INTRODUCCION
El presente trabajo comprende el resumen
de la unidad 4 procedimientos legales y administrativos en la propiedad
horizontal, esta unidad se basa en los procedimientos, documentos y actividades
que debe realizar el administrador durante el desarrollo del ejercicio
administrativo.
Otro de los temas relevantes de
la unidad es proceso de contratación y las ofertas por parte de las
copropiedades.
DESARROLLO
DE LA ACTIVIDAD
El administrador que se enfoca en
el área de propiedad horizontal debe identificar claramente los procedimientos,
documentos y actividades que debe realizar a la hora de ejercer su proceso
administrativo.
Manejar los inventarios se vuelve
indispensable, tener una buena relación con los proveedores pueden ganar-ganar
ambas partes, es importante que el administrador tenga en cuenta el éxito de su
ejercicio depende de la planeación, ejecución y control de las tareas y
responsabilidades de su cargo. Están responsabilidades que debe asumir el
administrador debe ser ejecutadas en orden para facilitar su desarrollo, es por
ello que es necesario que se lleve el control de estas por medio de tablas,
bitácoras y modelos de documentos como lo son los modelos de convocatoria a
asamblea general, a asamblea extraordinaria o presentación para el inicio del
ejercicio.
Otra actividad importante del
administrador es llevar la organización, registro y control de los libros de
acta tanto de la asamblea del consejo. La ley 675 de 2001 precisa la
importancia de esta función por parte del administrador. A su vez es importante
que el administrador lleve la organización, registro y control del libro de
propietarios y residentes, un sondeo anual facilitara esta gestión.
Por otro lado, el administrador
debe llevar la organización, registro y control de la contabilidad y los
estados financieros de la copropiedad, cabe aclarar que aunque la ley 675 de
2001 asume esta responsabilidad no significa que el administrador se pueda
apoyar en un equipo de trabajo.
El administrador debe tener la
capacidad de evaluar y analizar la efectividad y eficacia de los procesos
realizados dentro de la copropiedad, es por ello que debe apoyarse en
indicadores de gestión para evaluar su desempeño y para informar sobre su
gestión al consejo y los propietarios.
A través del ejercicio será de
gran responsabilidad realizar los mantenimientos adecuados de las zonas comunes
como de los equipos y maquinarias de las que dispone la copropiedad, para que
los mantenimientos sean exitosos el administrador deberá apoyarse en la
bitácoras.
Posiblemente uno de los procedimientos
mas importantes que debe realizar el administrador y me refiero a el
presupuesto y su ejecución presupuestal, esta se debe realizar con el apoyo del
contador y revisor fiscal si se habla de una copropiedad mixta. El
administrador debe tener en cuenta todos los rubros y someter este presupuesto
inicialmente al consejo antes de ser llevado a la asamblea.
De acuerdo a las leyes el
administrador debe presentar una rendición mensual ante el consejo en donde
entrega de manera general lo realizado durante su gestión con su justificación.
Los trámites urbanísticos se vuelven uno de los procesos menos frecuentes que
debe realizar la administración, pero no lo hace menos importante, diferenciar
el tipo de licencia, definir el tipo de construcción, identificar alcance de la
licencias y solicitar el tipo de licencia llega hacer una tarea difícil, por lo
tanto, el administrador debe asesorarse en todo momento. Durante la ejecución
del proyecto el administrador debe llevar el control de esta y dependiendo del
tipo de obra considerara designar un interventor.
El seguro de las zonas comunes,
así como se expresa en la ley 675 de 2001 es obligatorio e importante, toda
copropiedad debe estar segura frente a cualquier eventualidad que afecte a las
zonas comunes.
La recuperación de cartera es una
de actividades principales del administrador durante su ejercicio, para algunas
copropiedades suele ser una de las actividades prioritarias que debe realizar
el representante de la administración, el administrador cuenta con algunas
herramientas que deberá aplicar durante este proceso, cuando se logra una
conciliación se puede llegar a un acuerdo de pago, por el contrario, se puede
apoyar en el cobro jurídico por medio de un tercero.
Ante la realización de un nuevo
contrato o proyecto es importante definir claramente las pólizas, la póliza de
cumplimiento es relevante a la hora de realizar una obra dentro de la
copropiedad, existen otras pólizas a tener en cuenta como civil
extracontractual, pago de salarios, responsabilidad extracontractual y por
ultimo póliza por estabilidad de la obra.
Aplicar sanciones, aunque suele
ser una actividad que desgasta la administración es importante para el
administrador realizarla porque permitirá tener un mayor control sobre la
copropiedad.
Ante un amplio margen legislativo
la copropiedad debe contar con un plan de emergencias además de cumplir con los
requerimientos de un plan de gestión de seguridad y salud en el trabajo, este
plan de gestión debe funcionar bajo una cantidad de parámetros que debe ser
cumplidos en un lapso bastante amplio.
CONCLUSIONES
Mientras el administrador
identifique claramente las actividades y los procedimientos que debe realizar
durante el ejercicio de su administración transmitirá confianza y unidad a la copropiedad.
Definir mediante un cronograma sus actividades permitirá con satisfacción el
registro, planificación y control de estas.
Es indispensable realizar
adecuadamente las actividades además de mantener en óptimas condiciones la
copropiedad, el administrador debe contar con un buen equipo de trabajo
(asistente, contador y revisor fiscal), utilizar las herramientas adecuadas
(bitácoras, tablas de control, formato) y apoyarse en terceros dependiendo de
las circunstancias y de los proyectos (interventor o consultores). Por otro
lado, debe realizar periódicamente los mantenimientos para asegurar la
conservación y funcionalidad de la copropiedad.
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