención de los colaboradores, y las alianzas necesarias para desarrollar la propuesta de valor. A continuación, se detallan cada uno de los pasos para elaborarlo.

Cosas que tenemos que tener claras y que tendremos que pensar previamente:

¿Qué actividades tiene que llevar a cabo la empresa para poder prestar el servicio u ofrecer los productos?
¿Qué capacidad de trabajo tenemos y que tiempo podemos dedicar al proyecto?
Si somos un equipo ¿Qué se nos da mejor hacer? ¿Qué nos gusta más hacer?
Organización de tareas y tiempos.
¿Tiene estacionalidad mi actividad?
¿Qué recursos vamos a necesitar: materiales y humanos?

Una vez definidos los objetivos y estrategias del plan de marketing y del plan de operaciones, es muy importante que el empresario desarrolle el plan de recursos humanos. Las personas son el elemento clave del éxito empresarial y por ello un recurso humano de calidad podría significar una ventaja para la empresa.

El plan de recursos humanos debe considerar:

1. Las principales funciones que se requieren en el negocio.
2. Las habilidades y conocimientos que cada función requiere.
3. Los cargos que serán permanentes en la empresa.
4. Las tareas, que por ser temporales o requerir un alto grado de especialización, podrían ser realizadas por personas o compañías ajenas a la empresa.
5. Los puestos claves y del personal propio que hará las tareas que le permitan a la empresa diferenciarse de las demás.
6. El organigrama que representa la estructura general de la empresa.

7. Las políticas y estrategias que ayudarán a administrar el recurso humano.

8. La planilla de la empresa, es decir el presupuesto de las remuneraciones.

Los empresarios de las MYPE deben saber que es muy importante determinar las funciones y las responsabilidades de cada puesto porque esto permite:

Coordinar tareas.
Supervisar el trabajo y a los trabajadores.
Establecer medidas de control del trabajo.
Asignar responsabilidades de las actividades.
Medir los resultados de las actividades.
Evaluar el desempeño de los trabajadores.

Para realizar todas estas actividades, se deben elaborar manuales de procedimientos administrativos y manuales de funciones que sirvan de pauta para controlar las acciones de la empresa y de los trabajadores. Estos deben ser muy claros, precisos, sencillos y conocidos por todo el personal.

Un manual de funciones debe contener:

1. La descripción del puesto.
2. Los objetivos o la misión del puesto.
3. A qué área pertenece o de quién depende.
4. Las funciones que desempeña.
5 Las responsabilidades, es decir, las acciones que se espera que cumpla el trabajador.

En un organigrama, que viene a ser la representación gráfica de la estructura de una organización, se puede conocer cómo se han agrupado las tareas y cuáles son los niveles jerárquicos en la organización.

Una MYPE, puede tener un organigrama como el siguiente:

Luego de establecer los requerimientos de personal, las funciones y requisitos de cada puesto, la estructura organizacional y el sistema de pagos y retribuciones, el empresario estará listo para comenzar el proceso de reclutamiento, selección y contratación del personal necesario para cumplir con los objetivos de la empresa.

¿Cómo se va a administrar y operar la empresa?

Para que la empresa funcione organizada y eficientemente, debe contar con una estructura de poder y responsabilidad (una línea de comando), división de mano de obra (distribución del trabajo) y una definición de lo que cada uno debe hacer en la empresa (descripción del empleo). Por lo tanto, la empresa necesita una estructura de organización. Esto se representa en general a través de un organigrama. Al diseñar la estructura de organización, es importante que se lleven a cabo las diferentes funciones de la empresa (marketing, producción, organización y gestión y finanzas). En una empresa pequeña, una persona puede encargarse de varias funciones. Por ejemplo: el empresario puede actuar tanto, como gerente general, así como, gerente de producción. En las empresas pequeñas, es muy común que miembros de la familia tengan una responsabilidad en el negocio o hasta realicen trabajo de producción. Por ejemplo: la esposa puede ser la tesorera y la gerente de marketing, mientras que los hijos mayores ayudan como trabajadores de producción a medio tiempo.

¿Cuál es la experiencia y calificación en negocios del empresario?

Para garantizar la supervivencia y crecimiento de la empresa, es importante que las personas que manejan el negocio tengan la preparación y experiencia adecuadas. La supervivencia y crecimiento de una empresa depende de la competencia y habilidad de la administración. Un proyecto de clase B (de potencial mediano) administrado por un gerente de clase A (altamente competente) resultará exitoso, mayormente, mientras que un proyecto de clase A (de potencial alto) con una administración de clase C (incompetente). En particular, si el empresario quiere pedir prestado dinero del banco o si desea obtener un crédito comercial de sus proveedores (materia prima o maquinaria), debe ser capaz de convencerlos de su competencia e integridad. Por lo tanto, es importante que el empresario incluya los puntos principales de sus datos biográficos así como de los demás funcionarios clave de la empresa que sean relevantes con la operación del negocio. Si es posible, el empresario debe incluir referencias bancarias, de antiguosempleadores o conocidos y respetados líderes de la comunidad que puedanavalar su integridad y habilidad.

¿Qué actividades pre-operativas se deben realizar antes que funcione la empresa?

Antes de que la empresa pueda comenzar realmente a operar, hay muchos pasos preliminares que deben realizarse. El empresario debe estar consciente de estos pasos y planificar su ejecución para poder ahorrar en costo, tiempo y energía. Algunas de estas actividades preliminares incluyen asistencia a un programa de capacitación (sea relacionada con el oficio, administrativa o empresarial), preparar su plan de negocios, realizar una encuesta de mercado, visitar a proveedores de maquinaria y materia prima, registrar la empresa, contratar a un consultor, etc. Es recomendable que el empresario enumere estas actividades pre-operativas y decida cuándo y qué tiempo tomarán. Algunas de estas actividades pueden realizarse simultáneamente (ejemplo: realizar la encuesta de mercado y contactar a los proveedores), mientras otras deben realizarse progresivamente (comprar la maquinaria antes de su entrega e instalación en la fábrica). Como ayuda, el empresario puede preparar un Cuadro Gantt que represente en una columna todas esas actividades pre-operativas y en otra columna indicar el cronograma (de preferencia, en semanas) que tomará comenzar y completar cada una de las actividades.

Constitución legal

Determine el tipo de empresa que conformará, según la normativa vigente, y justifique su decisión.

Estructura organizacional

Organigrama Con base en la cadena de valor, las actividades necesarias para desarrollar el plan de mercadeo y el plan de operación y el tipo de empresa, elabore el organigrama de la empresa. Considere los tipos de estructuras (lineal, matricial, circular o celular) y justifique su elección.

Descripción de cargos

Con base en el organigrama, describa para cada cargo la siguiente información:

Equipo de trabajo actual

Para poder llevar a cabo las actividades propias de la empresa necesitaremos una serie de recursos, materiales por un lado y humanos por otro. En algunos negocios, como los servicios on line o ciertos servicios profesionales puede que no sea necesario en principio disponer de un local o de unas oficinas y podamos empezar trabajando desde casa. En estos casos los recursos materiales que necesitamos son pocos, una página web, un ordenador y un móvil pueden ser suficientes.

Aquellos recursos que necesitamos disponer para poner en marcha la empresa y que van a permanecer en la misma como la reforma y el acondicionamiento del local, los equipos informáticos, la página web, etc. es lo que llamamos inversiones y su cuantificación supone conocer el coste de poner en marcha el negocio. Para empezar podemos buscar equipos o maquinaria de segunda mano para abaratar este coste.

Con base en los integrantes actuales del equipo de trabajo del proyecto, determine el papel que cada uno tendría dentro de la empresa según el organigrama y plásmelo en el siguiente formato (adáptelo según considere).

Estrategias de atracción y retención del personal

a) Explique los mecanismos de reclutamiento y selección de personal que seguirán.

b) Defina y justifique por cada cargo el tipo de contratación, la remuneración y los beneficios que les ofrecerá a sus colaboradores.

Alianzas estratégicas

Con base en lo propuesto en el modelo de negocio, indique los posibles aliados con quienes establecería relaciones de cooperación, diferentes de los proveedores y distribuidores, y explique la finalidad de las alianzas.

Presupuesto organizacional y administrativo

a) Estime los gastos por concepto de constitución y formalización de la empresa, tales como matrícula mercantil, registros, certificados, permisos, licencias, entre otros. Plásmelos en el siguiente formato (adáptelo según considere).

b) Estime los gastos administrativos anuales, tales como servicios públicos, vigilancia, seguros, capacitación, entre otros. Plásmelos en el siguiente formato (adáptelo según convenga):

¿En qué gastos pre-operativos se incurrirá?

Los gastos pre-operativos son los gastos que se necesitan a fin de planificar y prepararse para el funcionamiento de la empresa. Estos incluyen capacitación de los trabajadores, encuesta de mercado, pruebas, visitas a los proveedores de materia prima y maquinaria o negociar con distribuidores potenciales, etc.

En algunos casos, usted encontrará trabajadores que no requieren ninguna capacitación, pero en muchos casos, se requiere algún tipo de entrenamiento.

Como gerente-propietario, usted debe tener una buena idea del proceso de fabricación. Usted puede haber adquirido sus conocimientos de un empleo anterior, de experiencia en negocios o de capacitación. O quizás requiera que usted pase algún tiempo en otra fábrica de tamaño similar para estar expuesto a eso.

En muchos casos, es lógico contratar, al menos, un buen técnico familiarizado con el proceso y que pueda capacitar a los trabajadores, bajo su mando, en el mismo trabajo. Sin embargo, esto tomará algo de tiempo y tiempo es dinero. Por lo tanto, ese costo debe ser tomado en cuenta.

Puede ser necesario, por ejemplo: pagar un estipendio a los trabajadores durante su capacitación en el trabajo antes de comenzar la producción en sí y hacerlo sobre la base de un pago por pieza. Estos costos pre-operativos

c) Estime los gastos por concepto de salarios, prestaciones sociales, aportes parafiscales, pago de honorarios y dotación. No olvide establecer la remuneración del equipo emprendedor. Plasme estos gastos en el siguiente formato (adáptelo según considere).

¿Qué activos fijos se necesitan para la oficina?

Aparte del capital fijo necesario para fabricar los productos o para facilitar y mantener la producción, la empresa necesita otros activos fijos para mantener los aspectos administrativos del negocio. Estos activos incluyen, máquina de escribir, muebles e instalaciones, gabinetes, ventiladores eléctricos, calculadora, computadora, vehículo, etc. Esos activos fijos también se depreciarán de acuerdo con su vida útil.

Recursos materiales. Inversiones.

Licencias y marcas (ver apartado 5.1. Trámites de inicio). Únicamente para los negocios con local necesitan licencia de actividad/apertura. Se tramita con el Ayuntamiento donde esté ubicado (en el caso del Ayuntamiento de Madrid en las ECLU, Entidades Colaboradoras de Licencias Urbanísticas). En el caso de que queramos registrar la marca o el nombre comercial tendremos que sumarle también este coste.
Aplicaciones informáticas y diseño web. Coste de la elaboración de la página web, dominio y software en caso de que sea necesario. Aquí podemos incluir también el coste del plan de marketing en caso de que se lo encarguemos a una consultoría de comunicación que normalmente incluirá también el diseño de la imagen de empresa (logotipo) y el diseño de la página web además de la estrategia de comunicación y posicionamiento en la red.
Obras de acondicionamiento e instalaciones. Coste de la reforma de local, instalación de climatización, rótulo, etc. En caso de que lo hagamos nosotros incluimos el coste de los materiales.
Equipos informáticos. Ordenadores, impresora, tablet, etc. Aquí se incluirían también las TPV (terminal punto de venta) y los datáfonos (para el pago con tarjeta) necesarios para negocios de comercio ya que son en realidad equipos informáticos.
Maquinaría. En el caso de que la actividad requiera de alguna máquina para fabricar o conservar algo (ej. en un obrador de panadería/pastelería, los hornos, las cámaras frigoríficas, etc.)
Mobiliario. Estanterías, mostrador, mesas, sillas, etc.
Elementos de transporte. En caso de que necesitemos una furgoneta o camión. También puede ser un turismo en caso de que la actividad sea de Comercial. • Útiles. Herramientas o utensilios necesarios para la actividad (ej. en el caso de un restaurante, pequeños electrodomésticos, la vajilla, los vasos, manteles, cubertería, etc.)
Existencias. En el caso de negocios comerciales o de hostelería deberemos realizar una primera compra de mercaderías o de alimentos/bebidas para equipar la cocina con lo necesario para empezar la actividad. Esta primera compra se considera una inversión.
Traspaso. Sólo en el caso de negocios en marcha que vendan la empresa ya equipada y con su clientela previa. Estudiar bien las razones del traspaso del negocio para asegurarnos de sus posibilidades de continuidad y crecimiento.
Fianza. En negocios con local, el coste de la fianza del alquiler suele ser el correspondiente a dos meses de alquiler, aunque si el local se encuentra en zonas muy comerciales este coste puede subir.
Tesorería. Un coste de puesta en marcha muy importante es el presupuesto de tesorería inicial, supone el dinero necesario que tendremos que tener en caja para ir afrontando los pagos hasta que consigamos un nivel de ventas que permita cubrirlos. En términos muy generales podemos considerar que necesitaremos al menos el dinero necesario para cubrir tres meses de gastos fijos (alquiler de local, salarios, etc.), pero esto dependerá del tipo de negocio (en negocios tecnológicos probablemente se necesite un tiempo mayor para alcanzar un buen nivel de ventas y en traspasos de negocios en funcionamiento puede que no sea necesario contar con un presupuesto de tesorería muy alto)
IVA de las inversiones. Los costes de las inversiones se consignan sin IVA, ya que este IVA nos lo devolverá hacienda posteriormente, sin embargo nosotros tendremos que pagarlo antes por lo que tendremos que tenerlo en cuenta dentro del coste de nuestras inversiones, pero en un apartado diferente. Normalmente las inversiones tienen un IVA del 21 %. En caso de que la actividad esté exenta de IVA sí que tendremos que tener en cuenta el precio de las inversiones con IVA ya que en este caso el IVA es un gasto y no podremos solicitar su devolución.

Nos quedará un cuadro de este tipo:

Estrategias de inducción, capacitación y evaluación del personal

Ahora que la empresa cuenta con nuevo personal, es importante establecer los mecanismos que le permitirán al empresario adaptar, desarrollar y evaluar el desempeño de cada trabajador. Para ello, la empresa debe establecer pautas y estrategias que guíen al trabajador para que se concentre en los objetivos que desea alcanzar la empresa.

En un inicio, el trabajador debe familiarizarse con la misión de la empresa y los objetivos de su puesto. Debe conocer sus funciones, sus responsabilidades, sus derechos, sus obligaciones, así como los resultados que se esperan de él y cuándo y cómo será evaluado. Idealmente, la inducción a un trabajador debe hacerse antes de que inicie sus labores; así, se evita que el trabajador pierda tiempo tratando de averiguarlo todo por sus propios medios, y que se genere ansiedad e incomodidad en él. Este es el momento adecuado para mencionar cuáles son las normas de la empresa, cuál es el horario de trabajo, a quién debe de recurrir si necesita solucionar un problema, cuál es la forma de pago, y presentarlo a los demás miembros del equipo.

Una vez que esté involucrado con el puesto, es necesario capacitarlo para que desde un inicio el trabajador logre el máximo rendimiento y cumpla con los estándares de calidad establecidos por la empresa.

¿Cómo se puede llevar a cabo el proceso de capacitación?

El empresario puede involucrar a los jefes o directivos para que transfieran sus conocimientos a un grupo de trabajadores; puede invitar a personas calificadas para que dicten cursos o talleres dentro de la empresa; puede pagar cursos en instituciones educativas especializadas, según las necesidades detectadas.

Sin embargo, esto no significa que la empresa capacite siempre y al mismo tiempo a todos sus trabajadores. Es indispensable que se detecten las necesidades actuales y las proyecciones futuras, se evalúen las posibilidades y se estime cómo podrán cubrirse de acuerdo a un plan de capacitación, que cuente con un presupuesto.

Luego del proceso de inducción y capacitación, el siguiente paso es evaluar el desempeño del trabajador. Este proceso no sólo orienta al empresario para que premie o aplique medidas correctivas a su empleado, sino también para proponer cambios y mejoras en el trabajo mismo.

Además, la evaluación de personal permite determinar quiénes pueden obtener mejoras salariales, quienes pueden ascender y ocupar otros puestos, quiénes deben salir de la empresa, qué necesidades de capacitación y entrenamiento requieren los trabajadores y qué aspectos del trabajo motivan o desmotivan a las personas.

De esta forma se va planificando y mejorando el área de recursos humanos, que está vinculado directamente con el desarrollo de un negocio.

Estrategias de motivación y desarrollo del personal

La alta rotación de personal es uno de los costos más importantes de las MyPE, no tanto en términos económicos, sino más bien en tiempo y calidad de productos y servicios. Para evitar esta alta rotación, el empresario definirá claramente cuáles son las estrategias que le permitirán motivar, desarrollar y retener a su mejor personal.

A continuación se presentan algunas estrategias que ayudarán a retener al personal más valioso de la empresa:

Crear un ambiente de libre comunicación en todos los niveles de la empresa, estableciendo un cronograma de reuniones periódicas en la que todos los trabajadores y jefes compartan problemas, experiencias y conocimientos.
Incentivar a los trabajadores para que participen en la toma de decisiones, en aspectos relacionados con su trabajo y para los cuales están capacitados.
Establecer mecanismos de participación directa que alienten a los trabajadores a dar sugerencias y opiniones acerca del desarrollo de su puesto y de la empresa.
Premiar los aportes y contribuciones que signifiquen una mejora en la gestión y/o el desarrollo de nuevas ideas.
Evaluar el desempeño de manera constante, felicitando al trabajador por su buen trabajo o explicándole qué medidas correctivas debe asumir cuando no se han alcanzado los objetivos o no se ha realizado la tarea de manera correcta.
Desarrollar programas de rotación laboral, para que el trabajador se familiarice con otras áreas de la empresa y pueda orientar mejor su desarrollo personal y profesional dentro de la misma.
Fomentar la participación de los trabajadores en diversas actividades que complementen su desarrollo profesional y personal, por ejemplo, en cursos y talleres.
Establecer una escala de pagos que valore el aporte del trabajador y cubra sus necesidades, además de premiar su productividad y alto desempeño.
Tener un horario que no exceda las ocho horas laborales. De ser necesario un mayor tiempo por día, pagar las horas extras correspondientes. El trabajador debe descansar lo necesario para tener un óptimo desempeño. El exceso de trabajo puede traer problemas físicos y psíquicos.
Establecer mecanismos para que los trabajadores puedan lograr un equilibrio entre su trabajo y su vida personal y familiar; por ejemplo, dar flexibilidad a un trabajador en caso que requiera acudir a una reunión escolar de su hijo o atender una emergencia de salud personal.

La clave está en considerar al trabajador como un “cliente interno”, con el que debe haber mucha comunicación y coordinación para conocer sus necesidades e inquietudes. El trabajador es un elemento muy importante en la satisfacción de su cliente final, sobre todo si se trata de una empresa de servicios.

Políticas de remuneraciones y compensaciones

La política de remuneraciones y compensaciones es el programa que implementa la empresa para el pago de remuneraciones y beneficios. Estas políticas sirven para:

Atraer personal calificado y mantener al personal talentoso.
Mantener la equidad entre los trabajadores actuales y lograr su satisfacción.
Motivar a los trabajadores, premiando su esfuerzo y mejora en el trabajo, de manera justa y equitativa en todos los niveles de la empresa, según las políticas que se establezcan.

Las remuneraciones son los pagos mensuales o quincenales, por el desarrollo de las funciones de un puesto determinado. Por lo general, las remuneraciones se fijan de acuerdo al mercado laboral, al tipo de tarea asignada y al nivel de responsabilidad otorgado. Además de la remuneración, el empresario debe pagar compensaciones que son fijadas por ley y es obligación de las empresas cumplirlas, tales como el seguro de salud, el pago de gratificaciones (en julio y diciembre), el pago por compensación de tiempo de servicios (CTS), entre otras. La empresa también puede dar otro tipo de compensaciones, fuera de las que exige la ley, como pueden ser:

Movilidad.
Asignación escolar.
Uniformes.
Tickets para compra de alimentos.
Servicio de comedor (almuerzo) para los trabajadores.
Actividades recreativas para el trabajador y su familia.
Cursos para las esposas de los trabajadores.

Algunas empresas asignan retribuciones o bonificaciones a la productividad cuando, por ejemplo, se superan las metas de ventas en determinado periodo, se produce más de lo que se había programado, se logra un contrato importante, se mejoran los procesos y se consiguen ahorros en costos y mayor eficiencia.

El recurso humano es una pieza fundamental para el éxito de su empresa, por lo tanto, destine los recursos necesarios para atraer, desarrollar y retener una fuerza laboral competitiva y talentosa. Las empresas podrán diferenciarse por el talento de su gente, pues la tecnología es accesible a todas ellas por igual, en la medida que tengan los recursos económicos para adquirirla.

Logística y gestión de stocks.

Control de calidad. En algunos negocios como las tiendas on line será fundamental la organización logística: pedidos a proveedores, gestión de stocks (inventario de productos y reposición periódica en función de su venta), transporte, etc.

El control de calidad de los productos/servicios es esencial para la satisfacción de los clientes, favoreciendo su fidelización, a la vez que nos evitará muchos gastos innecesarios. Para una correcta gestión de la calidad deberemos poner el peso en la prevención de posibles problemas y no tanto en la supervisión del producto o servicio final. Este tema merece una profundización especial que puede ser objeto de un estudio aparte. Para el plan de empresa únicamente explicar, en función del tipo de negocio, cómo vamos a controlar la calidad y el grado de satisfacción de nuestros clientes. En algunos casos, como en negocios de fabricación de productos, para ser competitivos será necesario contar con una certificación de calidad profesional.

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