PREPARACIÓN DE PEDIDOS´
- El mercado plantea mayores necesidades de referencias almacenadas.
- Reducción del nivel de inventario.
- Disminución del tamaño de los pedidos que realizan los clientes.
- Mayor cantidad y frecuencia de pedidos de menor tamaño.
La preparación de pedidos y expedición a clientes tiene como objetivos principales:
- Optimizar las tareas de recogida de artículos de sus ubicaciones, dirigiendo a los operarios a posiciones concretas con rutas optimizadas
- Agilizar el proceso de preparación y mejorar el control de la mercancía preparada frente a la solicitada, en definitiva, mejorar el nivel de servicio al cliente
- Capturar la descarga de inventario por ubicación confirmando los movimientos previamente indicados por el ordenador, controlando de modo riguroso el Stock a nivel ubicación.
- Optimizar la rotación de inventario, expidiendo siempre la mercancía de mayor antigüedad, controlando, así mismo, las fechas de caducidad de la mercancía.
- Controlar la mercancía expedida a cada centro y optimizar las rutas de expedición. Editar la documentación de entrega e informar al sistema de gestión de la compañía para realizar el cargo correspondiente.
- Ejercer un control sobre la cantidad de bultos que prepara cada operario, así como los errores cometidos por cada uno de ellos.
- Pedidos. Es el centro sobre el que gira la operación, pueden pertenecer tanto a clientes externos como internos, incide en el proceso por los siguientes aspectos:
- Volumen diario de preparación.- Tiene una incidencia en la productividad y en el servicio al cliente por la dificultad que puede representar disponer de los recursos humanos, maquinaria y productos suficientes para cubrir la demanda de nuestros clientes.
- Número de líneas.- El número de artículos solicitados por un cliente en un pedido, tiene una incidencia clara en los recorridos a realizar en el almacén y por tanto en la productividad. A mayor número de líneas se optimiza más el recorrido de aproximación a la zona de picking y de colocación en la zona de expediciones.
- Número de unidades por línea.- Tiene una incidencia clara en la productividad ( a más unidades por línea tendremos una mayor productividad de los operarios de preparación de pedidos) y en el sistema de preparación de pedidos que seleccionemos para trabajar en nuestro almacén.
- Surtido.- Cantidad de referencias con las que estamos operando en nuestro almacén, surtidos amplios generan más complicaciones y menor productividad en el proceso de preparación de pedidos.
- Artículos.- Las características peculiares del mismo como peso y volumen tienen una incidencia clara en la productividad del proceso de preparación de pedidos, así como en los medios a utilizar y en el sistema de preparación seleccionado.
- Clientes.- Las características y requerimientos de los clientes también determina tanto la organización del proceso de recogida de pedidos como los medios y sistema de preparación a utilizar, algunos factores a tener en cuenta en este aspecto son:
- Sistema de transmisión del pedido.- La recogida por parte de comerciales en papel y posterior grabación, la transmisión directa por parte del cliente o cualquier otro método por el cual nos llegue la información tiene una incidencia clara en el proceso de preparación de pedidos
- Localización del cliente.- Nos incidirá en el elemento de unitización ( pallet, roll, caja, contenedor, etc.) que usemos en la operación de preparación de pedidos.
- Plazo, horario de entrega.- El conocimiento exacto de los plazos de entrega, horarios, etc. nos permitirá organizar de una manera mas ajustada el proceso de preparación de pedidos
- Recursos utilizados, e instalaciones en almacén.- Disponer de las herramientas y espacios adecuados para el desarrollo del proceso operativo mejorara la productividad y el control a realizar en esta operación. Entre estos factores podemos destacar:
- Tipo de carretilla .- En un almacén se pueden utilizar diferentes tipos de maquinas para la preparación de lpedido para realizar la operación con unas velocidades de traslación y elevación diferentes lo cual tiene una incidencia clara en la productividad.
- Espacio del pasillo.- Disponer de unos pasillos muy ajustados para el giro de la maquina incide en un proceso de manipulación más lento.
- Sistema de información. Disponer de aplicaciones informáticas para la gestión del almacén, disponer de elementos de lectura de códigos de barra, etc, mejora el control que podemos realizar a esta operación, incrementa la productividad y mejora la fiabilidad de los inventarios.
- Información de los pedidos: Es el punto de partida de cualquier proceso de preparación de pedidos, disponer de la información sobre las necesidades de nuestros clientes, nos encontramos con diferentes posibilidades:
- Forma de preparación de los datos: Como se trabajan los pedidos que recibimos de clientes bien sean grados por nosotros o provengan por transmisión informática del cliente
- BATCH.- Denominamos así a la situación en la cual los pedidos que se reciben se agrupan y se ordena su ejecución cada cierto tiempo preestablecido (jornada de trabajo, turnos, cada hora, etc.)
- REAL TIME.- Se transmiten para su ejecución a medida que se reciben.
- Modo de transmisión: Una vez recogida la información del pedido como se transmite al operario encargado del proceso de preparación de pedidos
- OFF TIME. O de forma indirecta a través de listados, albaranes, etc.
- ON TIME.- Transmisión de ordenes directamente a través de conexiones por radios, filogiuiado o rayos infrarrojos.
- Forma de localización.- El sistema puede incorporar o no información que facilita el proceso de preparación del pedido.
- PERSONAL.- Por búsqueda de la ubicación por el preparador de pedidos.
- ORDENADA.- Por codificación de ubicación para cada referencia.
- Sistema de verificación.- Paso final del proceso de preparación del pedido, para garantizar la correcta preparación del mismo:
- ACTIVA.- Realizada por el personal de recogida de pedidos o personal especializado al efecto.
- AUTONOMO realizado por el sistema de tratamiento de datos.
- Flujo de los materiales: Una vez hemos seleccionado un sistema de tratamiento de la información del pedido, debemos en segundo lugar tener en cuenta las diferentes opciones que nos pueden aparecer en el sistema de preparación de pedidos relacionadas con los materiales:
- Puesta a disposición: Como nos encontramos la mercancía posicionada de cara a acometer la preparación del pedido:
- DISPOSICIÓN ESTÁTICA.( Hombre –mercancía)- Las unidades de carga nos son movidas durante el desarrollo de la preparación del pedido; la recogida se realiza en el lugar de ubicación de la unidad de carga. El personal que realiza el picking pasa caminando e incorporando en una máquina recogepedidos por el área de ubicación de las unidades de carga.
- DISPOSICION DINÁMICA (Mercancía – Hombre).- Las unidades de carga se extraen de su ubicación y se transportan a un lugar de composición de pedidos. El personal trabaja en un área o estación fija de picking.
- Forma de movimiento.- En el proceso de preparación nos aparecen diferentes formas de movernos con la maquinaria y la carga:
- UNIDIMENSIONAL (Picking a bajo nivel).- El operario trabaja desde el nivel del suelo y eventualmente en el primer nivel.
- PLURIDIMENSIONAL .- Picking a varios niveles de altura. El operario trabaja con una carretilla o medio mecánico que le permite el acceso a los niveles altos del almacén.
- Tipo de recogida: En función de cómo se produce el momento exacto del picking hablamos de:
- MANUAL.
- MECÁNICA.
- Tipo de entrega.- En este punto nos referimos a las diferentes posibilidades que aparecen para dejar el pedido pendiente de expedir al cliente una vez finalizada la preparación:
- CENTRALIZADA.- Sobre un lugar determinado en la zona de salida de mercancía.
- DESCENTRALIZADA.- Directamente en el lugar de recogida o al final del pasillo de picking en varios lugares de entrega destinados al efecto.
- Organización del sistema de recogida de pedidos.- Los criterios básicos a tener en cuenta son los siguientes:
- Distribución.- La distribución de la colección de artículos en la zona de picking se realiza teniendo en cuenta características del artículo y del sistema de preparación de pedidos, así tenemos que una vez organizado podamos realizar la preparación.
- UNISECTORIAL.- Se recoge todo el pedido por parte de un único preparador.
- PLURISECTORIAL.- Se recoge pedido de diferentes sectores y posteriormente se realiza un agrupamiento del pedido de diferentes zonas.
- Ejecución. Sistema de realización de la recogida física del pedido.
- UNIFASICA..- En ella la preparación se realiza pedido por pedido con independencia de la cantidad de artículos requeridos.
- PLURIFASICA. En esta modalidad los pedidos se agrupan y se distribuyen por artículos, siendo necesario posteriormente prever una zona para la distribución de los artículos a los requerimientos de cada pedido.
- Recogida:
- CONSECUTIVA. Cuando se ejecuta pedido tras pedido.
- SIMULTANEA. Cuando se ejecutan varios pedidos al mismo tiempo.
- Métodos de preparación de pedidos. Existen diferentes posibilidades de acometer el proceso físico de preparación de los pedidos en un almacén, podemos establecer una clasificación en función de tres grandes criterios:
- Sistema .- En este caso disponemos de diferentes opciones en función del número de pedidos que se preparan a la vez y el número de operarios que intervienen en su realización:
- RECOGIDA POR PEDIDO. Un pedido un operario.
- RECOGIDA POR SECTOR . Un pedido varios operarios.
- RECOGIDA PLURIESTACIONAL. Varios pedidos, varios operarios.
- RECOGIDA POR PEDIDOS MULTIPLES.- Varios pedidos un operario.
- Por tipo de extracción.- En función de los elementos de manutención empleados en el desarrollo de la operación de preparación de pedidos:
- Manual.
- Mecanizado.
- Automático.
- Por los movimientos y circuitos realizados. En este criterio se clasifica el método de preparación de pedidos en función de la existencia o no de circuito de picking o distancia a recorrer en el trayecto total por el operario durante el proceso de recogida del pedido.
Picking con papel. Es el sistema más tradicional. Las órdenes de preparación de pedidos se transmiten al almacén sobre un papel. Este sistema conlleva:
- Recoger estas ordenes
- Imprimirlas
- Priorizar operaciones
- Leer línea por línea
- Localizar en el almacén la ubicación de cada referencia (invirtiendo tiempo en la búsqueda y efectuando recorridos innecesarios)
- Recoger (pickar) la cantidad correcta.
- Anotar desviaciones o roturas de stock que se vayan produciendo
- Restar unidades recogidas de cada ubicación
- Introducir esta información en el ordenador.
- Cometer un error en todo este proceso es muy fácil, y detectarlo antes de que el pedido sea remitido al cliente resulta muy costoso.
- Invertir dinero en diseñar un control de calidad que detecte ineficiencias, además de costoso no permite depurar todos los errores.
- Reclamaciones por parte del cliente
- Impacto negativo sobre la calidad de servicio.
- Mayores costes al tener que afrontar nuevas correcciones
- Posible pérdida de un cliente insatisfecho.
Picking con RF
Picking por voz.- ¿Cómo funciona?
Los sistemas de picking por voz utilizan el reconocimiento y la síntesis del habla para convertir datos del ordenador central en instrucciones habladas para el operario, y para convertir también las respuestas habladas del operario en datos para el ordenador central.
- Las transmisiones :
- Se envían a través de un red de radiofrecuencia que conecta el ordenador central al terminal que el operario lleva en un cinturón.
- Unos auriculares le permiten oír las instrucciones y hablar con el sistema en el sentido literal de la expresión.
- La comunicación se repite cada vez que el operario y el ordenador central intercambian información.
- Funcionalidad .- Son fáciles de usar y aportan una larga lista de mejoras del proceso que luego multiplican el rendimimiento
- Los operarios escuchan y hablan con el sistema con la misma facilidad y naturalidad con la que hablan entre ellos.
- Se elimina la introducción manual de datos y las operaciones adicionales (y los problemas) que acarrea.
- Los operarios no tienen que leer pantallas de ordenador, pantallas de mano o papeles impresos, ni manipular dispositivos para hacer su trabajo porque los sistemas de voz hacen posible las operaciones con las manos libres y los ojos libres (hands-free, eyes-freeTM).
- Las interacciones de los operarios con el sistema eliminan los listados y las etiquetas (y los errores que las acompañan).
- Como los operarios llevan en un cinturón un terminal dirigido por voz inalámbrico y ligero, se pueden mover libremente, pasar de una tarea a otra y trabajar con más rapidez, precisión y seguridad que nunca. Beneficios o Acelera los procesos de trabajo.
- Evita errores.
- Elimina virtualmente las pérdidas de tiempo y de esfuerzo.
- Proporcionan un flujo de información en tiempo real que aporta una mayor visibilidad en las operaciones y permite a la dirección responder de una manera proactiva.
- Reducen el tiempo de formación – de suma importancia en situaciones de elevada rotación de personal.
- Ayudan la integración de personal multinacional y promueven un funcionamiento global más eficaz.
Picking to light
Supone eliminar el uso del papel y controlar todos los movimientos electrónicamente. Partiendo sobre la información ya existente en cualquier sistema de pedidos presente en la empresa, se sustituye la impresión en papel por un envío electrónico de la información al almacén, informando directamente al operario sobre el trabajo a realizar en cada estantería donde se almacena el producto.
¿Cómo es el sistema? .- En cada caso y en función de la operativa ideada como solución, se emplea una determinada combinación de DPDs (Digital Picking Display).
- Cada ubicación que contiene un tipo de articulo o SKU (Stock Keeping Unit), lleva asociado un DPD
- El modelo de DPD más habitual incorpora:
- Un botón pulsador luminoso que orienta visualmente al operario hacia cada ubicación y le permita confirmar la operación.
- Un display que indica la cantidad requerida de picking para ese articulo.
- Modelos configurables con o sin dígitos, sonidos, parpadeos y luces de colore.
- Control de inventario a través del DPD
- Notificación de desviaciones en stock
- Solicitudes de reposición.
- Picking simultaneo de varios operarios, etc.
- Preparación pedido a pedido
- Preparación en batch (varios pedidos simultaneamente).
- Picking por pasillos o estaciones de trabajo, donde se va realizando el picking de forma secuencial.
- Permite al operario conocer de forma rápida e intuitiva la ubicación y cantidad exacta de la operación a llevar a cabo (pick/put) a través de luminosos y displays
- La interactividad con el sistema, permite además al operario realizar :
- Controles de inventario
- Peticiones de reposición desde los propios módulos luminosos.
- Permite llevar un control sobre el proceso:
- Aumenta la capacidad de gestión o Mejor seguimiento de la preparación del pedido,
- Reduce la carga de trabajo del operario
- No es necesaria formación alguna.
- Reducción de errores.
- Asociados al reconocimiento de productos
- En la confirmación de ubicación
- Exactitud en la ejecución de las operaciones.
- Guía al operario, a través de luces, hacia la ubicación exacta del producto, mostrando la cantidad demandada y forzando la confirmación de cada recogida o pick de articulo.
- La eliminación del papel conlleva eliminar gran cantidad de tareas innecesarias, que no aportan valor.
- La productividad del trabajo aumenta significativamente .
- Más intuitivo y fácil de aprender.
- Habitualmente el Pick-to-light se asocia a aplicaciones con un reducido número de artículos y un elevado volumen de picks por articulo.
- Su versatilidad permite implantarlo en instalaciones de gran tamaño, con gran cantidad de referencias.
- Su empleo se centra fundamentalmente en zonas de productos con rotación media/alta.
- Es habitual combinarlo con sistemas de Radio Frecuencia para cubrir zonas de menor rotación.
ALGUNOS DATOS:
- Velocidad de Picking: 30- 50% del tiempo actual.
- Menos trabajadores: 30-50% de los operarios necesarios
- Menos errores de picking: ratio de error de 0,01-0,03%
Un desglose de las diferentes tareas a realizar en cada una de estas operaciones analizando diferentes posibilidades son las siguientes:
TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
Para la realización del proceso de preparación física de pedidos hemos señalado anteriormente que disponemos de diferentes métodos, a continuación vamos a realizar un breve desglose de las tareas a realizar en cada uno de estos sistemas señalados con anterioridad:
1.- RECOGIDA POR PEDIDO
2.- RECOGIDA POR SECTOR
EXPEDICION DE MERCANCIAS
DEFINCIÓN
Conjunto de tareas y manipulaciones destinadas a controlar la mercancía que va a salir de nuestro almacén y a posicionarla en el medio de transporte que va a realizar el trayecto entre nuestras instalaciones y las de nuestro cliente.
Las tareas que englobamos en el punto de expedición y facturación presentan como objetivos principales los que a continuación señalamos:
- Incrementar el nivel de información que ofrecemos a los clientes por la calidad que presenta nuestra información.
- Control físico de la mercancía antes de su salida de almacén para poder controlar los posibles errores de los preparadores de pedidos.
- Entrega al cliente a la vez de la mercancía de la factura correspondiente a la misma, si consideramos el albaran con validez de factura.
Hay que señalar que la facturación se producirá de acuerdo al funcionamiento actual de la compañía, antes de la siguiente ruta o la que correspondiese según el sistema de pago fijado con el cliente
A su vez el control que ejercemos en expedición y facturación nos servirá para controlar los errores que cometen los preparadores de pedidos.
Un desglose de las diferentes tareas a realizar en este proceso operativo analizando de una forma básica las diferentes tareas a realizar sería la siguiente:
DEVOLUCIONES A PROVEEDOR
Consideramos como mercancías a devolver a proveedores las que presentan cualquiera de las siguientes características:
- Mercancía recepcionada como no apta, que el transporte del proveedor no se lleva en el momento de la recepción
- Mercancía proveniente de clientes que encontrándose en buen estado se toma la decisión de devolver al proveedor
- Mercancía que presenta rotura física por su manipulación en el almacén, o distribución a clientes, existiendo convenio con el proveedor para su devolución
- Mercancía que ha quedado caducada en el almacén
- etc.
- Código del artículo
- Nº de unidades devolución
- Tipo de devolución a proveedor
- Devolución por recepción
- Devolución de clientes
- Devolución de mercancía averiada.
- Devolución de mercancía caducada.
- etc.
DEVOLUCIÓN DE CLIENTES
En este punto analizaremos el retorno de mercancía al almacén desde los clientes tanto en el aspecto operativo como en el de los documentos que se deben utilizar. Establecemos diferentes tipos de devolución por parte de los clientes en función de la solución que adaptemos con la misma en el almacén:
- Mercancía solicitada en exceso que se encuentra apta para el servicio a otros clientes cuando sea solicitada al almacén
- Mercancía proveniente de clientes que encontrándose en buen estado se toma la decisión de devolver al proveedor. En este caso se procederá según lo marcado en devoluciones a proveedor
- Mercancía proveniente de clientes que se encuentra caducada o en mal estado y se devuelve al proveedor.
- Mercancía que presenta rotura física en su manipulación en almacén o en el proceso de distribución, existiendo convenio con el proveedor para su devolución
- Código del artículo
- Nº de unidades devolución
- Tipo de devolución almacén Los tipos de devolución serán los reflejados anteriormente, en el punto de descripción y quedaran resumidos y codificados de la siguiente forma:
- Devolución a proveedor
- Roturas
- Devolución de mercancía a almacén
OTRAS OPERACIONES EN ALMACÉN
En el almacén se desarrollan otra serie de operaciones tanto administrativas como físicas que inciden de una manera clara en el buen funcionamiento del mismo entre ellas cabe destacar:
- Alta de artículos en el almacén .- Incide de una manera clara en las operaciones físicas de ubicación y preparación de pedidos, generando si el proceso de alta no es el adecuado un incremento en los tiempos de manipulación.
- Baja de artículos .- El proceso de baja de artículos en el almacén incide de una manera directa en el espacio necesario en el almacén para mantener ubicada la mercancía.
- Control de caducidades .- La realización de un adecuado proceso de control de caducidades, incide directamente en los resultados económicos del almacén, así como en los tiempos de manipulación mejorando ambos si el funcionamiento es adecuado, o empeorándolos si no se realiza el proceso de una manera adecuada
- Control de errores en preparación de pedidos .- Este proceso de control, presenta grandes mejoras en lo referente al control de inventarios mas que en el almacén, pero hay que señalar la disminución de tiempos de manipulación en el almacén, por un adecuado control de los movimientos.
- Limpieza .- Otra de las operaciones que inciden de una manera fuerte en todo el proceso de trabajos en el almacén son todas las operaciones destinadas a la limpieza del mismo entre las que cabe destacar:
- Retirada de pallets
- Retirada de embalajes y plásticos
- Limpieza de suelos
- Etc.
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