CASO PRACTICO UNIDAD 1 – DIRECCIÓN DE PROYECTOS I

 

CASO PRACTICO UNIDAD 1 – DIRECCIÓN DE PROYECTOS I  

 

 

 

 

 

CRISTIAN LISANDRO GARCIA PINEDA

 

 

 

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA DE ASTURIAS

ADMINISTRACIÓN Y DIRECCIÓN DE EMPRESAS

BOGOTÁ

2022

 

 

 

JAIME ÁVILA ALVAREZ

 

Introducción 

Para desarrollar el siguiente caso practico será necesario tener en cuentas las lecturas y videos vistos a través de la unidad para lograr así dar una solución a las preguntas planteadas dando las respectivas soluciones a partir de bases como la estructura organizacional así como de las ventajas y desventajas de cada uno de los modelos ya que es importante tener presente que cada empresa que cada una a partir de sus diferentes características podrá determinar cual es la estructura más óptima para su operación y para el desarrollo de proyectos.

 

Caso práctico 

El Entorno en el que Operan los Proyectos Los proyectos se desarrollan en entornos internos y externos que resultan imprescindibles conocer. Un aspecto a tener en cuenta siempre es el tipo de estructura de la organización, ya que este factor va a influir de manera decisiva e aspectos tan importantes como la autoridad del director del proyecto, su nivel de autoridad, la disponibilidad sobre los recursos y el personal administrativo asignado al proyecto. Para un director de proyecto es muy diferentes ostentar dicho rol en un ambiente funcional, matricial, proyectizado, virtual, orgánico, multidivisional o híbrido. Puede tener un nivel de autoridad y responsabilidad nulo o muy bajo o, por otro lado, puede tener un nivel de autoridad y responsabilidad casi total. Sin embargo, todos los tipos de estructura tienen sus ventajas y desventajas.

El caso práctico de este tema es el siguiente: identificar 2 aspectos como ventajas y 2 aspectos como desventajas de los siguientes tipos de estructuras de la organización:

· Funcional.

· Matricial.

· Proyectizada.

· Orgánica o sencilla.

· Virtual.

 

Solución

Para todas las organizaciones y empresas es importante definir los elementos y características que permitirán implementar su estructura base, de igual manera esta elección permitirá establecer autoridad, jerarquía, así como permitirá alcanzar objetivos, metas y sobre todo definir cadenas de mando, organigramas y departamentalizaciones.

A continuación, se definirán las ventajas y desventajas de cada uno de los tipos de estructuras organizacionales:

 

TIPO DE ESTRUCTURA	VENTAJAS	DESVENTAJAS
Funcional	Este tipo de estructura establece especialización a base de división del trabajo, esto supone especialización en cada área. La especialización también recae en la facilidad, desempeño de los trabajadores y sobre todo autonomía. En cuanto a comunicación es directa y rápida, también se crea un ambiente seguro gracias a la estandarización.   Una estructura funcional se fomenta un entorno ideal para trabajadores nuevos.	Aburrido y repetitivo resulta para los empleados este tipo de estructura estandarizada. Origina burocracia y duplicidad ya que la unidad de negocio puede requerir las mismas funciones y así perder el principio de unidad de mando. Se presente un ambiente muy competente entre los especialistas, los diversos cargos tienden a imponer su punto de vista. La rivalidad y competencia entre especialistas también permite perder la visión y generar confusión hacia los objetivos.
Matricial	Permite la colaboración cruzada entre los diferentes departamentos. En cuanto a la coordinación de recursos los supervisores se centran en la gestión y formación de cada trabajador en su campo. La comunicación es fluida entre los equipos recordando que la estructura matricial se caracteriza por ser ideal para empresas que trabajan en varios proyectos y aunque la información fluye jerárquicamente esta debe fluir como requisito. Los objetivos del proyecto pueden ser garantizados con mayor claridad ya que se informa constantemente tanto al gerente del proyecto como al líder del departamento. La capacitación es un desafío constante para los gerentes ya que ellos guían el proyecto durante su ciclo de vida. Ahora costes y aumenta la productividad de los equipos.	Se pueden originar conflictos entre los directores de departamento y los gerentes de proyectos acerca de la asignación de recursos. La libertad de los equipos de los respectivos proyectos puede dificultar el control, además de que las funciones directivas y de los equipos pueden no estar definidas con claridad. En cuanto a medición de indicadores, medir el rendimiento de los empleados se dificulta con la estructura matricial. Los costos se pueden elevar si se requieren de más directivos. Se pueden generar retrasos en el proyecto debido a los tiempos de respuestas lentos debido a la complejidad de la estructuración.
Proyectizada	La toma de decisiones recae sobre los gestores y cuenta con una línea de autoridad clara. Cuenta con una visión sistemática que permite identificar mejoras considerando las actividades que interactúan entre sí.   Debido a su estructura y trabajo en equipo diversificando las actividades se genera lealtad hacia al proyecto. Organización de proyectos eficiente y las comunicaciones son más efectivas que en las funcionales.	Una vez el proyecto se ha terminado, los miembros que participaban en él no tienen un departamento al que volver. La presión puede afectar a los miembros del equipo al trabajar en diferentes proyectos generando también falencias en la comunicación y ejecución. Duplicación de funciones y de instalaciones de trabajo. Este tipo de estructura carece de especialización en áreas específicas.
Orgánica	Los empleados tienen mas responsabilidades que van cambiando conforme la necesidad aumenta. Esta estructura es de bajo costo y se relacionan de manera informal. La comunicación es directa y se transmite por sugerencias. Este tipo de estructura permite toma de decisiones de una manera rápida, así como su adaptación a cambios es rápida también.	Los estilos de mando son paternitos y a su vez las decisiones son centralizadas. Su aplicabilidad se ajusta a empresas de cierto tamaño y depende excesivamente del gerente o dueño de la empresa. Insuficiente aprovechamiento de los especialistas además de la falta de equipo y de funcionarios en el área o actividad.
virtual	Las estructuras virtuales son económicas y ligeras. Origina una nueva forma de trabajo que se centra en una oficina virtual, fomenta nuevas asociaciones en tiempo real sin importar la ubicación. El costo es muy bajo en comparación con estructuras tradicionales. Su portabilidad sin dudas es de las ventajas mas relevantes ya que puede ser operada desde cualquier lugar.	A medida que se subcontratan más actividades, la ganancia del valor agregado es entregada a otros. Ausencia de seguridad de la información y dependencia a la conexión de internet. Se requiere de parte de los empleados responsabilidad y autodisciplina para la ejecución de los proyectos. Falta de marco legal para la regulación de este tipo de estructuras. Se elimina el aspecto social de interacción.

 

Conclusión

Es importante para las organizaciones definir mediante una estructura organizacional sus funciones y responsabilidades que le permitan alcanzar sus objetivos y metas, de esta manera el tipo de estructura representara la forma en que las organizaciones trabajaran dentro de la empresa.

Es necesario también tener presenta que todas las empresas tienen su estructura definida de manera formal o informal pero que ante los cambios o diferentes circunstancias deben tener la disponibilidad de realizar un nuevo diseño y así potenciar sus procesos buscando optimizar los recursos humanos, mejorar la productividad, mejor clima laboral y mejorar la comunicación interna.

 

 

Referencias

 

- Licenciatura en RR.HH. Universidad de Champagnat. (2020, agosto 16). Estructura organizacional, qué es, cómo se diseña y su importancia. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/la-estructura-organizacional/

Idarraga, D. A. M. (2012). Estructura organizacional y sus parámetros de diseño: análisis descriptivo en pymes industriales de Bogotá. Estudios gerenciales, 28(123), 43-63.

Parra Moreno, C. F., & Liz, A. D. P. (2009). La estructura organizacional y el diseño organizacional, una revisión bibliográfica. Gestión y sociedad, 2(1), 97-108.