COMPRAS EN LA GESTIÓN DE ABASTECIMIENTO

 COMPRAS EN LA GESTIÓN DE ABASTECIMIENTO


Para la mayoría de las organizaciones, tanto de servicios como manufactureras, la función de compras adquiere una importancia estratégica, ya que la eficiencia con que la misma sea cumplida determinará la marcha de la misma, sus costos y su capacidad de respuesta a los requerimientos internos y externos.

Debido a la intangibilidad de los servicios, en algunas firmas el papel de las provisiones es menor, por ejemplo, para un estudio contable, una firma diseñadora de páginas web o un consultorio médico. Sin embargo, para compañías tales como las de transporte, hoteles, restaurantes, la función de aprovisionamiento es esencial. Una compañía de remises que adquiera automóviles de alto consumo de combustible, un hotel que no provea a sus clientes de las toallas suficientes o un restaurante que no controle la calidad de los alimentos que compre, evidentemente se encontrarán en problemas para competir en el mercado. 

La función de compras se ocupa del proceso de adquisición de bienes y servicios necesarios para el desarrollo de las actividades de la organización, ya sea tanto del abastecimiento de las materias primas e insumos básicos para el proceso de transformación, como de las maquinarias y equipos, repuestos para mantenimiento, elementos de seguridad, servicios varios, muebles y artículos de oficina, artículos de limpieza e higiene, y elementos de consumo para el personal (agua, café, té, azúcar, etc.) entre otros. 

Dada la variedad y características específicas de los bienes y servicios que se consumen, el área de compras debe realizar diferentes gestiones ante múltiples proveedores y bajo distintas modalidades. Es por ello que se deben establecer claras políticas de compras para cada uno de los ítems a adquirir, políticas que deben dar respuestas a las siguientes preguntas:

  • ¿Qué comprar? 
  • ¿Cuánto comprar? 
  • ¿Cuándo comprar? 
  • ¿Cómo comprar? 
  • ¿Dónde comprar?


¿Qué comprar?

Las materias primas, materiales e insumos necesarios para el proceso de producción – se compra de acuerdo a las especificaciones dadas por el sector solicitante, en relación a sus materiales, dimensiones, tolerancias y otras características relevantes, como calidad, fechas de vencimiento, características medioambientales y, en algunos casos, marcas-. También se adquieren rodados, equipamiento, otros muebles y útiles, de acuerdo a las necesidades de la firma.

¿Cuánto comprar? 

Las cantidades a adquirir dependerán de los niveles de demanda, de las necesidades de producción ú otras áreas de la organización, de los descuentos y bonificaciones que otorguen los proveedores, de la escasez de los ítems en el mercado, de los niveles existentes en stock, del tipo de sistema de inventario que se utilice y de los niveles de servicio que se desea ofrecer.

¿Cuándo comprar? 

El momento para realizar los pedidos depende del flujo de demanda y de las condiciones del mercado, de los niveles de inventario y del lead time total8 . También influencia esta decisión el tipo de demanda (dependiente o independiente) y la utilización de distintos sistemas de administración de inventarios.

¿Cómo comprar? 

¿Es conveniente comprar en forma telefónica? ¿Por fax o vía mail? ¿Personalmente? ¿Conformando un pool de compras? ¿Es mejor comprar todos los artículos desde una sola dependencia o que cada sucursal lo haga en forma particular? ¿Por qué no utilizar el concepto J.I.T. en las compras? Las formas de efectuar las compras tienen estrecha relación con la importancia económica de los bienes o servicios que se adquieren, de la personalización de los mismos y del volumen en juego, tal como se verá más adelante.

¿Dónde comprar? 

Estas decisiones incluyen la selección del lugar de adquisición (compras nacionales vs. internacionales), la búsqueda, selección, registro y evaluación de los proveedores, temas sobre los que se ahondará posteriormente. Herramientas tales como el ABC y los múltiples softwares que existen en el mercado, suelen facilitar el análisis y las decisiones involucradas en la administración de las compras.


ACTIVIDADES TIPICAS DEL AREA 

El rol de Compras no está limitado sólo a colocar y activar órdenes (realizar un seguimiento de los pedidos a través de contactos con el proveedor), sino que debe cumplir con una serie de tareas que contribuyen a una mejor administración de los recursos de la organización. Entre ellas: 
  • Investigar los mercados: condiciones de los mismos, número, tamaño y localización de proveedores, su confiabilidad de los mismos, fuentes alternativas de suministros, sustitutos de materias primas, materiales e insumos, clases y costos de transportes factibles de utilizar 
  • Asesorar a los clientes internos acerca de nuevos productos, nuevos materiales, precios y calidades alternativos 
  • Asesorar en cuanto a la conveniencia de hacer o comprar  
  • Confeccionar y actualizar un registro de proveedores 
  • Seleccionar proveedores 
  • Negociar precios, calidad, fechas y modalidades de entrega, servicios pos- venta, fechas y formas de pago
  • Pedir cotizaciones de un modo tal que permita su posterior comparación 
  • Efectuar un análisis de valor de las diferentes propuestas 
  • Armar pliegos de licitación cuando correspondiere, publicar los anuncios correspondientes, abrir las ofertas y proceder a su estudio 
  • Confeccionar contratos ú órdenes de compra 
  • Registrar los pedidos, agruparlos por ítems y elaborar cronogramas de entregas 
  • Realizar seguimiento de los pedidos, activar las compras 
  • Efectuar el control de cantidades recibidas, realizar o colaborar en el control de calidad de las mercaderías enviadas por los proveedores, rechazar o aceptar las entregas 
  • Vigilar e informar del éxito o fracaso de pruebas realizadas con nuevos materiales o productos 
  • Administrar la devolución de productos fallados, entregas de diferente calidad a la solicitada y/ o cantidades equivocadas 
  • Evaluar a los proveedores (cumplimiento de fechas de entrega, de calidad, de cantidades entregadas, de devoluciones, de servicios posventa realizados efectivamente, de tiempo de respuesta, entre otros parámetros) 
  • Analizar, junto con el proveedor, el mal desempeño de los artículos comprados o de la gestión de provisión 
  • Efectuar la recepción e ingreso de los pedidos a los almacenes o despachar a los lugares de utilización 
  • Intervenir en el control y venta de rezagos 9 
  • Confeccionar y actualizar un archivo del estado de inventarios 
  • Intervenir en las auditorías de los almacenes 
  • Administrar las normas de embalaje 
  • Administrar los transportes y los envíos a otras plantas, sucursales o centros de distribución 
  • Dirigir la contratación, la supervisión y la evaluación del personal del área 
  • Formular y presentar estadísticas relacionadas con su función
La persona encargada de las compras debe conocer no solamente cuáles de las características especificadas para los artículos a adquirir son realmente esenciales y cuáles sólo cumplen una función estética, sino también qué tipo de materiales/productos sustitutos pueden igualmente ser funcionales; de esta forma estará en mejores condiciones para cumplimentar su búsqueda, selección, negociación y asesoramiento a las partes interesadas. 

Por otra parte, podría pensarse que la determinación de la calidad de los artículos a adquirir no es una responsabilidad del área de Compras sino del de Ingeniería o Producción, sin embargo, los compradores juegan un importante papel en este tema. En muchas ocasiones, los solicitantes de las compras desconocen las implicancias que una pequeña diferencia de diseño o de calidad puede tener en los costos (los compradores están mejor informados de los precios y variedades en plaza), por lo que es recomendable una fluida comunicación entre Compras y los diseñadores/ usuarios.

TIPOS DE COMPRAS 

No existe un procedimiento universal ni una sola modalidad para comprar la totalidad de las diferentes clases de artículos que las compañías requieren para su funcionamiento. De acuerdo a diferentes parámetros, podemos hablar de distintas formas o tipos de compra:

  • Según la concentración de la función: 
    • Compras centralizadas: las adquisiciones se realizan desde un sólo departamento central para todas las plantas y/o sucursales de la firma. Desde allí se distribuyen bajo propia responsabilidad o se pacta con proveedores las cantidades y fechas en que éstos entregarán los pedidos a los distintos centros de consumo. Bajo esta modalidad es frecuente la obtención de menores precios (descuentos por volumen), mejor servicio y mejores condiciones en cuanto a disponibilidad del suministro a largo plazo. Sin embargo, con frecuencia trae aparejado un aumento en el nivel de inventarios y una pérdida de control a nivel local. Además, si la totalidad de los pedidos son entregados en forma centralizada, la empresa deberá hacerse cargo no sólo de los costos de transporte hacia las diferentes ubicaciones de la firma, sino asumir los riesgos de rotura, pérdida y robos que esto implica. Por último, cabe agregar las mayores dificultades administrativas que podría acarrear (fallas en cantidad entregada, errores en el tipo de mercadería enviado, devoluciones, duplicación de control, entre otras) Una modalidad creciente que responde al tipo de compras centralizadas es el denominado pool de compras, en donde varios productores con idénticas necesidades conforman un pedido único, con la intención de obtener importantes descuentos por volumen.
  • Compras descentralizadas: los pedidos son efectuados desde los distintos centros productivos o comerciales que posee la compañía, de acuerdo a las necesidades locales de cada uno de ellos. Este tipo de compras también se refiere a la circunstancia en que las compras se hallan distribuidas entre diferentes solicitantes dentro de una misma planta (por ejemplo, cuando cada departamento tiene asignado su propio presupuesto para compras). Este tipo de compras tiene la ventaja de responder más ajustadamente a los requerimientos de la demanda, en especial, por el mayor conocimiento del mercado local, y deberían ser la elección excluyente en aquellos casos en que se trata de insumos exclusivos para una instalación en particular.Entre las desventajas, se pueden nombrar la pérdida del ahorro por volumen y, en el caso de compras a distintos proveedores, los distintos precios de las compras (que pueden repercutir en la rentabilidad y evaluación del desempeño de las sucursales) y las diferentes calidades de insumos adquiridos.
  • Según la concentración de la función: 
    • Compras centralizadas: las adquisiciones se realizan desde un sólo departamento central para todas las plantas y/o sucursales de la firma. Desde allí se distribuyen bajo propia responsabilidad o se pacta con proveedores las cantidades y fechas en que éstos entregarán los pedidos a los distintos centros de consumo. Bajo esta modalidad es frecuente la obtención de menores precios (descuentos por volumen), mejor servicio y mejores condiciones en cuanto a disponibilidad del suministro a largo plazo. Sin embargo, con frecuencia trae aparejado un aumento en el nivel de inventarios y una pérdida de control a nivel local. Además, si la totalidad de los pedidos son entregados en forma centralizada, la empresa deberá hacerse cargo no sólo de los costos de transporte hacia las diferentes ubicaciones de la firma, sino asumir los riesgos de rotura, pérdida y robos que esto implica. Por último, cabe agregar las mayores dificultades administrativas que podría acarrear (fallas en cantidad entregada, errores en el tipo de mercadería enviado, devoluciones, duplicación de control, entre otras) Una modalidad creciente que responde al tipo de compras centralizadas es el denominado pool de compras, en donde varios productores con idénticas necesidades conforman un pedido único, con la intención de obtener importantes descuentos por volumen.
    • Compras descentralizadas: los pedidos son efectuados desde los distintos centros productivos o comerciales que posee la compañía, de acuerdo a las necesidades locales de cada uno de ellos. Este tipo de compras también se refiere a la circunstancia en que las compras se hallan distribuidas entre diferentes solicitantes dentro de una misma planta (por ejemplo, cuando cada departamento tiene asignado su propio presupuesto para compras). Este tipo de compras tiene la ventaja de responder más ajustadamente a los requerimientos de la demanda, en especial, por el mayor conocimiento del mercado local, y deberían ser la elección excluyente en aquellos casos en que se trata de insumos exclusivos para una instalación en particular. Entre las desventajas, se pueden nombrar la pérdida del ahorro por volumen y, en el caso de compras a distintos proveedores, los distintos precios de las compras (que pueden repercutir en la rentabilidad y evaluación del desempeño de las sucursales) y las diferentes calidades de insumos adquiridos.
  • De acuerdo a la filosofía de gestión: 
    • Compras tradicionales: caracterizadas por la existencia de múltiples proveedores para un mismo tipo de bien o servicio, relaciones a corto plazo entre las firmas involucradas, en un ambiente de desconfianza (en general, se adquieren mayores cantidades para resguardarse de los incumplimientos de los proveedores) y basado en la conveniencia individual de cada uno de los participantes (tanto comprador como proveedor pujan por mejores condiciones para sí mismos en cada transacción, por ejemplo, cuando el proveedor “infla” los precios o el comprador miente en los volúmenes que adquirirá en el futuro para obtener mejores condiciones en sus compras). 
    • Compras Justo a Tiempo: la existencia de fuentes únicas de abastecimiento y las relaciones de asociación a largo plazo con proveedores son algunos de los aspectos sobresalientes de este tipo de gestión. Las entregas frecuentes en lotes pequeños por parte de los proveedores evidencian la necesidad de una mayor coordinación y cooperación entre las partes, lo que posibilita una mejor calidad de respuesta a las exigencias de la demanda.
  • Según el tipo de bien que se adquiere: 
    • Compras de bienes físicos: la gran mayoría de este tipo de productos permite su visualización, su prueba y su control de calidad antes que sean adquiridos, ofreciendo así una mayor seguridad en las compras. Los requerimientos de bienes físicos en una empresa dan origen a una orden de compra; aprobada ésta por el proveedor, se transforma en un contrato exigible.
    • Compras de servicios: la particularidad de este tipo de productos hace que se presenten mayores dificultades en el aprovisionamiento, ya que no es posible una evaluación previa a su prestación. En mercados no monopólicos, la elección del proveedor suele basarse en las experiencias de otros usuarios. Los requerimientos de servicios dan origen a contratos –de suministros, de locación, de obra, entre otros–, con condiciones similares a las órdenes de compra.
  • Según los mercados implicados: 
    • Compras locales: se refieren a las contrataciones de servicios nacionales o nacionalizados y a las adquisiciones de materias primas, materiales o insumos que se fabrican en el mismo país en donde opera la firma compradora (las firmas proveedoras pueden ser de origen nacional o extranjero). Las ventajas de este tipo de compras residen en los menores tiempos de entrega de los proveedores locales respecto a los localizados en el extranjero, el conocimiento de las firmas que operan en el país, el aprovechamiento de tecnologías innovadoras instaladas en el país y, en ciertos casos, los costos (en especial, cuando los tipos de cambio son favorables a los mercados nacionales)10 . Las desventajas del “compre nacional”, por otra parte, suelen estar asociadas a los mayores costos internos (impositivos, laborales, menor productividad, por ejemplo) y el riesgo de obtener insumos de menor calidad que los que se podrían obtener en el extranjero. ß
    • Compras internacionales: compras que se realizan a diferentes mercados del mundo, a través de proveedores con oficinas comerciales en el mismo país que la firma compradora o a través de diferentes agentes de comercio internacional (corredores, representantes, distribuidores, couriers, u otros intermediarios.) Este tipo de compras ha sido históricamente terreno de los bienes, sin embargo, en los últimos años se ha ido consolidando una tendencia a la mayor comercialización de servicios en el comercio internacional (servicios financieros, educativos, de asesoramiento, turismo, entre otros) Los menores costos de la fuerza laboral y de producción, el acceso a artículos que no existen en los mercados nacionales, la disponibilidad de avanzadas tecnologías en el extranjero, los menores precios de adquisición y la mayor calidad de productos, son algunos de los motivos que impulsan este tipo de compras. La mayor liberalización del comercio internacional que se ha venido sucediendo en los últimos tiempos ha favorecido este tipo de transacciones, haciendo del outsourcing global una estrategia casi excluyente para una vasta cantidad de compañías, en especial, las de gran tamaño. Las compras en el extranjero exigen una mayor coordinación logística y una especial evaluación de los costos en juego (búsqueda y selección de proveedores, precio de los bienes o servicios a adquirir, comisiones a intermediarios, cartas de crédito, costo de los transportes, seguros, tipos de cambio, alícuotas de importación, derechos de aduana, entre otros). Además, siempre existe el riesgo de recibir mercadería dañada, fallada, que no cumple las especificaciones o enviada en diferente cantidad a la solicitada. Por último se ha de mencionar el alargamiento del ciclo de pedido-entrega. Las particularidades de este tipo de adquisiciones exigen una mayor agilidad y eficiencia a la oficina de compras.
  • Según la naturaleza de las compras:
    • Compras de economato: aquellas que son de pequeña importancia económica, como por ejemplo papelería, útiles e insumos de oficina, artículos de higiene, etc. La variedad involucrada y la diferente frecuencia de compras de este tipo de bienes es tan amplia que no se justifica la emisión de órdenes de compra para cada una de estas adquisiciones; por esta razón suele utilizarse una “caja chica” (se asigna una suma de dinero para estos gastos y los mismos se rinden mensualmente; las compras son realizadas generalmente por algún empleado del sector requiriente, en forma personal). 
    • Compras de mediana magnitud: se refieren a aquellas que involucran mayores montos de dinero. En estos casos se deberán tomar mayores resguardos, como por ejemplo un seguimiento más frecuente de las mismas o la conveniencia de realizarlas en forma personal, por ejemplo, para constatar especificaciones, realizar pruebas o solicitar modificaciones de diseño. ß Compras de elementos críticos: aquellos esenciales para garantizar la continuidad de la producción, ya sea por su escasez, sus particulares características, su costo o su fragilidad. La planificación de las compras, su seguimiento y el control de este tipo de artículos -o servicios- deben extremarse, estableciendo claras y precisas políticas de abastecimiento. 
    • Licitaciones: básicamente, la licitación es un proceso a través del cual se efectúa un pedido de presentación de ofertas de bienes o servicios a proveedores, se evalúan las mismas y se escoge la mejor en relación a las condiciones exigidas. En las licitaciones públicas, cualquier proveedor puede cotizar, mientras que en las licitaciones privadas se invita a determinados posibles oferentes. Este tipo de procedimiento se realiza cuando se desea adquirir productos de cierta importancia económica, cuando se espera obtener un producto con características únicas y/o cuando se pretende tener cierta seguridad en las entregas. En el caso de la Administración Pública, éste es un procedimiento habitual, en especial, cuando las compras superan determinados montos.
  • De acuerdo a la frecuencia de adquisición: 
    • Compras recurrentes: se realizan en forma constante y relativamente uniforme. En estos casos, es frecuente que los abastecimientos se basen en contratos con proveedores pre-seleccionados y se realicen de acuerdo a las políticas existentes, a los presupuestos aprobados y según el programa de producción establecido. Comúnmente, este tipo de compras se relacionan con el abastecimiento masivo de artículos estándares por parte de un mismo proveedor. De acuerdo a los montos involucrados en este tipo de abastecimiento, frecuentemente se utilizan distintos procedimientos de compras, tal como se indicará más adelante. 
    • Compras spot: se efectúan por única vez, generalmente para cubrir una necesidad extraordinaria.11 Por ejemplo, la construcción de una planta, la adquisición de una maquinaria, de un sistema integral de información, de equipos generadores de energía eléctrica o la contratación de un servicio de seguridad para una ocasión especial. Por lo general, este tipo de aprovisionamiento requiere una minuciosa búsqueda y selección de proveedores específicos, y, la gestión de compras puede incluir entrevistas con varios fabricantes o prestadores de servicios, diseño, producción y pruebas de prototipos. De acuerdo al monto de dinero involucrado en la compra, se puede generar una simple orden de compra, firmar un contrato o realizar una licitación. Es inevitable que en toda empresa se presente además la necesidad de adquirir ítems de poco valor económico por única vez, como por ejemplo algún mueble o útil. En algunos casos es posible hacer uso de la “caja chica”, pero en aquellos en los que este procedimiento no es posible, suelen generarse mayores costos de transacción (búsqueda de proveedores para ese artículo específico, costos administrativos de la gestión de compras, costos de transporte asociados a un único ítem, entre otros). Debe hacerse notar que, en muchas ocasiones, la gran cantidad de pequeñas órdenes se deben a descuidos, errores o ignorancia por parte del personal de compras. Así, es posible que haya una demanda de artículos semejantes por parte de diferentes áreas de la empresa, y las compras se tramiten en forma individual en lugar de consolidar los pedidos. De ésto se deduce que un mejor planeamiento y programación de las compras podría reducir los costos asociados con este tipo de adquisiciones.
  • Según su forma de registración 12 : 
    • Por monto o tipo de gasto, utilizándose órdenes de compra, contratos, pliegos de licitaciones o cajas chicas, según corresponda. Para las compras recurrentes de artículos de mayor valor, suelen utilizarse órdenes de compra abiertas que suelen abarcar el aprovisionamiento de todo el año o para varios años. En este tipo de contratos, el sector solicitante de los artículos puede ordenar sin tener que pasar por Compras. Los proveedores se comprometen a entregar los pedidos parciales en períodos de tiempo especificados o cuando se los requiera; en este último caso, se dejan en blanco las cantidades y las fechas de entrega (y en algunos casos, los precios), para que se establezcan en el momento apropiado. En caso de no haber fijado un precio para los ítems, el método para su determinación debe estar incluido en el contrato en forma explícita, clara y de un modo tal que evite controversias. Las órdenes de compra abiertas o contrato marco son emitidos por el monto total de compras o cantidades. En las O/C abiertas en cantidad, el comprador se compromete a adquirir determinada cantidad de unidades de los artículos definidos en el contrato, dentro del período de vigencia del mismo; en las O/C abiertas en valor, la empresa se compromete a comprar un cierto monto de dinero entre los artículos que desea adquirir. Estos procedimientos tienen las ventajas de eliminar el papeleo, asegurar el abastecimiento regular, mejorar el flujo de materiales, evitar la acumulación de stocks innecesarios y obtener un precio global más competitivo (provenientes de ahorros por volumen). La seguridad del contrato de aprovisionamiento y las posibles economías de escala en la fabricación son los beneficios más evidentes para los proveedores. Las órdenes de compra abiertas también se utilizan para artículos de uso constante pero de bajo valor, en donde el costo de ordenar podría incluso superar el costo de los mismos. Por otra parte, ya se ha comentado la utilización de la “caja chica” para compras de economato; en general, las grandes cantidades de artículos pequeños que se compran no son objeto de negociaciones ni contratos. En estos casos, el comprador simplemente consulta los catálogos o lista de precios disponibles y ordena en base a ellos. Para los pedidos de mediana magnitud, aún de uso constante, es posible que no se tramiten órdenes de compra abiertas y que se realicen pedidos de compras específicas cada vez. En cada pedido se describe nuevamente el producto y se pide cierta cantidad para ser entregada en una fecha especifica. Por lo general, este tipo de procedimiento involucra una nueva selección de proveedores para todos o algunos de los pedidos.
  • Por usuario o sector/ por divisiones/ por sucursales:
  • Por rubro/ subrubro, por ejemplo:
  • Por proveedor:

Las compras pueden realizarse a partir de listados enviados por cada proveedor, a través de catálogos o pedidos particulares no estandarizados.

Por último, cabe agregar que los grandes avances en el área de tecnología de la información han facilitado enormemente la gestión de compras. El uso de sistemas integrados de gestión ERP (Enterprise Resource Planning, Planeamiento de Recursos de la Empresa) 13 tales como SAP, J.D.Edwards, Oracle y otros, permiten obtener mayor precisión y exactitud en los procesos de abastecimiento, su registro y control. Este tipo herramientas permite integrar la gestión de aprovisionamiento, desde el requerimiento originado en el sistema hasta la generación de la orden de compra que se envía automáticamente al proveedor, incluyendo los registros administrativos y contables asociados a cada operación.

  • Según los medios utilizados en las transacciones:

  • Por lo general, las compras personales se realizan en ocasión de adquisiciones de gran valor o importancia económica, en donde las negociaciones cara a cara pueden dar lugar a mejores acuerdos comerciales. También suelen utilizarse en el caso de la contratación de algunos tipos de servicios (seguros, transportes, salud, legales, asesoramiento empresario, entre otros), y es imprescindible para compras que involucran un diseño individualizado (máquinas y herramientas, adquisición de software a medida, publicidad, asesoramiento arquitectónico, trabajos de ingeniería, etc.). 
  • El teléfono se utiliza en la mayoría de las compras para determinar la disponibilidad y costo de los bienes o servicios a adquirir, y, en muchas oportunidades, para solicitar los pedidos. En el caso de artículos de poco valor económico que se adquieren en forma esporádica, las compras telefónicas suelen ser la opción más recomendable. En cualquier caso, a fin de evitar errores y de preservar el patrimonio de la empresa, se requiere un registro de lo solicitado y, en su caso, la generación de órdenes de compra. El fax puede suplir los pedidos telefónicos en algunas oportunidades, sirviendo como documentación respaldatoria hasta que se realicen las registraciones definitivas. 
  • Los negocios electrónicos (e-business) están revolucionando la administración de las operaciones a través de nuevas prácticas que permiten acceder a diferentes mercados y lograr, en muchos casos, importantes reducciones de costos. Ejemplos del avance en este sentido en el área de abastecimiento lo constituyen el intercambio electrónico de datos (EDI) y las compras a través de Internet.
Dada la importancia creciente que este tipo de operaciones está teniendo en las empresas y los mercados, este tema será tratado en detalle en el siguiente apartado.

Para finalizar con el análisis de los diferentes tipos de compras, se aclarará que no existe una regla que diga cuál es la mejor opción entre las nombradas; por ejemplo, casi todas las compañías centralizan algunas de sus compras y descentralizan otras (es frecuente que las compras de activos fijos se realicen en forma centralizada, lo mismo que aquellas que requieren elevados conocimientos técnicos). De la misma manera, cada firma escogerá el tipo de aprovisionamiento que se adecue a su sus políticas, sus insumos y sus necesidades específicas, de acuerdo a las circunstancias por las que atraviese en los diferentes momentos o etapas de su vida.

COMPRAS ELECTRÓNICAS

El EDI es un mecanismo estandarizado de intercambio de datos y documentos de negocios entre compañías; permite colocar órdenes sin realizar una llamada telefónica ni enviar documentos por correo. Además, permite a las empresas participantes consultar los inventarios de cada una de ellas, acceder a gráficos de productos con sus especificaciones, ver simulaciones de uso o de comportamiento de los bienes a adquirir, acceder a planes de producción, entre otra información, lo que contribuye a obtener una mayor sincronización en el flujo logístico. El proceso es rápido, exacto y particularmente útil para compras recurrentes.14 

Por su parte, el abastecimiento a través de Internet - denominado genéricamente como “eprocurement ”- ha permitido importantes avances en materia de productividad de las compras. En efecto, la búsqueda de proveedores en la red, el intercambio vía e-mail, los pedidos electrónicos y la transferencia automática de fondos reducen en forma significativa los costos y tiempos asociados a la gestión de aprovisionamiento. Además, los sistemas de adquisiciones on-line tienen gran aceptación por parte de los proveedores porque permiten un mayor acercamiento a los clientes y una posible extensión de sus negocios con una relativa baja inversión de capital.
  • Las compras por Internet pueden referirse a simples transacciones on line, en donde se accede al catálogo que el proveedor ofrece a través de la red y desde allí se envía el pedido vía e-mail. (Catálogos proporcionados por el proveedor). Los catálogos electrónicos pueden enriquecer a los tradicionales, a través de fotos tridimensionales de los productos, la incorporación de voz y videoclips. Además, en algunos casos se puede optar por solicitar on line versiones personalizadas de los productos que se desean adquirir. 
  • Existen también catálogos electrónicos proporcionados por el comprador. Generalmente, éstos son desarrollados por grandes compañías que compran a gran escala y la utilización de este medio les ofrece la posibilidad de hacer economías a nivel global. Es el caso de grandes productores como “General Motors”, “Chrysler” y “Ford”.
  • Otro de los nuevos formatos de negocios asociados con las compras electrónicas se refiere a empresas que gestionan un sitio web en donde compradores y vendedores pueden encontrarse. (Un ejemplo se puede encontrar en www.logismarket.com) Desde allí se tiene acceso a los catálogos proporcionados por el intermediario, y es posible efectuar las compras de una manera rápida y sencilla. Pueden o no realizarse operaciones como las que se explican a continuación. ß 
  • Una modalidad cada vez más extendida para las compras electrónicas el la denominada subasta on line o “e-bidding”. Inaugurado en los años ’90 por “California Automated Credit Exchange” y utilizado en compañías tales como “e-Bay” y “FreeMarkets Inc.”, este formato de negocios está recibiendo considerable atención, especialmente en los mercados más desarrollados. Para el tema que nos ocupa, esto es, las compras, las empresas realizan una “reverse auction” o remate inverso. Por lo general, se fijan los proveedores que serán invitados y se los notifica. El comprador arma una solicitud de precios que se carga en la web, junto con toda la información necesaria como para que los proveedores no tengan que realizar ningún contacto telefónico o escrito aclaratorio. establece una fecha para que los proveedores hagan sus ofertas on-line (compulsa electrónica de precios); de acuerdo a la modalidad escogida, los proveedores pueden o no visualizar las ofertas de sus competidores.15 Llegada la hora de cierre de presentaciones, se establece el ganador del pedido y se publica en la red en forma inmediata. 
  • Además de las compras puntuales en un web site, las empresas pueden formar una red virtual de negocios (extranets), a partir de la cual se intercambia información en tiempo real entre proveedores y clientes. A modo de ejemplo, se mencionarán dos tipos de programas en los que vendedores y minoristas trabajan conjuntamente para ofrecer respuestas adaptadas a los requerimientos de los clientes: el programa de Respuesta Rápida (“Quick Response”,-QR-) y la Respuesta Eficiente al Consumidor (“Efficient Consumer Response’ –ECR-) El primero se basa en el uso de los códigos de barra y en el EDI para crear un sistema de aprovisionamiento justo a tiempo; el segundo es una adaptación del QR que se utiliza en cadenas de supermercados. Ambos permiten que los proveedores tengan un acceso directo a los datos que se generan en el punto de venta; de esta forma, tanto productores como minoristas se ven beneficiados con información en tiempo real que les permite planificar mejor su producción, abastecimiento e inventarios. Este tipo de transacciones que integran a los proveedores vía Internet (ERP, QR, ECR) sólo son posibles bajo un ambiente de estrecha colaboración entre los miembros de la cadena de suministros, y por lo general se utilizan para compras masivas recurrentes. Para finalizar, el cuadro siguiente resume algunas de las ventajas y desventajas o riesgos en las adquisiciones electrónicas.

COMPRAS JUSTO A TIEMPO 

Las compras “Justo a Tiempo” (JAT) son una parte integral del concepto de manufactura JAT, sistema de producción de arrastre que enfatiza la eliminación de desperdicios (tiempos ociosos, inventarios innecesarios, desechos, reprocesos), la fabricación en pequeños lotes y las entregas frecuentes en pocas cantidades - justo a tiempo para la producción -, con el objetivo de responder al cliente con eficacia y eficiencia, al menor costo posible.16 

En efecto, la filosofía JAT entiende los stocks como un síntoma de ineficiencia; es por ello que se tratan de adquirir sólo las materias primas, los materiales e insumos necesarios en el momento oportuno y en las cantidades exactas. Esto requiere una respuesta altamente sincronizada por parte de los proveedores, ya que no existen almacenes ni inventarios de reserva que permitan cubrir trastornos en el flujo de materiales ( si existen, las reservas son muy pequeñas) 

Bajo una política de compras JAT, se requiere, además, una respuesta sumamente eficiente en términos de calidad de productos entregados, ya que la eliminación de inspecciones de entrada y el suministro directo a los centros de trabajo son otras de las prácticas y exigencias del sistema que favorecen la agilidad y los menores costos del proceso productivo. (Si los materiales o componentes adquiridos no cumplieran con los requisitos de calidad requeridos, se podría incurrir en despilfarros de tiempo y de costos por tener que reprocesar o desechar unidades ya producidas que contienen materiales defectuosos) 

Todas estos requisitos para la implementación de un sistema de compras JAT sólo pueden lograrse a través de una relación de compromiso y cooperación entre cliente y proveedores. Se requiere desarrollar relaciones más estables y estrechas, sobre la base de un trabajo conjunto y una gran colaboración, lo que implica trabajar con menos proveedores, más confiables. 17 

El enfoque JAT resalta la necesidad de trabajar con una única fuente de suministro - cuidadosamente seleccionada - para cada artículo o familia de artículos, aumentando de esta manera el volumen de compras (el proveedor logra economías de escala) y reduciendo los costos de gestión. Para ello es necesario establecer acuerdos duraderos en cuanto a precios, niveles de calidad, acortamiento de los ciclos de abastecimiento, reducción de los lotes de entrega, continuidad e inmediatez en las comunicaciones. 

Si bien este enfoque suele ejercer mucha presión sobre los proveedores, los beneficios que se obtienen a mediano y largo plazo son importantes, pues no se trata de transferir a éstos los inventarios y obtener mejores precios de compra, sino de lograr un mejor desempeño de la cadena de suministro en forma global. Para ello, tanto cliente como proveedor trabajan en forma conjunta con el objetivo de reducir costos, minimizar desperdicios, mejorar la calidad y optimizar los tiempos de entrega y de producción en ambas plantas productivas. 

El programa JAT II contempla este último concepto al tratar a los proveedores como socios estratégicos dentro de la cadena de aprovisionamiento. En lugar de un comprador que administre los requerimientos, complete las órdenes de compra y contacte a los proveedores, en el JAT II el proveedor asigna personal propio para trabajar en la planta de su cliente, colaborando en las tareas de abastecimiento y cargando materiales contra una orden de compra abierta. Con este programa en funcionamiento, los proveedores participan, además, en el diseño de productos, aportando sugerencias acerca del mismo e incluso respecto a su fabricación. 

La aplicación de este sistema produce beneficios para todas las partes involucradas, desde la necesidad de contar con menos personal para la administración de las compras y la reducción de gente de ventas de la compañía proveedora, hasta los ahorros por costos de transacción, pasando por una importante reducción de los tiempos de abastecimiento y una mayor precisión en las entregas. 

Algunas compañías llevaron el JAT II un paso más adelante, a lo que se conoce como “kitting” o “JAT secuenciado”. En este proceso, los proveedores no sólo están involucrados en las entregas JAT, sino que además prestan servicios de valor agregado a sus clientes, como por ejemplo preparar los kits de materiales, partes o componentes de acuerdo a la secuencia del programa de producción del cliente y entregarlos sincronizadamente en la línea de montaje en el momento justo en que se necesitan. 

Cualquiera sea el nivel de compras JAT que se quiera implementar, se debe estudiar cuidadosamente qué insumos serán adquiridos a través de este enfoque. Efectivamente, dados los grandes esfuerzos que supone trabajar justo a tiempo con los proveedores y de acuerdo a la importancia de la relación que se genera y la información que se debe compartir, no sería lógico un abastecimiento JAT para todas las necesidades de la empresa. Es así que, por lo general, los aprovisionamientos JAT se realizan en base a la criticidad e importancia de los insumos, materiales o partes que la empresa necesita para su producción. Por último, se ha de mencionar que otra de las consideraciones básicas en las compras JAT es la localización de los proveedores ya que su cercanía es una forma de asegurar el cumplimiento de las entregas en tiempo y forma. 

Para finalizar, en el cuadro adjunto se resumen algunas de las características de las compras JAT y sus beneficios:


REFERENCIAS

8 Lead time total: tiempo que transcurre entre el pedido del cliente y su entrega al mismo. Incluye los tiempos de tramitación de la orden, pedido a proveedores,

9 Los rezagos son los materiales de desperdicio o deshechos de la firma. Al tratarse de materiales y no de productos fabricados, el área de compras conoce los mercados mejor que el departamento de ventas; por dicha razón, este trabajo suele estar bajo la responsabilidad de la primera.

10 Las compras a proveedores nacionales, por otra parte, favorecen el equilibrio monetario y financiero del país, al evitar la salida de divisas al exterior, como ocurre en el caso de los pagos de mercaderías a proveedores extranjeros.

11 Entre estos dos extremos, compras recurrentes o de única ocasión, existen muchísimas combinaciones de compras posibles en cuanto a volúmenes, repeticiones de pedidos y variedad, incluyendo artículos de muy bajo valor económico que se compran una vez al año.

12 Los cuadros sólo son ilustrativos, no incluyen todos los registros necesarios en la gestión de compras.

13 Los sistemas ERP incluyen un módulo de Planeamiento de Requerimientos de Manufactura integrado (MRP II)

14 Ver “El Proceso Logístico y la Gestión de la Cadena de Abastecimiento” en www.ope20156/unlu.edu.ar - Elda Monterroso, Agosto 2000-

15 En las subastas de tipo “holandesa” o “a la baja”, los proveedores bajan y bajan sus precios hasta que se cierra la subasta. Los compradores observan en tiempo real la caída de los precios, hasta llegada la hora de cierre de ofertas.

16 Para un estudio detallado del sistema de producción Justo a Tiempo, ver “Administración de la Producción y Operaciones”, Chase, Aquilano y Jacobs. Ed. Mac Graw Hill-Irwin, 2000, 8va. Edición. 

17 La eliminación de los controles de recepción de mercaderías y la estrecha colaboración entre cliente y proveedor se enmarca dentro de lo que se conoce como “desarrollo y certificación del proveedor”, temas que serán tratados en mayor profundidad en páginas posteriores.


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