AREÁS FUNCIONALES DE LA CADENA DE ABASTECIMIENTO

Debemos recordar que la gestión de la cadena de abastecimiento, está compuesta por una serie de actividades con el fin de ubicar una cantidad determinada de productos en el lugar y en el momento que se necesite a un mínimo costo. Para ello requiere de una coordinación de todas las partes involucradas, y de muchas actividades que controlan y rodean la gestión de compras y abastecimiento, la gestión de inventarios, la gestión de almacenes y Centros de Distribución (CEDIS) y le gestión del transporte. Cada una de estas áreas posee pequeñas áreas estratégicas, que desarrollan actividades con el fin de que los eslabones funcionen de forma integral para generar ventajas competitivas a la empresa y cumplimiento al cliente. 

Gestión de almacenes y centros de distribución 

Una bodega o almacén puede definirse como un espacio planificado para ubicar, mantener y manipular mercancías y materiales. 

Dentro de esta definición hay dos funciones dominantes: el almacenamiento y el manejo de inventario. El papel que tiene una bodega en el ciclo de abastecimiento de la empresa depende de la naturaleza de la misma. En algunas ocasiones, será un punto de paso donde se descompone el flujo de materiales, desde el abastecimiento y la distribución, en otros casos estará compartida por otras áreas como fabricación, o puede estar conformado por unidades de empaque, para despachar las cantidades que necesitan los clientes. En este caso, el almacenaje no tiene tanta relevancia como el manejo de materiales. 

Objetivos de los almacenes y centros de distribución 

• Minimizar el costo total de la operación. Para lograr este objetivo, debemos aprovechar al maximizar el uso del área en almacenaje, acopio y, en consecuencia, su nivel de utilización y la manera como cada uno de ellos puede ser intercambiado con otros. 
• Suministrar los niveles adecuados de servicio. El nivel de servicio que se proporciona a los clientes estará determinado por la eficacia y la eficiencia de los procedimientos utilizados en la recepción, bodegaje y despacho de productos. En términos sencillos, el fin del almacenamiento es lograr la mejor combinación entre: 
• Maximización del espacio en volumen. 
• Maximización en el uso de los equipos.
• Maximización en el acceso a todos los materiales y mercancías. 
• Maximización de la salvaguardia de todos los materiales y mercancías. 
• Maximización en el uso de la mano de obra.

Relacionando estas cinco amplias premisas con el fin básico de costo y servicio, los objetivos de la gestión de bodegas pueden resumirse así: 

• Lograr que el movimiento diario de bienes que entran y salen de la compañía esté estrictamente de acuerdo con las necesidades de compras y despachos. 
• Mantener los stocks previstos de materiales y mercancías al mínimo costo, de acuerdo con los criterios de la organización y los recursos financieros disponibles. 
• Controlar perfectamente los inventarios, la facturación y los pedidos.

Complemento de procesos productivos. Uno de los roles principales del almacenamiento es servir como complemento a los procesos productivos, manteniendo continuidad en dichas operaciones y garantizando la permanencia de las condiciones y características propias de los productos, tales como: temperatura, consistencia, entre otros. Entre las aplicaciones más comunes de esta función encontramos: 

• Productos que requieren maduración. 
• Artículos que necesitan refrigeración y/o congelación temporal.
• • Bienes que requieren de reposo entre distintas fases del proceso productivo.

Clases de almacenes 

Según las necesidades de la empresa y el propósito podemos identificar dos tipos de almacenes: 

• Función de aprovisionamiento, en el cual se almacenan materias primas y materiales. 
• Función de distribución, en el cual se almacena únicamente productos terminados para la distribución a clientes. 

Igualmente los almacenes los podemos clasificar en: 

• De acuerdo a la naturaleza del producto: 
• Almacenes de materias primas: en el cual se almacenan materiales, suministros, envases, que serán utilizados posteriormente para la transformación. 
• Almacén de productos en procesos: sirve para almacenar productos que iniciaron pero aún no han terminado el proceso productivo. 
• Almacén de productos terminados: destinado exclusivamente para el almacenamiento de productos listos para la distribución a clientes. 
• Almacén de materiales: se usa para el almacenamiento de repuestos, materiales, aceites, entre otros.

• De acuerdo a la localización: 

• Almacén central: se localiza cercano al punto de fabricación, con el fin de disminuir los costos. 
• Almacén regional: se ubica cerca al punto de consumo, para facilitar la distribución de producto terminado. 
• Almacén de plataforma: es un espacio físico en el cual la mercancía se almacena en forma temporal, normalmente para ser cambiado de unidad de transporte. 
• Según la función logística: 
• Almacén de consolidación: tiene como finalidad agrupar pedidos pequeños de diferentes proveedores y almacenarlos. 
• Almacén de envíos: tiene una función contraria a la anterior, en este el pedido es de gran volumen y se necesita dividirlo en pequeños pedidos para ser distribuido. 
• Almacén combinado: integra ambos tipos de almacenes en una misma estructura logística. 

Los almacenes de consolidación, son muy comunes en empresas, que manejan varias referencias. El centro de consolidación reduce significativamente los costos por el uso eficiente del transporte, al agrupar los envíos reduciendo los tiempos y costos de distribución.

Por otra parte el almacén de envíos reduce significativamente la cantidad de movimientos de mercancía que hay que hacerles a clientes, ya que ellos sólo deben solicitar a un mismo proveedor la cantidad y referencias de productos que requiera.

En la práctica las empresas manejan almacenes combinados, en los cuales usan el almacén de consolidación para recibir las materias primas y un almacén de envíos para despacho a clientes.

Funciones de los almacenes 

Dentro de las funciones inmersas en la gestión de los almacenes se encuentran las siguientes:

• Recepción e inspección de almacenes: 

En esta actividad debemos recepcionar las mercancías en el almacén y comprobar que lo recibido coincida con el pedido. Igualmente comprobar que la calidad de la mercancía recibida tenga los requisitos de calidad requeridos por la empresa, libre de averías y novedades. Uno de los pasos más importantes en este punto es el reporte de la mercancía recibida a conformidad y as u vez tramitar con el proveedor las devoluciones.

•  Registro y codificación de materiales: 

Uno de los factores más importantes de cualquier almacén, es la facilidad de identificar las piezas o productos de forma rápida. Es por esto que el proceso de codificación debe ser en un orden lógico, de forma tal que en cualquier momento o cuando se estén separando las mercancías a distribuir, estos sean ubicados de forma lógica.

Entre las ventajas del registro y codificación de los materiales se encuentra: 

• Evita la pérdida de tiempo en la ubicación de los materiales. 
• Facilita el proceso y evita los errores en los procesos de inventarios. 
• Permite la validación de la información física de las cantidades en almacén, frente a las cantidades registradas en el sistema de información de la empresa. 
• Evita el hurto de mercancías.

• Almacenamiento: Una vez que son ubicados los productos en almacén, las mercancías entran a un proceso de almacenamiento y mantenimiento. 

El almacenamiento que es el conjunto de actividades que realiza la empresa para mantener activos y disponibles los materiales en almacén.

Para lograr el objetivo el almacenamiento correcto de las mercancías, la empresa debe incurrir en las siguientes inversiones: 

• Arrendamiento de bodega.
• Amortizaciones de la maquinaria disponible para el transporte interno.
• Pólizas de seguro.
• Consumos de servicios públicos.
• Salarios de personal de vigilancia y de administración de almacenes.
• Costo financiero por la inmovilización del stock de inventarios.

• Preparación de productos: Se denomina picking al proceso que se realiza en el almacén en el cual se separa y recolección de la mercancía, para que sea trasladada a sus lugares de distribución o a clientes. 

Es un proceso que afecta toda la cadena logística, debido a que en muchos casos, este proceso genera un cuello de botella, por ser una actividad que en gran medida se hace en forma manual. 

 

Entre las actividades que se deben desarrollar en el proceso de picking tenemos: 

• Introducir el picking,
• el pedido separado al sistema de información de la empresa. 
• Gestionar el pedido. 
• Realizar la selección y separación de la mercancía. 
• Organizar los pedidos en función de sus destinos, para facilitar el despacho. 
• Despacho de pedidos:

Consiste en acondicionar los pedidos, para que estos lleguen en perfectas condiciones a lo clientes y no sufran averías o daños durante la distribución. Las actividades que se realizan en esta última fase es: 

• El embalaje.
• El etiquetado. 
• El precintado. 
• Emisión de la orden de entrega.

Gestión de transporte 

La gestión de transporte, la podemos definir como todas las actividades que desarrollamos para trasladar materiales y productos terminados de un lado a otro, ya sea del proveedor a mis bodegas o del producto terminado a los clientes, de forma que lleguen en las condiciones pactadas. 

De esta definición, podemos partir de las necesidades de transporte de una empresa de acuerdo a la globalización, pues las operaciones de transporte ya no son realizadas a nivel nacional, sino también a nivel internacional, de acuerdo a la ubicación de los clientes y proveedores de mi empresa. 

Dentro de los procesos de transporte, podemos encontrar empresas que desarrollan este procesos directamente, con flota propia o a través de intermediarios logísticos, que de acuerdo a su alcance pueden desarrollar actividades desde el transporte, incluyendo operaciones de cargues y descargues, hasta el almacenamiento temporal, cuando éste sea necesario. 

La descripción de los operadores logísticos la podemos describir en el siguiente cuadro:

• Modo de transporte 

De acuerdo a la operación de transporte, podemos encontrar empresas dedicadas a uno o varios modos de transporte, en este caso serían transporte multimodal o empresas multimodales. D acuerdo al tipo de transporte los podemos dividir en: 

• Marítimo. 
• Carretera o terrestre. 
• Fluvial. 
• Férreo. 
• Aéreo. 
• Multimodal. 

De acuerdo a la plataforma logística que utilicemos, lo podemos dividir en: 

• Con un solo medio de transporte: 
• Centros de transporte. 
• Áreas logísticas de almacenamiento y distribución. 
• Con varios tipos de transporte: 
• Zonas de actividades logísticas. 
• Puertos secos. 
• Centros de carga aérea. 
• Plataformas logísticas.

Al momento de tomar la decisión de cuál tipo de transporte elegir o que plataforma logística debemos utilizar, lo importante que debemos tener en cuenta son factores importantes tales como: origen y destino, costos de transporte, tipo de mercancía, disponibilidad de equipo de transporte. 

A continuación describiremos las ventajas de cada uno de los tipos de transporte: 

• Transporte terrestre por carretera: es uno de los más utilizados para los envíos nacionales, en todas sus configuraciones.

El transporte terrestre en Colombia esta regulado por la resolución 4100 de 2004, el cual define las siguientes configuraciones de los vehículos:

Igualmente la misma resolución regula las medidas de ancho, altura y longitud.

Como podemos ver en el anterior cuadro, el ancho y altura permitida para todos los vehículos es el mismo, lo que varía es el largo. Pero la gran diferencia de los tipos de vehículos la encontramos en la siguiente tabla de pesos, lo cual nos obliga a analizar cada vez que necesitamos un transporte, el tipo de mercancía que vamos a transportar y para ellos el tipo de vehículo que más se acomoda a nuestras necesidades. Igualmente el Ministerio de Transporte en su resolución 001782 de 2009, regula los pesos máximos permitidos por cada configuración de vehículo.

• Transporte terrestre por ferrocarril: es el transporte histórico de mercancías por excelencia, aunque esta poco desarrollado en Colombia.

Transporte marítimo: es el medio más utilizado para el transporte internacional de mercancías a través de los océanos, con la capacidad de transportar mercancías de un continente a otro.

    

Transporte aéreo: es el último transporte desarrollado para el transporte de mercancías, pero al tiempo el más costoso. Ofrece transporte de mercancías a gran velocidad, teniendo la capacidad de transportar de un país a otro o de un continente a otro en cuestión de días.

Transporte multimodal: combina varios tipos de transporte, para movilizar un mismo tipo de mercancías en unidades de carga como contenedores, guacales o cajas móviles. 

Como ejemplo podemos hablar del transporte intermodal por ferrocarril y carretera, o terrestres y marítimo. La diferencias con las demás modalidades de transporte, es que el transporte multimodal, normalmente es ofrecido por un mismo operador logístico.