SISTEMAS DE CONTROL DE OPERACIONES ALMACEN Y ANALISIS DE LAS DESVIACIONES EN LA PLANIFICACIÓN

SISTEMAS DE CONTROL DE OPERACIONES ALMACEN

Para poder efectuar una buena gestión de almacén y optimizar tanto el coste como el servicio ofrecido, es necesario ejercer un buen control sobre la actividad de la empresa conociendo, de la forma más ágil y simple posible, tanto la situación actual como la evolución de todas las funciones que atañen al almacén y que, en consecuencia, afectan al servicio o al coste global del mismo.

Este control no puede ser ejercido de forma correcta sin un buen soporte informativo que cumpla los siguientes requisitos: 

• Agilidad: es fundamental que la información pueda obtenerse fácilmente. 
• Fiabilidad : la información debe ser correcta, por tanto, es conveniente que la base de información sea única y venga del propio sistema central de la empresa. 
• Sencillez : para facilitar tanto la obtención de la información como la lectura de la misma, la información utilizada debe ser lo mas simple posible. 
• Eficiencia: Debe obtenerse solamente aquella información que aporte datos significativos para el seguimiento de la actividad. Un exceso de in formación puede ser tan perjudicial como la falta de la misma.

El Sistema de Información Logístico deberá obtener los datos para poder desarrollar un adecuado proceso de control de un entorno que no siempre serán proporcionados en la forma que se precisan, ni tampoco estarán disponibles, ni en el lugar ni en el momento en que se necesiten; por tanto un sistema de información logístico deberá:

• Recoger los datos básicos en el lugar y en el momento en que se producen. 
• Transformarlos a un formato útil para la toma de decisiones. 
• Almacenarlos hasta que sean requeridos. 
• Transportarlos hacia los puntos de la cadena logística que se necesiten

El volumen de datos que es necesario recoger y tratar es muy considerable.El conjunto de datos necesarios para establecer un adecuado control, pueden agruparse en varias categorías:

• Datos sobre los productos. 
• Identificación del producto. Descripción. 
• Unidades de carga, de almacenaje, de venta. Cantidades por cada unidad empleada que pueden formarse. Soportes adicionales utilizados (paletas, cajas, bandejas, etc.). 
• Características físicas: Peso, longitud, anchura, altura. o Apilabilidad. Incompatibilidades. Fechas de caducidad. 
• Capacidad de resistencia a los agentes atmosféricos (temperatura, humedad). Resistencia al deterioro. Clase de resistencia al fuego. 
• Datos sobre los proveedores 
• Identificación
• Evaluación a través de los índices de cantidad, calidad, precio, servicio 
• Volumen de compra previsto o realizado con el proveedor 
• Descuentos puntuales, anuales, etc. 
• Artículos trabajados por proveedor
• Control sobre los stocks 
• Roturas de stocks 
• Excesos de stock 
• Operarios almacén 
• Horas de trabajo 
• Productividad 
• Absentismo 
• Datos de los clientes. 
• Identificativos (Nombre, señas, NIF, etc.) 
• Tipo de cliente (mayorista, minorista, controlable, no controlable). 
• Hábitos y potencial de compra (Productos frecuencias, volúmenes, influencia de las promociones). 
• Nivel de servicio 
• Reclamaciones. Solicitudes de información. 
• Estructuras de los pedidos. 
• Número de líneas por pedido. Agrupación de productos. 
• Plazos de entrega (para urgencias, para entregas programadas). 
• Datos referentes al flujo de productos. 
• Cantidades recibidas, stock de reserva, fechas de entrada de las mercancías. 
• Cantidades sacadas. Frecuencia de salida. 
• Transporte de distribución 
• Grado de llenado del camión 
• Nº de elementos de unitización por viajes 
• Nº de viajes por camión o Tiempo medio por viaje.

La recogida de este conjunto de datos, y de otros que pudieran necesitarse, deberá realizarse empleando los sistemas más sencillos, directos, automáticos, rápidos y seguros posibles, sin reducir el nivel de aspiraciones para obtener ahorros en la inversión a corto plazo y que comprometen los costes de funcionamiento del almacén.

La información de control debe facilitar el conocimiento de la realidad de la empresa en el mínimo tiempo posible. Para ello debe de resumirse la situación real de la empresa de forma muy reducida, procurando utilizar información lo más gráfica posible. Esta información necesaria para facilitar el control y la gestión logística es de dos clases:

• De seguimiento: información diaria o semanal para controlar la actividad. Normalmente tiene dos objetivos: 
• Información de la evolución de la actividad por comparación con el presupuesto mensual. 
• Detectar anomalías en el funcionamiento, por análisis de la evolución diaria de los diferentes parámetros 
• De evolución: información anual o mensual para analizar la evolución de la situación, fijar unos objetivos y comprobar la consecución de los mismos.

Los parámetros o datos a obtener deben ofrecer toda la información necesaria para gestionar adecuadamente la actividad del almacén, ofreciendo los datos mas significativos de la evolución de cada una de las funciones que lo engloban:

• Almacenaje 
• Manipulación

A su vez cada una de estas funciones será analizada en aquellos aspectos que interese, tales como: 

• Volumen 
• Calidad 
• Rendimiento o productividad 
• Coste 

En algunas ocasiones, para posibilitar el control de los aspectos mencionados, es necesario definir unos ratios o cocientes, que midan la evolución del aspecto a controlar . La definición de estos ratios debe cumplir dos requisitos fundamentales:

• Facilidad de cálculo: Los datos a utilizar para el cálculo del ratio deben ser de fácil obtención. 
• Consistencia: en ocasiones el ratio por si solo no da mucha información de la realidad, sin embargo, su evolución si que debe reflejar fielmente la mejora obtenida en el aspecto de la realidad que se quiere controlar

En el aspecto relacionado con el almacenaje, el sistema de control nos debería proporcionar información, sobre aspectos relacionados con el aprovechamiento del almacén y sobre el coste, teniendo en cuenta además que si la empresa dispone de varios almacenes se debería tener esa información desglosada por cada uno de los almacenes 

Es interesante disponer de dos tipos diferentes de información:

• Diseño del almacén. 
• Utilización: M^2 o M^3 útiles *100 / M^2 Totales 
• Capacidad en pallets / M^2 Totales (pallets / m^2) 
• Aprovechamiento del almacén 
• Nivel de ocupación : Huecos libres * 100 / Huecos totales (%) . Normalmente interesa desglosarlo en dos reserva y picking. 
• Coste almacenaje : Total coste anual almacén / Capacidad almacén pallets (ptas/ pallet año)
• Rotación del almacén : Número de pallets entrados al año / Capacidad del almacén en pallets. Mide el promedio de pallets que ocupan un mismo hueco del almacén en un año. 
• Coste pallet almacenado : Total coste anual almacén / Número de pallets entrados (ptas/pallet). Es el cociente entre los dos anteriores ( Coste almacenaje/ rotación)

En el aspecto de la manipulación la información útil a extraer del análisis de los ratios de productividad en pallets, es un estudio de la evolución de los mismos y la comparación del resultado obtenido por diferentes empleados en las mismas condiciones . Esto puede proporcionar datos sobre la productividad de los diferentes empleados y la mejora aportada por la modificación del sistema de trabajo. En ocasiones puede interesar la comparación de la productividad obtenida por las diferentes maquinas, en relación con el coste de las mismas. Lo cual puede facilitar la elección de la maquina mas adecuada.

También es interesante conocer la calidad del trabajo, con lo cual será útil disponer de algún ratio que indique la evolución del nivel de errores existente.

Los ratios que podemos utilizar en el cuadro de mando desde el punto de vista de la manipulación a nivel operación son los siguientes: 

• DESCARGA/ RECEPCIÓN 
• Volumen de descargas: 
• Número de camiones. 
• Número de pedidos 
• Número de Líneas de pedido 
• Número de pallets. 
• Productividad en descarga/ recepción 
• Tiempo por pedido en descarga. 
• Tiempo descarga/ pallet 
• Tiempo recepción/ pedido 
• Media de bultos por albaran o pedido 
• Media de líneas por pedido 
• Media de pallets por pedido 
• Calidad en la descarga/ recepción. 
• Nivel de servicio del proveedor. 
• Plazo. 
• Cantidad 
• Calidad. 
• Control de errores detectados en recepción. 
• Reclamaciones efectuadas a proveedor 
• Demoras : Porcentaje de pedidos pendientes de recibir 
• UBICACIÓN/REPOSICIÓN 
• Volumen de movimientos: 
• Número de pallets ubicación 
• Número de cajas ubicación 
• Número de pallets reposición 
• Número de cajas reposición.
• Productividad en ubicación / reposición 
• Nº de pallets hora ubicación. 
• Nº de pallets hora reposición. 
• Nº de pallets hora carretilla elevadora 
• Calidad en la descarga/ recepción. 
• Errores de ubicación .- Nº de errores de ubicación encontrados por periodo. 
•  % de averías .- ( Nº desperfectos/ nº movimientos)
• PREPARACIÓN DE PEDIDOS. 
• Volumen de preparaciones: 
• Nº de bultos o pallets 
• Líneas de pedido 
• Albaranes preparados al día 
• Productividad de preparación de pedidos 
• Pedidos por hora y hombre 
• Líneas de pedido por hora y hombre 
• Pallets, cajas o unidades por hora y hombre 

Existen algunos ratios que pueden justificar en algún modo las diferencias que podamos obtener en los ratios anteriores, ya que miden la dificultad de la preparación de pedidos:

• Media de bultos por albaran o pedido. 

• Media de líneas por pedido. 

• Media de unidades por línea de pedido.

• Calidad de la preparación de pedidos 
• Control de errores detectados en preparación por operario 
• Reclamaciones efectuadas por clientes 
• Plazo de preparación: días transcurridos entre petición del cliente y la preparación de pedido 
• Demoras : Porcentaje de pedidos pendientes de servir.

ANÁLISIS DE LAS DESVIACIONES EN LA PLANIFICACIÓN

Las diferencias temporales que presentan las tareas, así con la diferente intensidad de trabajo que es preciso dedicar a cada tarea, aconsejan que establezcamos un continuo análisis de las desviaciones existentes entre la planificación y la situación real , de esta situación podemos también sacar la conclusión que los equipos de trabajo sean capaces de realizar otros trabajos, bien complementarios o pertenecientes a otros equipos, consiguiendo con ello gran flexibilidad en la actividad de almacén. 

Las capacidades de trabajo varían grandemente con la organización y medios disponibles, por ello es necesario realizar un adecuado seguimiento de los resultados que se van generando en el almacén, estableciendo los cambios oportunos tanto en equipos como en sistemas de gestión cuando se producen desviaciones.

Para realizar un adecuado seguimiento de la actividad del almacén y de las posibles desviaciones que se produzcan es necesario realizar los siguientes pasos: 

• Elaboración de ratios standard de productividad 
• Comparación de standard con resultado real 
• Toma de medidas en el caso que se produzcan resultados negativos 
• Puesta en marcha de dichas medidas 
• Modificación de estándares 

Las situaciones mas habituales con las que nos solemos encontrar en función del tipo de operación son las siguientes: 

• Descarga / Recepción .- Las situaciones mas habituales son: 
• Exceso de volumen de descarga .- Las medidas posibles a tomar son: 
• Establecer calendario de recepción dirigida 
• Dotar de muelles al almacén 
• Normalizar características de los pallets 
• etc 
• Falta de productividad 
• Modificaciones del sistema de trabajo 
• Mejora en los sistemas de documentación 
• etc.
• Ubicación / Reabastecimiento 
• Exceso de pallets a mover 
• Modificaciones en la maquinaria, bien incrementándolas, bien mejorando la prestación de las mismas 
• Incremento de medios y plantilla de operarios 
• etc. 
• Falta de productividad 
• Modificación en el plan de ubicaciones 
• Modificaciones en la estructura del alzado de estanterías 
• Modificaciones en los sistemas de trabajo y en la documentación a utilizar 
• Incremento del número de errores 
• Control informático de los huecos de almacén 
• Utilización de etiquetas de control con códigos de barras 
• Utilización de lectores ópticos 
• Utilización de terminales portátiles 
• etc. 
• Preparación de pedidos.- 
• Exceso de volumen de pedidos .- 
• Modificación de sistema de preparación de pedidos 
• Incremento de medios de manipulación y operarios 
• Automatización 
• etc. 
• Falta de productividad .- Las medidas a tomar serían similares al caso anterior. o
• Incremento de errores , además de medidas similares al caso anterior también podríamos optar por las siguientes: 
• Utilización de lectores de códigos de barras 
• Inventarios permanentes 
• Expedición y Carga .- En el proceso de carga los problemas que nos encontraremos serán similares al caso de descarga y recepción y tomaremos decisiones similares a las señaladas en esa operación.