SISTEMA DE COMPRAS  EN LA GESTIÓN DE ABASTECIMIENTO

En el sistema de compras es trascendental suministrar y dar seguimiento a los procesos de compras (nacionales e internacionales), desde el momento en que un departamento de la empresa (usuario) realiza una solicitud de compra, hasta que el producto ha sido recibido por este.

Se deben tener en cuenta los siguientes factores  

• Recepción de bodegas en inventario. 
• Evaluación de costos. 
• Proveedores. 
• Tiempos de entrega de los pedidos.
• Necesidades del usuario. 

Así mismo, se deben tener en cuenta unos objetivos concretos para que un sistema de compras sea desarrollado en completo orden: 

• Mantener continuidad en el abastecimiento. 
• Inversión mínima compatible con seguridad y beneficio económico. 
• Evitar duplicaciones, desperdicios, inutilizaciones. 
• Obtener costos bajos acordes con la calidad y el servicio. 
• Mantener niveles de calidad. 
• Mantener posición competitiva de la empresa.

Funciones de un sistema de compras 

• Crear y mantener un registro actualizado de proveedores. 
• Generar y dar seguimiento a las solicitudes de compra. 
• Recibir las solicitudes de compra provenientes de los usuarios y encargados de otros departamentos. 
• Elaboración de cotizaciones por proveedor para la actualización de tiempos de entrega y costos de los artículos. 
• Generar y dar seguimiento a las órdenes de compra. 
• Generar las órdenes de compra. 
• Realizar órdenes de compras utilizando múltiples monedas. 
• Agilizar la recepción de la mercadería.
• Realizar los procedimientos de costos de las órdenes de compras (costeo estimado y costeo real). 
• Realizar la planeación de compras para un periodo dado. 
• Permitir la elaboración de un plan de compras.

Etapas del proceso de compras

Inicio 

El origen del proceso de compra en las empresas, está determinado por la necesidad de satisfacer una solicitud o demanda del cliente interno (cualquier área de la empresa, pero principalmente el área productiva o la que desarrolla la actividad económica de la empresa), ya sea de bienes o servicios. Igualmente, se puede generar el proceso cuando dentro de las políticas de la empresa está establecido que debe mantenerse un nivel de inventario predeterminado por los consumos calculados, en este caso las empresas deben contar con una programación de comparas y adquisiciones a corto, mediano y largo plazo.

Formalización de la solicitud 

Generalmente las empresas tienen ya establecido los requisitos formales que deben cumplir las solicitudes de bienes o servicios. 

Específicamente, se puede considerar un formato de requisición, en donde deben identificarse perfectamente los ítems solicitados, la cantidad o frecuencia (en caso de servicios) y las aprobaciones correspondientes en este punto, es muy importante verificar que las solicitudes cuenten con una asignación presupuestal, o en caso contrario con la debida autorización.

Análisis de proveedores 

Una de las etapas más fundamentales del proceso de compras, se refiere a un estudio detallado de proveedores que ofrecen los bienes o servicios requeridos.

Solicitud de cotizaciones 

Una vez seleccionados los proveedores que cumplen con los requisitos de calidad, cumplimiento y capacidad productiva, se hace una solicitud formal para cotizar productos o servicios requeridos. Sin embargo, la práctica más común consiste en que se llega a acuerdos, convenios o contrato de suministro o abastecimiento con el proveedor, gracias a los cuales se concretan precios de venta, términos de negociación y condiciones de despacho aplicables para periodos de tiempo determinados. En este caso, no se requiere solicitud de cotización de la elaboración de un pedido con cargo al convenio o contrato establecido.

Aprobación de cotización o factura pro-forma

Cuando se ha evaluado debidamente la cotización recibida o la factura pro-forma remitida por el proveedor, con base en las políticas adoptadas por la empresa y éstas cumplen con los requisitos, se formaliza la aceptación de las mismas mediante la generación de una orden de compra, que debe conservar las características y condiciones de la cotización o la factura pro-forma.

Por lo general, las empresas cuentan con formatos establecidos para detallar las especificaciones de los ítems, los precios, cantidades, firmas de aprobación y autorización, especificación de términos de negociación y de entrega.

Procesamiento de la orden de compra y de despacho 

El proveedor de acuerdo a sus políticas internas y a los acuerdos preestablecidos, debe evaluar y tramitar las órdenes de compra recibida y preparar los despachos correspondientes. 

Al igual que en los puntos anteriores, es fundamental garantizar la calidad de las comunicaciones entre comprador y proveedor y agilidad y eficiencia en el sistema de respuesta de ambas partes. (Retroalimentación permanente).

Gestión logística 

El entorno cada vez más competitivo del mercado, ha hecho que el éxito de la gestión en las áreas de compras y adquisiciones no sólo dependan de la capacidad de respuesta de los proveedores, sino también de los sistemas de distribución física y la logística, aplicados para que los bienes o servicios desde su origen a su destino se cumplan en el menor tiempo posible y en las condiciones requeridas. Las empresas pueden optar por la creación de un área interna que asuma ésta función o por utilizar los servicios de intermediarios especializados.

Aspecto financiero

El proveedor y el comprador deben haber llegado a un acuerdo en cuanto a los términos comerciales. Esto se refiere básicamente, a definir si se efectúan pagos anticipados, contra entrega, créditos a cierto plazo, entre otros, o si se requieren documentos que soporten o garanticen los pagos, los términos de validez de las ofertas, descuentos especiales y todos aquellos puntos que incidan en la negociación, que deben estar contemplados previamente en las políticas de las empresas.