AGENTES IMPLICADOS:¿QUIÉN HACE QUÉ?

LA INSPECCIÓN DE TRABAJO 

Es el organismo dependiente del Ministerio de Trabajo y Seguridad social que tiene asignadas la vigilancia y el control de la normativa de seguridad e higiene en el trabajo. En concreto, con relación a los accidentes de trabajo, sus funciones son: 

• Vigilar el cumplimiento de la normativa sobre prevención de riesgos laborales, así como las normas juridicotécnicas que incidan en las condiciones de trabajo en materia de prevención, aunque no tengan la cualificación directa de normativa laboral y proponer a la autoridad laboral competente la sanción correspondiente si se comprueba una infracción. 
• Asesorar e informar a las empresas y los trabajadores/as sobre la manera más efectiva de cumplir las disposiciones que tiene encargada su vigilancia. 
• Recibir la comunicación de los empresarios en los casos de accidentes de trabajo o enfermedades profesionales. 
• Deberán informar a la autoridad laboral sobre los accidentes de trabajo, mortales, muy graves o graves, y sobre aquellos otros en que por sus características o por los sujetos afectados se considere necesario dicho informe. 
• Ordenar la paralización inmediata de los trabajos, cuando a criterio del inspector/a, exista un riesgo grave e inminente para la seguridad y salud de los trabajadores/as y además debe ser comunicado a la autoridad laboral (Serveis Territorials de Treball i Indústria) • Es a quien nos dirigiremos en caso de que queramos denunciar que un accidente leve o grave e incluso un incidente, debe ser investigado. 
• Propondrán una sanción a la autoridad laboral, que puede incluir o no la propuesta del recargo de las prestaciones, en caso de que no se haya observado el cumplimiento de la normativa 
• Elaborarán los informes solicitados por los Juzgados en las demandas deducidas ante los mismo en los procedimientos de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales. 

Las personas que representan a este organismo son Inspectores/as de trabajo y tienen la posibilidad de personarse en el centro de trabajo en cualquier momento y solicitar las informaciones que consideren oportunas, además de acordar en casos excepcionales la suspensión inmediata de los trabajos. 

La Inspección está organizada territorialmente. Existe una en cada provincia.

OBJETIVO 

GENERAL 

Establecer la guía para identificar actos y condiciones sub estándar en los lugares de trabajo a través de las inspecciones planeadas de seguridad y salud en el trabajo y a través de los reportes de actos y condiciones inseguras, establecer los mecanismos de las actividades de intervención y verificar el cumplimiento de las mismas de manera se que disminuyan causas inmediatas, posibles generadoras de lesiones a las personas, daños a la propiedad, el proceso o el ambiente.

ALCANCE

Esta guía inicia con los lineamientos para el desarrollo de las inspecciones en los lugares de trabajo y para el reporte de actos y condiciones sub estándar, continua con la definición de controles sobre las condiciones inseguras y la calificación del potencial de daño para priorizar su intervención, continua con la ejecución de las actividades de control y finaliza con la verificación de la implementación de las actividades de control.

AMBITO DE APLICACIÓN

Esta guía aplica a todos los colaboradores de la entidad y se debe desarrollar en todas las sedes de la entidad, según aplique.

DOCUMENTOS ASOCIADOS A LA GUIA 

• GTHF36 Formato de reporte de actos y condiciones sub estándar de SST 
• GTHF20 Formato Inspección de seguridad 
• GTHF39 Formato Inspección de extintores 
• GTHF41 Formato Inspección de botiquín 
• GTHF67 Formato Inspección de ducha lavaojos 
• GTHF68 Formato Inspección de kit de derrames 
• GTHF66 Matriz de seguimiento de inspecciones planeadas y reporte de actos y condiciones sub estándar de SST 
• GTHF62 Planificación y seguimiento de sistemas de vigilancia, programas y planes de SST

NORMATIVA Y OTROS DOCUMENTOS EXTERNOS 

• NTC 4114:1997. Seguridad Industrial. Realización de inspecciones planeadas. 
• DECRETO 1072 del 26 de mayo del 2015. “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo. 
• RESOLUCIÓN 0312 del 2019. Por la cual se definen los estándares mínimos del sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo.

DEFINICIONES 

Acción preventiva: Acción para eliminar o mitigar la(s) causa(s) de una no conformidad u otra situación potencial no deseable.

Acción de mejora: Acción de optimización del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SGSST, para lograr mejoras en el desempeño de la organización en la seguridad y la salud en el trabajo de forma coherente con su política. 

Acto sub estándar: Se refieren a todas la acciones y decisiones humanas, que pueden causar una situación insegura o incidente, con consecuencias para el trabajador, las instalaciones, el medio ambiente y otras personas. 

Condiciones y medio ambiente de trabajo: Aquellos elementos, agentes o factores que tienen influencia significativa en la generación de riesgos para la seguridad y salud de los trabajadores. Quedan específicamente incluidos en esta definición, entre otros: a)· las características generales de los locales, instalaciones, máquinas, equipos, herramientas, materias primas, productos y demás útiles existentes en el lugar de trabajo; b) Los agentes físicos, químicos y biológicos presentes en el ambiente de trabajo y sus correspondientes intensidades, concentraciones o niveles de presencia; c) los procedimientos para la utilización de los agentes citados en el apartado anterior, que influyan en la generación de riesgos para los trabajadores y; d) la organización y ordenamiento de las labores, incluidos los factores ergonómicos o biomecánicos y psicosociales. Decreto 1072. Libro II. Parte 2. Titulo 4. Capítulo 6. 

Condiciones Sub estándar: Toda circunstancia física que presenta una desviación de lo estándar o establecido y que facilite la ocurrencia de un accidente. Como la condición insegura está asociada directamente a una circunstancia física es decir locativa o de fallas en los equipos o herramientas su intervención es directa y en la gran mayoría de los casos su intervención elimina la condición insegura. Eje: La baranda Rota de una escalera es una condición insegura que cuando se repara la baranda desaparece. Una gotera en un techo. Se arregla el daño en el techo y se elimina la gotera. Una silla con las ruedas dañadas, se cambia la rueda y se elimina la condición insegura. 

Centro de trabajo. Se entiende por Centro de Trabajo a toda edificación o área· a cielo abierto destinada a una actividad económica en una empresa determinada. 

Inspección Planeada del Trabajo: Es la técnica analítica más conocida y practicada como medio para detectar condiciones Sub estándar y controlar los peligros potenciales susceptibles de ocasionar pérdidas que afecten a las personas, la propiedad o el medio ambiente. Es un recorrido sistemático por un área, con una periodicidad e instrumentos, efectuada por responsables determinados previamente a su realización. 

Inspección General: Son realizadas por un grupo interdisciplinario y abarcan la totalidad de dependencias o están referidas a departamentos, áreas y servicios concretos. 

Inspección de Partes Críticas: Son realizadas por especialistas ya que son de gran importancia para la seguridad y las operaciones.

DESARROLLO DE INSPECCIONES PLANEADAS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO - REPORTES DE ACTOS Y CONDICIONES SUB ESTÁNDAR

RESPONSABLES DE LAS INSPECCIONES 

• COPASST 
• Brigada de emergencia 
• Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo 
• Dependencias encargadas de la ejecución de las medidas preventivas y correctivas derivadas de las inspecciones.

INSPECCIONES PLANEADAS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

La guía de inspecciones planeadas es considerada por la entidad como una de las metodologías adicionales para complementar la identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos y establecimiento de controles. 

Las condiciones inseguras no se identifican en la Matriz de identificación de peligros y Valoración de Riesgos, con el objetivo que su tratamiento se haga a través de esta guía. Debido a que las condiciones inseguras requieren un manejo diferente al que se le da a los peligros, pues las condiciones inseguras una vez identificadas se pueden corregir inmediatamente y el 100% de estas condiciones inseguras desaparecen una vez intervenidas, esto no sucede con los peligros ya que estos no desaparecen son inherentes a los procesos y muy difícilmente se eliminan.

Periodicidad de las inspecciones 

La planificación de las inspecciones de seguridad y salud en el trabajo, debe ser documentada en el formato GTHF62 Planificación y seguimiento de sistemas de vigilancia, programas y planes de SST, por ende, esta planificación debe ser desarrollada por el Grupo de SST. La frecuencia con que se realizan las inspecciones varía de mensual, trimestral, cuatrimestre o semestral dependiendo del grado de riesgo, la exposición a pérdida, y la velocidad con que cambian las condiciones que crean situaciones desconocidas. Adicionalmente esta planificación responde a los requerimientos de inspección recibidos a través de correo electrónico, memorando, o reporte de actos y condiciones inseguras. 

En dicha planificación se asegura la definición de fechas, cantidades de inspecciones a ejecutar, identificación de tipos de inspecciones.

Formato de las inspecciones 

El registro de las inspecciones se desarrolla, según el formato aplicable para cada tipo de inspección. En estos formatos se debe registrar las condiciones inseguras identificadas en las áreas, se definirá el control a implementar, la fecha máxima de implementación de acuerdo con su calificación, responsable de la corrección y se dejará el registro de la verificación a la implementación de los controles definidos.

REPORTES DE ACTOS Y CONDICIONES INSEGURAS 

En caso de que algún servidor público, contratista o visitante identifique el incumplimiento de los estándares de Seguridad y Salud en el Trabajo, por parte de algún Servidor o Contratista o evidencie una condición sub estándar durante la planificación, ejecución o cierre de las actividades misionales deberá: 

1. Diligenciar el formato de reporte de actos y condiciones inseguras GTHF36. 

2. Remitir este reporte en físico o digital a la Subdirección de Gestión del Talento Humano, Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo; o al correo electrónico seguridadysaludeneltrabajo@minsalud.gov.co. 

Para gestionar tus observaciones, se sugiere seguir el siguiente flujo de observación:

3. Una vez recibido el reporte, desde el Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo, se planifica y realiza la inspección de acuerdo a lo definido en esta guía. 

4. Los actos sub estándar por lo general no están relacionados a planes de acciones a largo plazo, debido a que su gestión de intervención debe ser de forma inmediata.

CRITERIOS DE PRIORIZACIÓN PARA INTERVENCIÓN DE LAS CONDICIONES SUB ESTÁNDAR 

Para valorar el potencial de pérdida de las condiciones inseguras se toma como guía la Norma Técnica Colombiana NTC 4114 Seguridad Industrial Realización de Inspecciones Planeadas. 

Para cada condición insegura identificada, según los insumos que se obtengan del desarrollo de inspecciones de seguridad y de reportes de condiciones sub estándar que los servidores públicos, contratistas y visitantes desarrollen, se le asigna una letra (A, B ó C), de acuerdo con el potencial de pérdida de la misma. Esta letra define la criticidad de cada hallazgo registrado y la gestión que se debe dar a cada una, como se puede resumir en la tabla 1

DETERMINACIÓN DE LOS CONTROLES 

El Equipo que desarrolla la inspección deberá definir la acción o control que debe ser implementado para corregir la condición insegura, se deben determinar controles siguiendo la siguiente jerarquía la cual debe quedar registrada el formato: 

• Eliminación: Consiste en eliminar la condición insegura, suprimiendo la fuente. 
• Sustitución: Consiste en cambiar la fuente para eliminar la condición insegura. •
• Controles de Ingeniería: Consiste en la aplicación de medidas de ingeniería en la fuente o en el medio para controlar la condición insegura. 

Al determinar el control se debe definir el responsable de la implementación del mismo y la fecha máxima para su implementación según como se haya calificado el potencial de pérdida de la condición insegura identificada. La asignación de responsables para la gestión de cierre de las acciones definidas se realizará a cada Dependencia, en donde se registren dichas condiciones inseguras, específicamente para las condiciones asociadas a la infraestructura de la entidad serán delegadas a la Subdirección de Gestión de Operaciones. 

El Grupo de SST debe informar a través de memorando a la Dependencia encargada de ejecutar las medidas correctivas y/o preventivas, así como los hallazgos identificados para su ejecución.

VERIFICACIÓN Y SEGUIMIENTO AL CIERRE DE LOS CONTROLES 

El seguimiento y la verificación al cierre de las actividades de control definidas será responsabilidad de la Dependencia en donde se registro la condición sub estándar en acompañamiento con el COPASST y/o del Grupo de Salud de Seguridad y Salud en el Trabajo y/o otros comités de SST. 

La verificación a la implementación de los controles propuestos se hará a los 30 días de haberse realizado la inspección, verificando las actividades e intervención de implementación. Adicionalmente el Grupo de SST consolida por bimestre en el formato GTHF66 Matriz de seguimiento de inspecciones planeadas y reporte de actos y condiciones sub estándar de SST, el resultado de las inspecciones planeadas y registros de actos y condiciones sub estándar. Con el fin de llevar un seguimiento al cierre de las acciones definidas y poder generar indicadores y análisis de tendencias sobre el comportamiento de estos reportes. 

Una Actividad de intervención no podrá repetirse por más de dos trimestres (seis meses), si esto llega a suceder el Grupo de SST generara una Acción de mejora, con cargo a la Dependencia al cual pertenece la condición insegura, para que se analicen las causas que generan esta condición insegura y definir un plan de acción para lograr su control.