GESTION DE LA TESORERIA CASO PRACTICO UNIDAD 2

CASO TEORICO – PRACTICO PRODUCTOS DE FINANCIACION La empresa, una productora vinícola perteneciente a un grupo de empresas con una facturación aproximada de 35 millones de euros anuales, presentaba los siguientes datos en su departamento de cobros:

• -          Constituido por 2 personas.
• -          Con un saldo de clientes de 11 millones de euros.
• -          Con 1.000 clientes activos entre los que se encuentran empresas de distribución (250 clientes) vinacotecas (200 clientes), restaurantes y pequeños comercios (550 clientes)
• -          Se gestionan 15.000 facturas al año, de las cuales hay 8.000 facturas abiertas anuales.
• -          El periodo medio de cobro es a 80 días en el caso de los distribuidores, pero no así en el resto, donde se podría cobrar entre 90 y 180 días.
• -          El cobro con los distribuidores se efectúa mediante transferencia bancaria, mientras que con el resto de clientes se efectúa mediante cheques, pagarés y recibos domiciliados.

El departamento de tesorería estaba compuesto por 6 personas, de las cuales dos, como comentamos, se encargan de la gestión de los cobros. Apenas existía un sistema de gestión informatizada adecuado, y no existía directrices concretas desde departamento financiero sobre los medios de cobro y sus vencimientos. Tampoco existía un control ni información sobre la tipología de clientes.

La antigüedad era el criterio de selección a la hora de fijar las ventas. No existía ninguna cobertura comercial, ni un seguimiento sobre el riesgo de crédito de los principales clientes. De hecho, tampoco había control sobre las reclamaciones a clientes y el retraso medio producido por cada uno.

La actividad del departamento era apabullante. La dedicación a la gestión de las facturas y las llamadas a clientes para reclamar los cobros, se llevaban gran parte del tiempo de dedicación tanto del Tesorero como del resto del equipo.

Aunque la empresa siempre ha contado con un fondo de maniobra positivo, la situación del sector y la crisis económica empiezan a generarles problemas de liquidez, situación que ante la falta de previsiones a corto plazo, ante la ausencia de tiempo para su elaboración, les llevaba a que puntualmente les apareciese problemas de financiación imprevistos, para lo que dedicaban una persona a hablar con las Entidades financieras para darle la solución más inmediata posible, en ocasiones aceptando condiciones financieras muy por encima de las normales del mercado y del sector.

Preguntas:

1.- Describe cuáles son los principales problemas del departamento de Tesorería de la empresa.

Comencemos por que la comunicación e información dentro del área no esta implementado adecuadamente, esto claramente demuestra que del departamento de tesorería muestra una falta de organización e identidad como gestores de cobro y pago de la cartera. Es necesario que la empresa implemente una herramienta y estrategias que optimice la información y comunicación y de esa manera mejorar la eficiencia de los procesos del áreas.

También se debe implementar directrices claras sobre la gestión de tesorería y principalmente la gestión de cobros de la empresa, ya que se puede apreciar que el departamento de tesorería no cuenta con el rol definido que inspeccione a gestión de pagos y de igual manera la gestión de recaudo. Para solucionar la empresa debe definir roles y responsabilidades para mejorar la labor de cobro mediante el planteamiento y ejecución de estrategias de trabajo en equipo, estrategias y técnicas de cobro que reduzcan el periodo de cobro a cada uno de sus clientes para que generen liquidez a la empresa. 

Respeto a la dedicación a la gestión de las facturas y las llamadas a clientes para reclamar los cobros, se llevaban gran parte del tiempo de dedicación tanto del Tesorero como del resto del equipo, de igual manera estas afectaciones demuestran la falta de un coordinador de área, implementar una mejor herramienta mejorara los procesos internos del departamento optimizara los tiempos del tesorero para que este dedique mas tiempo a procesos mas importantes del departamento.

También como se expone en el caso existía un control ni información sobre la tipología de clientes y la antigüedad era el criterio de selección a la hora de fijar las ventas, en este caso es necesario implementar una base de datos o implementar un CRM junto asociado junto con el software que gestione el departamento que permita tener un acceso a la información de los clientes e información financiera de estos. Implementado esto la empresa tiene que categorizar y parametrizar la información de lo clientes entre distribuidor, vinacotes, restaurante y comercios pequeños.

La gestión de cobro se puede optimizar comunicando a los clientes descuentos por pronto pago y ampliando al máximo los canales de pago, esta gestión seria muy eficiente para los distribuidores.

 

2.- Ante las necesidades de financiación, cuáles serías los instrumentos de financiación que recomendarías. Descríbelos y justifica tu respuesta.

La empresa cuenta con diferentes alternativas que puede aplicar de una manera mas eficiente a como lo esta manejando actualmente. El problema de liquidez ha sido una constante para la empresa como se expone en el caso ante esto y lo que se avecina a futuro de la empresa se recomienda que opte por un préstamo ante los bancos, buscar la menor tasa de interés será la prioridad, de lograr acceder al préstamo la empresa debe plantearse una estrategia o plan financiero y gestión de tesorería adecuada que permita de una manera más segura contar con liquidez.

De no optar por un préstamo crediticio la empresa puede inclinar por créditos bancarios, estos es un contrato mediante el cual la entidad financiera pone a disposición de la empresa unos recursos o fondos financieros hasta un límite determinado. Esta es una fuente importante de financiamiento.