GESTIÓN DE ALMACENES EN LA CADENA DE ABASTECIMIENTO 

El almacenamiento está catalogado como una actividad que no agrega valor, sin embargo, esto no es absolutamente cierto: ejemplos típicos de almacenajes que sí agregan valor son los casos de las bodegas en la industria vitivinícola y las cámaras de frío que permiten mantener alimentos por un tiempo considerable. 

Pero piense, por ejemplo, qué pasaría si los hospitales no tuvieran cierto stock de medicamentos, materiales descartables o tubos de oxígeno, qué ocurriría si un cuartel de bomberos no contara con elementos de repuesto para apagar incendios, si una escuela no tuviera algunas cajas de tizas demás, si una universidad no contara con una biblioteca. Imagine los mayores costos asociados a una distribución directa de planta a distantes puntos de consumo, sin centros de distribución intermedios, o los inconvenientes que causaría la falta de repuestos de mantenimiento en una planta de energía eléctrica… Desde estos puntos de vista, entonces, se puede decir que los almacenes sí agregan valor, y que lo hacen a través de diferentes formas.

El problema con los almacenes no es su función en sí misma, sino su mala administración, los inventarios en exceso, la deficiente distribución, el desaprovechamiento de espacio y la inoperancia de controles y registros. De la eficiencia en la gestión de los almacenes dependerá la creación de valor o, de lo contrario, sólo el agregado de costos.

¿CUÁL ES LA UTILIDAD DE LOS ALMACENES? 

La función principal de los almacenes es la de evitar la interrupción del flujo logístico; así, los almacenes actúan como “amortiguadores” que facilitan la continuidad de los procesos productivos e impiden el desabastecimiento del mercado. Los almacenes de entrada (de materias primas, materiales, repuestos, insumos varios) permiten regular los suministros para la producción, mientras que los almacenes de salida (productos terminados) permiten regular las fluctuaciones en las ventas. 

Si bien existen características físicas y conceptos administrativos y comerciales comunes a considerar en el diseño y administración de estos dos tipos de almacenes, existen también diferencias en varios aspectos. En efecto, los tipos de usuarios, la finalidad específica de cada uno de los almacenes y su operatoria logística exigen distintas consideraciones, por lo que se hace necesario un estudio independiente de los mismos. En el presente trabajo nos enfocaremos en el estudio de algunas cuestiones referidas a la logística de abastecimiento, dejando la logística de salida para un estudio posterior.

TIPOS DE ALMACENES

Una empresa puede destinar espacios físicos independientes para alojar los variados ítems que necesita para sus distintas necesidades, por ejemplo, puede tener almacenes: 

• de materias primas (puede requerirse más de un almacén para sus distintos tipos) 
• de materiales (a menudo se requiere más de un almacén para clase de materiales) 
• de aprovisionamiento general (útiles de oficina, material de empaque, material de seguridad, combustibles, lubricantes) 
• de herramientas 
• de repuestos 
• de mantenimiento general (repuestos para maquinarias de producción, repuestos para reparaciones post 
• venta, guantes de trabajo, herramientas, materiales eléctricos, escaleras, elementos de limpieza) 
• de productos en proceso / semielaborados 
• de productos terminados

Sin embargo, el mantener almacenes especializados suele implicar altos costos de construcción y de mantenimiento. Por este motivo, muchas compañías establecen zonas diferenciadas de almacenamiento dentro de una misma estructura edilicia, distribuyendo los costos fijos totales entre todos los artículos almacenados. Especialmente en estos casos, las zonas deben estar cuidadosamente distribuidas, señalizadas y lo suficientemente resguardadas como para evitar accidentes - en particular, cuando se almacenan sustancias peligrosas -. Sin embargo, es preciso señalar que una buena gestión de almacenamiento debe considerar al menos almacenes separados para materias primas, semielaborados y productos terminados, ya que ésto contribuye a una mejor distribución del flujo logístico, a un mejor control de ingreso y egreso y a una simplificación en el manejo de la información.

Por otra parte, es importante mencionar que de acuerdo a las diferentes características de los elementos a almacenar, los mismos pueden ser alojados al aire libre o bajo techo. En el primer caso se habla de almacenes abiertos, esto es, espacios físicos destinados a alojar materiales tales como vigas de hierro o acero, containers de material no oxidable o cualquier otro elemento que, por sus características físicas o químicas no se vean afectados por las condiciones climáticas o que no sufran deterioros de importancia. En algunos casos, el volumen de los artículos es determinante para su almacenamiento al aire libre; es el caso de los materiales para la construcción tales como virutas, hierro esponja, hierro en lingotes, piedras, arena, arcilla, grava, madera, materiales para techar; tanques, caños, etc. 

Los almacenes cerrados, como su nombre lo indica, son construcciones cerradas y techadas destinadas a resguardar las compras de la luz, el frío, el calor, la lluvia, la nieve y/o la humedad. Generalmente, los materiales albergados en estos almacenes son objeto de una mayor vigilancia que los productos dejados al aire libre, a la vez que se facilita el registro de entradas-salidas; si bien dan como resultado un mejor resguardo del patrimonio de la empresa, conllevan mayores costos de mantenimiento.

Pueden existir además almacenes centralizados y descentralizados, con las ventajas y desventajas ya enumeradas cuando se trató el tema de las compras. 

Desde el punto de vista del manejo de los materiales, se puede hablar de almacenes manuales, automatizados o mixtos. Es preciso aclarar que, salvo contadas excepciones, todos los almacenes ‘manuales’ hacen uso de diferentes herramientas o equipos para el transporte de sus materiales (a tracción humana o mecánica) Los almacenes automatizados se valen de complejos sistemas informáticos, mecánicos y electrónicos para guardar, recuperar y transportar los materiales. 

tro tipo de clasificación se refiere a la forma en que los ítems son stockeados en el almacén, así se encuentran:

• Almacenes de localización fija: en ellos, cada uno de los tipos de artículos que ingresan tiene asignado un espacio permanente de almacenamiento o SKU - stock keeping unit-. Este tipo de almacenamiento es conveniente cuando el espacio físico no es muy costoso y también cuando se trata de artículos de utilización permanente. ß 
• Almacenes de localización aleatoria: los artículos que ingresan a los almacenes son colocados en cualquier espacio vacío de las estanterías o espacios destinados a almacenaje. En estos casos se requiere un índice de ubicación que indique qué espacios están vacíos y disponibles y donde se guarda cada parte; suelen utilizarse códigos de barra y tanto la asignación como recuperación de los ítems se realizan a través de un sistema informático. 
• Almacén por zonas: es una opción intermedia entre las dos nombradas, en donde todos los componentes afines se agrupan en la misma zona, asignando localizaciones aleatorias dentro de cada una de ellas. 

Además de los nombrados, recordemos que en el caso de entregas JAT los proveedores envían pequeños lotes de unidades que se depositan directamente a un lado de los centros de trabajo (almacenes en la línea de producción)

COSTOS DE ALMACENAMIENTO 

La existencia de inventarios lleva asociados ciertos costos de mantenimiento, como por ejemplo los que se listan a continuación: 

• Tasas e impuestos sobre el inmueble 
• Servicios eléctrico, de gas, de agua 
• Seguros del edificio 
• Seguros de equipos de transporte interno de materiales, productos en proceso y terminados - 
• Amortizaciones del edificio, del equipamiento y de los transportes internos
• Gasto de mantenimiento y reparaciones del edificio, equipos y transportes internos -
• Seguros del personal a cargo del manejo de materiales 
• Salarios de encargados de la operatoria del almacén - Salario del personal de vigilancia 
• Seguros de mercadería 
• Costo de obsolescencia del stock 
• Costos por roturas, por pérdidas de contenido, deterioros por mala conservación - Robos, hurtos 
• Costos de desembalaje y/o desempaque 
• Costos de traslado de materiales a su zona de almacenamiento y desde allí a la zona de salida 
• Costos de preparación de pedidos internos

Un diseño y controles adecuados de los almacenes permitirán mejorar la performance del área, resultando en una reducción de buena parte de estos costos. Seguidamente, entonces, se verán algunos aspectos relacionados con esta temática.

CRITERIOS BÁSICOS EN LA ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES 

Existen algunas pautas generales básicas a tener en cuenta para lograr una gestión eficiente de almacenes, entre ellas: 

• la satisfacción de las necesidades de los clientes internos 
• la maximización del uso del espacio 
• el fácil acceso a todos los ítems 
• la efectiva utilización de la mano de obra, maquinarias y equipos 
• la protección de los ítems stockeados 
• la seguridad en el manejo de los materiales 
• la preservación de las instalaciones 
• el registro y control de las operaciones

Layout de almacenes 

• Existe una serie de condiciones básicas a respetar en la distribución de espacios en los almacenes, tales como la diferenciación y facilidad de acceso de tres zonas de características disímiles: 
• zona de recepción, que incluye los muelles de descarga, la zona de control e identificación. Se registra el ingreso de los pedidos a almacenes. 
• zona de almacenamiento, donde se alojan y custodian las mercaderías 
• zona de expedición, donde se preparan los envíos y se efectúa un control de salida de stock de los almacenes.  
• El layout debe considerar el tipo de instalaciones a utilizar (por ejemplo, estanterías fijas o móviles, estructuras metálicas resistentes a cargas verticales, etc.), la altura de las mismas, características de los accesos, superficie y volumen totales de las instalaciones, los m3 destinados a cada zona y a cada tipo de mercadería en particular (los espacios para cada mercadería se calculan a partir del volumen del stock necesario, la altura del apilamiento y los espacios de circulación y complementarios)
• Se debe evitar la obstrucción de pasillos y diseñar circuitos de colocación y retiro de mercaderías que minimice cruces. 
• Debe existir un lugar reservado para estacionar los montacargas, apiladoras, carretillas y todo otro elemento de transporte. 
• En el diseño de los almacenes se deben tener en cuenta los tipos de bienes a manipular y sus características, ya que en función de sus particularidades se deberán determinar los espacios necesarios para carga y descarga, para transporte y para el almacenamiento propiamente dicho. La ubicación de los ítems sigue el principio de similitud: es común que todos aquellos artículos que requieran similares condiciones de almacenaje se agrupen en una zona común. Así, la adjudicación de lugares específicos para cada ítem o familia de ítems en stock tiene relación, entre otros, con la frecuencia de uso de cada uno de ellos y los volúmenes a trasladar. Por ejemplo, los artículos más utilizados y aquellos de difícil movilización, ya sea por su peso o por su volumen, deberían ser ubicados cerca de la zona de salida, en los circuitos principales, y de manera tal que se los pueda acceder fácilmente, mientras que los elementos livianos y/o de baja rotación, pueden ser ubicados en espacios altos y/o en pasillos secundarios. Una consideración especial merece el almacenamiento se sustancias peligrosas tales como venenos o inflamables. En estos casos debe existir una zona especial separada del resto de las mercaderías, con adecuada ventilación y señalización. Se recomienda que su almacenamiento no se efectúe en altura. 
• Los tipos de movimientos requeridos para la movilización de los artículos, el grado de automatización, las recorridas a efectuar, la longitud y duración del transporte, son otros de los aspectos importantes en el diseño de la distribución de almacenes. Se prioriza la minimización de movimientos y recorridas. 
• La señalización, tanto de las instalaciones como de los inventarios, juegan un importante papel en la operatoria diaria de los almacenes, e incide fuertemente en su eficiencia. Para facilitar la ubicación de los materiales o partes, se suelen utilizar señales colgantes y/o líneas de pintura en el piso, utilizando diferentes colores de acuerdo a los distintos sectores. La correcta identificación de los ítems y la señalización de los envases cuando correspondiere, evitan manipuleos innecesarios, lo que ayuda a reducir costos operativos. 
• Por último se mencionará la necesidad de respetar las normas de seguridad e higiene en los almacenes, considerando aspectos tales como la iluminación, la ventilación, la conservación de temperaturas adecuadas al tipo de bien almacenado, el mantenimiento de las instalaciones, la existencia de elementos contra incendios, protección contra robos, sistemas de alarmas, etc.

Manejo de materiales

Una consideración logística de suma importancia en la operatoria de los almacenes se refiere a las decisiones relacionadas con el movimiento y el manejo de los materiales, ya que existen diferentes necesidades de manipulación y transporte según las particularidades de los inventarios. Durante el proceso de planificación de almacenes, por ejemplo, se deben tener en cuenta:

• Materiales: pueden consistir en elementos sólidos, gaseosos, líquidos, productos a granel o envasados, voluminosos o de muy pequeño tamaño, de consistencia rígida o flexible, elementos que deben manipularse con guantes o herramientas especiales por su peligrosidad o que requieren de cuidados especiales por su extrema fragilidad. - 
• Cantidades a manejar: las que dependerán del volumen de producción planificado y las cantidades que deben llegar a cada puesto de trabajo y la frecuencia de uso. 
• Recorridos a efectuar, ritmos de traslado y distancias a recorrer 
• Tipos de movimientos a efectuar: 
• a) transporte horizontal: sin instalaciones fijas (sobre ruedas o carros, a tracción humana o mecánica); con instalaciones de guía (rieles); instalaciones de autotransporte (transportadores de cinta, cadena o rodillo) Para la manipulación de inventarios dentro de un almacén existe una amplia variedad de vehículos, para pasillos anchos o angostos, guiados mecánicamente o automáticamente, por rieles, por cables, etc. 
• b) transporte vertical (ascensores, montacargas) 
• c) transporte mixto (grúa puente, grúa móvil, grúa manual, robots manipuladores) 
• Handling: cargas paletizadas19 , enfardadas, enjauladas, recipientes tales como cajones, barriles, containers, etc

La manipulación es una operación que no agrega valor, pero sí costos, por ello se debe tratar de minimizar las distancias a recorrer, realizar desplazamientos en línea recta, evitar excesivas operaciones de carga y descarga, de ser posible aumentar la velocidad del transporte, aprovechar la fuerza gravitatoria y mantener despejados los lugares de paso. La normalización de las dimensiones en envases de productos, embalajes y contenedores, por su parte, favorece enormemente el transporte y el almacenamiento, especialmente si éstos se realizan formando pilas.

Sistemas de almacenaje

• Uno de los métodos de almacenamiento es el nombrado en el apartado anterior: el apilamiento. Si los artículos son muy voluminosos, las pilas pueden armarse directamente sobre el suelo, de otra forma pueden ser colocadas en estanterías o racks. 
• Cuando debido a su fragilidad, volumen, forma irregular o ausencia de embalaje, los materiales no pueden ser apilados, suelen utilizarse estanterías para su almacenamiento. También suelen utilizarse para materiales que existen en poca cantidad o son muy pequeños. Existen estanterías de un casillero, que pueden constar de cajones deslizantes para facilitar la extracción.

Para los productos en los que la rotación es un factor determinante (perecederos o con riesgo de obsolescencia), un principio general a tener en cuenta es que el almacenamiento debe realizarse de modo que el primer producto apilado en una misma SKU sea el primero en salir. Esto puede lograrse con un sistema celular que permite introducir las mercaderías por una parte y extraerlas por la opuesta, corriendo toda la fila a medida que se va consumiendo el stock (sistema de almacenamiento móvil).

Sistemas de identificación y catalogación de mercaderías

Frecuentemente los almacenes tienen existencia de miles de ítems diferentes, por lo que se torna imperioso establecer una buena catalogación de los mismos para su correcta identificación, almacenamiento y recupero. 

En primer lugar, se debe establecer algún sistema de identificación inequívoca de todos los ítems. Crear un registro con la descripción detallada de cada artículo por lo general es una tarea engorrosa, especialmente para su utilización; por esta razón, suelen implementarse sistemas numéricos o alfa-numéricos en clave para identificar los diferentes productos alojados en los almacenes. 

Un catálogo debe constar de una estructura de código identificatorio, subcódigos y una descripción, semejante a una estructura padre/hijo para cada familia de artículos. Se podría utilizar un sistema de clasificación de acuerdo a las clases de artículos, como por ejemplo 18.11.0096, donde 18 podría significar ferretería, 11 bulones y 0096 podría indicar alguna característica particular del elemento catalogado. Otra clasificación podría ser utilizar un primer código para identificar el tipo de material (por ejemplo, productos de cobre, acero, hierro, etc.), un segundo código que represente el subtipo (cables, caños, tornillos, etc.) y un tercer índice que identifique su tamaño. Con respecto a las piezas fabricadas, probablemente sea mejor utilizar una clasificación sobre la base de su uso; en este caso, se pueden asignar números separados para las piezas de cada producto fabricado, que contengan la identificación del equipo o producto al que pertenecen, modelo, número de plano y número de parte. 

En base al sistema de catalogación que más se adapte a las características de la empresa, los artículos con sus respectivos códigos identificatorios se asignan a una SKU. Por lo general, una SKU consta del código identificatorio del artículo, otro código que identifica al proveedor y otro que representa el costo del artículo. 

Un buen sistema de catalogación reduce considerablemente los costos, ya que evita errores tales como agotamientos ficticios (el artículo existe, pero como está mal catalogado se desconoce su existencia) y duplicación (existencia de mismos ítems con diferentes especificaciones); evita tener repuestos obsoletos en almacenes (por no saber para qué sirven o dónde son utilizados) y reduce sensiblemente los procesos administrativos de control (controles cruzados o de conformidad). 

Los códigos de barra20 constituyen un ejemplo de catalogación de materiales que no sólo permiten la identificación y trazabilidad del los mismos, sino también la reducción de los tiempos de registro de entradas y salidas de almacenes.

Control de almacenes

El registro de ingresos y egresos de los almacenes puede llevarse a cabo en forma manual; aunque este sistema ha sido ampliamente reemplazado por programas informáticos, aún se utiliza en un gran número de pequeñas y micro empresas de nuestro país. 

La automatización de los registros permite las altas y bajas de mercaderías de acuerdo a las normas contables vigentes, facilitando la actualización del stock y su valorización. Los sistemas actuales que permiten integrar los datos de los diferentes departamentos de la empresa ofrecen mayores ventajas en relación a la toma de decisiones, en este caso, de abastecimiento (planificación de aprovisionamientos, aviso de punto de repedido o emisión automática de órdenes de compra, entre otros) 

Los registros nunca son totalmente exactos, por lo que, en forma periódica y de acuerdo a las políticas y prácticas vigentes, se procede a realizar conteos físicos de los inventarios. Muchas compañías suelen efectuar estos recuentos una vez al año, cerrando sus puertas por unos cuantos días (“cerrado por balance”) Sin embargo, los conteos cíclicos suelen tener algunas ventajas por sobre el conteo anual. 

El conteo cíclico es un método por el cual el personal del almacén cuenta periódica y frecuentemente un porcentaje del número total de artículos y va corrigiendo todos los errores que pudiera encontrar. Los artículos de mayor valor del inventario (valor = precio x cantidad) son controlados con mayor frecuencia, por ejemplo, podrían realizarse recuentos todos los meses; para los de valor intermedio cada tres o cuatro meses, mientras que para aquellos que representan el menor valor de los inventarios los conteos físicos podrían realizarse una o dos veces al año.

Aunque parezca costoso, muchas firmas prefieren este sistema al del conteo anual, ya que este último implica grandes esfuerzos concentrados en un reducido tiempo y un trabajo sumamente agitado que puede conducir a errores de conteo. Estos recuentos cíclicos posibilitan una actualización continua de los ítems en almacenes, permitiendo tomar decisiones más adecuadas respecto a las compras. Cualquiera sea el sistema de recuento implementado, las diferencias entre los valores registrados y el stock físico deben ser cargados al sistema para que éste refleje la real situación de los almacenes. 

Otra medida básica de control es el establecimiento de claras políticas para el retiro de los ítems de almacenes. La asignación de personal exclusivo para el manejo del área favorece la administración y control de la misma, por lo que se debe evitar la entrada a todo el personal ajeno al almacén, y, de ser posible, debería existir un único lugar para el retiro de los ítems. 

Para finalizar, diremos que además de estos controles operativos, una buena gestión de almacenes debe considerar el monitoreo del desempeño general del área. Para ello se deberán definir parámetros de medición de resultados; a modo de ejemplo se pueden nombrar: % de pedidos internos abastecidos en tiempo y forma, total de cajas, fardos, toneladas, etc. recibidos por mes, gastos de transportes internos (por ej., costo mensual en $ por bulto movilizado), gasto de energía eléctrica mensual, utilización en m3 respecto a la capacidad del almacén, total de horas trabajadas en el mes, horas perdidas por accidentes, productividad de la mano de obra, % de productos deteriorados, % de errores en registros de inventarios en relación a las existencias físicas reales, entre otros.