CASO PRACTICO UNIDAD 1 DIRECCION FINANCIERA
CLASE 1: INTRODUCCIÓN A LOS PRESUPUESTOS
Ricardo Fernández, el
director financiero de Jamones Hamm-Jamm ha estado dándole vueltas a la reunión
que mantuvo con el banco hace ya más de una semana.
Por supuesto antes de la reunión semanal del
Comité de Dirección se ha sentado con el Director General y le ha comentado
tanto que el Banco del Cantábrico ha accedido de buen grado a ampliar la póliza
de crédito con la que se están financiando las nuevas aperturas de tiendas y
puntos de venta. También le ha transmitido la petición del banco de los
presupuestos de los nuevos puntos de venta previstos así como el calendario de
aperturas previsto.
A Ricardo, el director financiero de Jamones
Hamm-Jamm no se le ha pasado por alto que el Director General no haya dado
mayor importancia a esta petición y simplemente haya comentado: “Papeles,
siempre andan pidiendo papeles.”
En esa misma reunión ha
aprovechado para trasmitirle su creciente preocupación por el hecho de que las
previsiones no se cumplen casi nunca y que aunque si bien es verdad que las
ventas han sido por lo general mayores a las esperadas, también ha sucedido que
los gastos y las inversiones han sobrepasado trimestre a trimestre las
cantidades previstas.
El Director General le ha confesado que ya
hace tiempo que se ha dado cuenta de ello y que aunque no le gustaba, como las
ventas han ido evolucionando mejor que las previsiones, no ha podido pararse a
analizar el asunto, entre otras cosas porque ha estado demasiado ocupado con
las nuevas aperturas y la puesta en funcionamiento de los nuevos sistemas e
instalaciones de producción y de logística para poder abastecer la creciente
demanda. De modo que no ha podido ocuparse del tema de las desviaciones de las
previsiones, que pese a todo le siguen preocupando.
De manera que el propio
Director General le propone a Ricardo que en próximo Comité de Dirección
prepare una propuesta de acción para investigar las causas y sobre todo
establecer procedimientos para que las previsiones sean más ajustadas a la
realidad.
El Director Financiero que
lleva toda la semana dándole vueltas al asunto le confiesa que las previsiones
con que hasta ahora han funcionado no son del todo correctas por incompletas,
inconexas y no del todo organizadas. Y que es necesario plantearse en serio la
implantación de un sistema de presupuesto que abarque todas las áreas: puntos
de venta, centros de producción y de distribución y que permita hacer una mejor
planificación y toma de decisiones dentro de la empresa y en particular al
propio Comité de Dirección y al Director General mismo.
De hecho Ricardo le
propone aprovechar los sistemas de contabilidad de costes y de contabilidad de
la empresa y elaborar un presupuesto general de la empresa de forma integrada
desde cero prescindiendo por completo de los sistemas en uso actualmente.
El Director General decide
confiar en el Director Financiero y le da carta blanca para elaborar una
propuesta de acción.
Ricardo ya de vuelta en su
despacho coge un papel y un lápiz como en los tiempos de la facultad y empieza
a hacer una lista de preguntas, esto siempre le ayudó a pensar:
1. ¿Por dónde empezar?
Pronosticando las ventas o ingresos:
El primer paso para la
planeación es el pronóstico es decir, estimar la demanda futura del producto y
servicio, los recursos necesarios para producirlos. En esta etapa podría
solicitar los datos de producción y las bases de datos de compras.
El pronóstico financiero ayuda
a predecir el costo de sus productos y servicios, la cantidad de ingresos por
ventas y las ganancias que puede anticipar. Si su negocio todavía no opera
comercialmente, el pronóstico financiero le explicará cuánto dinero deberá
invertir o pedir en préstamo.
¿Qué cifras utilizaremos como base para elaborar el resto del
presupuesto?
En segundo lugar debe tener en cuenta el departamento de
marketing y ventas para obtener las cifras de las producciones anteriores y
tener un punto de referencia para realizar el presupuesto.
Ingresos mensuales.
Gastos fijos y variables
mensuales.
Flujo de Caja.
Calculo gastos e ingresos.
¿Quién las debe proporcionar o elaborar? Y ¿por qué?
·
Marketing y ventas
·
Producción
·
Contabilidad
·
Compras
El
presupuesto debe ser elaborado por el departamento de contabilidad ya que allí
es donde manejan toda actividad de la empresa en cuanto a estados de resultados
y así el presupuesto será más preciso.
Se deberán elaborar
presupuestos para todas las áreas, divisiones o departamentos en los que se
organice la empresa. El presupuesto de cada departamento debe contemplar los
recursos disponibles, cómo y cuándo van hacer utilizados y los resultados
esperados. El presupuesto debe ser elaborado y revisado por un grupo
suficientemente representativo para que exista una amplia base de conocimiento
y experiencia. Las cifras del presupuesto deben ser realistas y veraces para
asegurar la fiabilidad de los cálculos.
Un proceso ordenado de
elaboración del presupuesto, resultara menos costoso en términos de dinero,
horas de trabajo y en la reducción de los conflictos y la confusión, requerirá
menos revisión más adelante.
Se necesitan presupuestos
en todas las áreas:
Departamento de ventas: Debe
prever los volúmenes de venta de cada producto o servicio así como el precio de
venta. Posiblemente también sea necesario presupuestar las ventas por áreas
geográficas, por segmentos de clientes o inclusive por clientes individuales en
algún caso. Los costes salariales, de promoción de ventas, de viajes o de
publicidad también deben ser presupuestados.
Departamento de producción: Debe
estimar los costes previstos para producir el producto o servicio y el coste
unitario de hacerlo. El jefe de producción puede proveer trabajo durante la
actividad de fabricación de forma que el flujo de trabajo sea lo más uniforme
posible.
Departamento
de compras: Deberá presupuestar unidades de compras y el dinero que
costaran. Puede que produzca un fallo en el suministro de un determinado
proveedor que debería ser previsto, así como las alternativas y sus costes.
También tendrán que ser previstos y presupuestados los salarios, los
suministros, los alquileres, etc.
Departamento o sección
de almacenamiento: Deberá plantear y presupuestar sus costes
para manejar el inventario y los almacenes, puede que sea necesario desglosar
por productos o categorías.
Departamento financiero: Debe
estimar los cobros previstos y donde se gastara para ajustar el balance de caja
y la financiación.
2. La necesidad recurrente de
incrementar la financiación necesaria puede estimarse de forma independiente o
debe resultar de la integración de todos presupuestos.
Pensaría que para
incrementar la financiación debe resultar de la integración de todos los
presupuestos ya que el presupuesto debe tener el suficiente grado de detalle y
a la vez debe integrarse en un presupuesto maestro que garantice la coherencia
de los presupuestos individuales y el cumplimento de los objetivos generales.
3. Los presupuestos individuales de
los puntos de venta, que por otro lado no se han venido haciendo, ¿podrían
utilizarse para el presupuesto general? Es más, ¿Tendría sentido empezar
precisamente por ahí, por los presupuesto de los puntos de venta?
Todos los presupuestos
individuales independientemente del esquema o del enfoque con que se elaboren
son interdependientes entre si y todos deben integrarse en el presupuesto
maestro de la compañía. Precisamente por su carácter interdependiente es
necesario ir hacia adelante y hacia atrás en los diferentes presupuestos para
hacer los ajustes necesarios para que el conjunto de todos los presupuestos sea
coherente y permita la viabilidad técnica, económica y financiera, es decir,
que si cumplen las premisas y supuestos de todos los presupuestos: se podrá
fabricar y entregar, se podrá obtener beneficios y se podrá cumplir todos los
compromisos de pagos en las fechas y cuantías previstas.
4. Y dentro de los puntos de venta,
las previsiones de inversiones, consumos y gastos y por descontado ventas, no
son los mismos ni parecidos, los de los puntos de venta nueva o recién abierta
que los de los que llevan ya 6 meses o un año. ¿Tiene sentido analizarlos por
separado los de nueva apertura de los ya consolidados?
El presupuesto de un
determinado proyecto o programa con un ámbito y alcance definidos, puede usarse
(y es lo más habitual) para analizar la viabilidad de un proyecto nuevo de
forma independiente al funcionamiento del resto de la empresa o para limitar y
controlar alguna acción concreta y típicamente no habitual. Para ello el
criterio es analizar separadamente todos los costes, inversiones, necesidades y
previsiones de forma separada. La característica fundamental es que son
analizados de forma individual como si fueran una línea de negocio o
departamento independiente.
5. ¿Podría esto tener que ver con la
petición del departamento de riesgos del banco?
Si, El presupuesto permite
la flexibilidad en el proceso de planificación por que las consecuencias de
diferentes alternativas de decisión se consideran de antemano en lugar de tener
que improvisar decisiones sobre la marcha. Del mismo modo que un factor cualquiera
cambia, otros factores incluidos en el presupuesto también cambiaran. Los
factores internos son controlables por la empresa, mientras que los factores
externos son generalmente incontrolables. Dentro de los factores internos se
incluyen el riesgo y la innovación de productos. Prever es anticipar el
resultado probable de los acontecimientos. Es un punto de partida esencial para
la elaboración de presupuestos. Presupuestar consiste en planear lo necesario
para conseguir un resultado que se fija como objetivo y proveer los controles
necesarios para lograr que se resultado se consiga.
Ø
https://www.centro-virtual.com/recursos/biblioteca/pdf/direccion_financiera/unidad1_pdf2.pdf
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