SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LA CADENA DE ABASTECIMIENTO 

Sistemas de información en la cadena de abastecimiento 

Las técnicas actuales de gestión empresarial se esfuerzan hacia el conocimiento cada vez más crítico de los costos, en los diferentes estadios de la producción, la comercialización y la distribución. Por ello se tiende a incorporar en el desarrollo profesional de la empresa un mayor grado de especialización en la gestión y la ejecución, en las distintas áreas de actividad.

La dirección presupuestaria y por objetivos aporta una motivación fundamental que exige un esfuerzo adicional de planificación y coordinación para que se produzca el máximo aprovechamiento del conjunto de las acciones, evitando que se interfieran entre sí o que se dupliquen algunas tareas innecesariamente.

La informática se ha convertido en eje principal de recursos de la empresa. La capacidad de tratamiento de la informática ofrece la oportunidad a todos los niveles de dirección y responsabilidad de analizar cualquier problemática así como una importante fuente de datos en formas y disposiciones múltiples que tienen un valor inestimable a la hora de tomar decisiones.

Precisamente cuanto más elevado es el nivel de la exigencia requerida, mayor es La eficacia que se obtiene con el procesamiento de la información y es sin duda en el ámbito de las funciones logísticas y de distribución donde podemos encontrar infinitas oportunidades de mejora de nuestros objetivos y nuestros costos.

Hasta que la informática no existió como una realidad concreta, podemos afirmar que las técnicas y las funciones logísticas, no alcanzaron un grado de eficacia y fiabilidad real, pero con la aplicación operativa en tiempo real (sistemas interactivos) se logra una madurez total en la gestión y planificación de la producción y los aprovisionamientos, la distribución y los stocks de productos y la automatización de la manipulación y el almacenamiento.

Desde que un cliente cursa su pedido hasta que éste se ha materializado físicamente en su almacén o en las estanterías del establecimiento, se suceden una serie de hechos con connotaciones de carrera contra reloj. Existen una serie de factores que determinan la capacidad de reacción y con unos valores, evidentemente claves para el éxito, ya no sólo para una acción en concreto, sino en la continuidad de la misma y su reflejo en las oportunidades que ofrecemos a la competencia para ocupar nuestro espacio comercial.

Entre cada suceso existe un lapso de tiempo que debemos tratar de reducir a su mínima expresión, proporcionando los medios más efectivos para que los intervalos entre ellos, sean reducidos en lo posible. Si analizamos los pasos en el conjunto del ciclo de la cadena de abastecimiento, observaremos fácilmente cómo incide el tiempo en los mismos:

• 1. Toma del pedido. 
• 2. Verificación pedido. 
• 3. Transmisión pedido. 
• 4. Recepción pedido. 
• 5. Control crédito y condiciones. 
• 6. Confección orden servicio. 
• 7. Transmisión al centro distribución. 
• 8. Preparación pedido. 
• 9. Transporte larga distancia.
• 10. Distribución.

De la simple observación de la lista de los sucesos enlistados, que resumen las actividades relacionadas con la distribución, se desprende que existe una cantidad importante de ellas que corresponden a gestión pura del pedido y su entorno, y que en conjunto además, se hallan vinculadas a la acción de la venta y con el éxito del resultado final de la misma. 

Complementariamente además, es importante para el vendedor, disponer de información actualizada sobre aspectos determinantes de su trabajo, tales como: 

• 1. Conocimiento de stocks disponibles. 
• 2. Situación de su promedio sobre las mezclas previstas. 
• 3. Rechazos de pedidos por causas de condiciones u otros. 
• 4. Estadística general de su actividad y resultados. 

Pero existe un común denominador en todo lo tratado, el estricto efecto tiempo-espacio, ya que en ningún caso sería útil recibir información si ésta no correspondiese a una inmediata situación, que en el caso del flujo físico de las mercancías, es la relación existente entre el momento de realizar el pedido y la recepción de mercancía por el cliente. 

También es cierto que en algunos casos el elemento espacio determina una dificultad importante a superar, por ejemplo, la situación física del vendedor respecto a su organización que debe autorizar la remisión del pedido (oficina central o delegación) y a su vez de ésta con el centro de distribución asignado. Por otra parte la distancia existente entre la ubicación de la mercancía ya preparada para su expedición y su destino último. 

Es en este contexto donde la informática tiene un papel decisivo para aquellas empresas que quieren mantener una posición de privilegio en su distribución. 

La utilización de terminales portátiles facilita enormemente el diálogo entre muchas unidades periféricas y un servidor central, de forma que estos acceden a la base de datos y obtienen la actualización de cualquier información, a la vez que son capaces de procesar dicha información, esta comunicación, que evidentemente precisa de los correspondientes modems de transmisión, también puede concentrarse utilizando PC’s como intérpretes, y hoy una gran tecnología de índole satelital.

Por otra parte, será necesario que en el proceso central de la información recibida, exista suficiente agilidad para su tratamiento, ya que sería un contrasentido que se pierda efectividad, donde realmente deben existir mayores recursos. No obstante, hay que ser conscientes de dos hechos críticos; uno es la prioridad establecida en las aplicaciones que puede que no sean tratadas con el mismo criterio, al proceder de centros de decisiones distintas y otro, el conjunto de excepciones y autorizaciones que indefectiblemente se suceden en el tratamiento administrativo y contable de los pedidos. 

Finalmente, un aspecto actualmente en desarrollo tecnológico para su tratamiento informatizado y automatizado es el de la preparación de los pedidos (picking) mediante la utilización de elementos terminales, en diálogo constante con las computadoras de los centros de distribución, que facilitan el acceso de los preparadores a las ubicaciones de las referencias, en el área correspondiente, incrementándose considerablemente los valores de productividad y fiabilidad, además de una actualización constante de los stocks de reposición. 

Esta faceta del tratamiento informatizado de la gestión y preparación de pedidos, y sus distintos niveles de automatización es, sin duda, el mayor punto de referencia de los expertos de todas las áreas de la logística, ya que supone el mayor volumen de costo operativo para muchas empresas, cuya distribución se proyecta con centenares de referencias, a través de miles de clientes, que generan una importante cantidad de líneas y pedidos a entregar. 

Dentro de los diferentes sistemas de información disponibles para la gestión de la cadena de abastecimiento tenemos:

Intercambio electrónico de datos (EDI) 

El EDI (Electronic Data Interchange) Intercambio Electrónico de Datos, permite intercambiar información entre empresas, mediante un formato específico común, haciendo innecesaria la intervención humana, ya que las operaciones se llevan a cabo, íntegramente a través de ordenadores. Con el internet, el EDI gana protagonismo, en el escenario del B2B (Business to Business) o negocios electrónicos entre empresas (Mora, Luis).

En el EDI, las interacciones entre las partes tienen lugar por medio de aplicaciones informáticas que actúan a modo de interfaz con los datos locales y pueden intercambiar información comercial estructurada. Para su implementación cabe destacar: 

• Establece cómo se estructuran, para su posterior transmisión, los datos de los documentos electrónicos. 
• Define el significado comercial de cada elemento de datos. 
• Para transmitir la información necesita un servicio de transporte adicional (por ejemplo, un sistema de tratamiento de mensajes o de transferencia de ficheros). 
• Respeta la autonomía de las partes involucradas. 
• No impone restricción alguna en el procesamiento interno de la información intercambiada o en los mecanismos de transmisión. 

Generalmente las aplicaciones EDI se ven más reflejadas en organizaciones de carácter comercial y financiero, sin embargo la transmisión electrónica puede darse también en instituciones gubernamentales, entidades hospitalarias, educativas e industriales, en donde estas últimas son jalonadas por las comerciales (como cadenas de supermercados). Más allá de la característica de la empresa o del sector, el EDI estructura la información y los formatos a emplear entre las partes. El ámbito de los documentos que se pueden generar por EDI es muy amplio, sin embargo se destacan algunos que por su uso mayormente común son tomados siempre como genéricos en la implementación del EDI: 

• Órdenes de compra. 
• Facturas de venta. 
• Aviso de despacho. 
• Reportes de inventarios y ventas. 
• Reportes de transferencias de fondos

• Ventajas: 

Las empresas utilizan el EDI por las mismas razones que adoptan la mayoría de las tecnologías modernas: aumentar la eficacia en sus operaciones e incrementar los beneficios. Algunas de las ventajas son: 

• Reducción de costos administrativos. 
• Mejor control del inventario. 
• Integración estratégica de los datos EDI y el proceso de la información. 

De una forma más específica, los beneficios que representa para un proveedor el uso del EDI se materializa en una gestión más eficaz, de los procesos de suministro de producto (los tiempos se acortan), de los stocks, así como de su relación con otros proveedores. A los fabricantes les sirve el EDI para optimizar la cadena de suministros y también integra sus MPR (sistema de planificación de recursos de fabricación) con los de sus proveedores (Mora, Luis). 

 

•  Códigos de barras

Es una herramienta para capturar información de manera automática; permite identificar productos, servicios, localizaciones y activos de manera única a nivel mundial. El código de barras tiene dos componentes:

•  El código. 
• El símbolo. 

El código es la representación numérica, es decir los caracteres humanamente legibles. El símbolo es la representación gráfica del código. Está conformado por barras claras y oscuras de diferente grosor, que permite la captura automática de la información por medio del lector. Un mismo código puede estar representado en diferentes simbologías.

Un código de barras funciona en la práctica de manera similar a una linterna común, leyendo la luz reflejada de una superficie. El proceso comienza con un dispositivo que emite un rayo de luz directa sobre un código de barras. El dispositivo contiene un pequeño sensor que detecta la luz reflejada y la convierte en energía eléctrica. El resultado, es una señal eléctrica que puede ser interpretada y convertida en datos. 

De los sistemas de identificación automática el más común en la actualidad por su versatilidad es el código de barras; más del 60% de los procesos industriales y comerciales son realizados con este tipo de método. Básicamente, los códigos de barras son leídos por el barrido de un pequeño punto de emisión luminosa a través de las barras, la información leída del código de barra se convierte en el computador para su manejo, facilitando procesos como le gestión de pedidos, inventarios, transporte o identificación de productos.