LOS COSTES DE LA GESTIÓN DE STOCKS

Para estudiar los costes de un inventario deberemos referirnos previamente al periodo dentro del cual se van a estudiar, lo haremos durante un cierto intervalo de tiempo, que llamaremos Periodo de Gestión y , como regla general se toma un año. 

Como ya hemos dicho, denominamos Demanda al conjunto de peticiones que llegan al almacén, cualquiera que sean su procedencias. Tiempo de suministro es el intervalo de tiempo transcurrido desde que la orden es cursada al proveedor hasta que las mercancías están en las estanterías del almacén. Tiempo de reaprovisionamiento es el intervalo de tiempo transcurrido entre dos reposiciones consecutivas. 

Sí todas las variables son conocidas, se dice que la gestión se hace en condiciones de certeza. Si se conoce su comportamiento histórico pero no su comportamiento futuro, la gestión es en condiciones de riesgo. En la realidad se suelen dar ambos casos, más frecuentemente el segundo que el primero, pero por simplificación inicial supondremos conocidas todas las variables.

Los costes que se han de considerar en un inventario son los siguientes. 

• Coste de la adquisición. Es el coste del producto puesto en las estanterías del almacén. No consideraremos el caso de descuentos por volumen de compras o por rápeles, el coste incluirá los embalajes, si no hay retorno y el proveedor los cobra, impuestos, etc. Este coste se puede representar por la siguiente fórmula.

Donde: Pr, es el precio unitario del producto considerado. Si el producto fuera fabricado en la propia organización este precio debería ser cambiado y considerar el coste de fabricación cf. 

D, es la cantidad comprada durante el periodo de gestión T.

• Coste de cursar órdenes de compra, o coste de reposición. Este coste engloba todos aquellos gastos realizados por la empresa para conseguir el producto. Este coste engloba las gestiones hechas para la selección de los proveedores, gastos de papeleos y llamadas telefónicas, controles para verificar la calidad y cantidad del producto, etc. Ya veremos que el conocimiento exacto de este coste no es fundamental, por lo que puede ser determinado de manera aproximada sin perjudicar la bondad de los resultados. 
• Coste de mantener el producto almacenado. Lo denominaremos también Coste de Mantenimiento. Este coste agrupa todos los originados por el almacenaje como coste del espacio ocupado; de energía, si fuera necesario, de perdidas o roturas, pólizas de seguros, etc. Por lo general, hay una componente de este coste que es la más importante, por lo que se asume que el resto son inferiores a esta y no se consideran. Esta componente es debida al coste de oportunidad del dinero invertido en el producto almacenado. Este coste tiene un carácter de coste de oportunidad y vendrá determinado por el interés monetario que la empresa debe pagar en el mercado. De aquí que venga expresado por la fórmula.

Donde: i es el interés del dinero y Pr el precio de una unidad, o su coste de fabricación dependiendo de que nos refiramos a unidades compradas fuera o fabricadas dentro y Q la cantidad almacenada durante un tiempo T.

• Coste de Ruptura. Es el coste originado por la carencia de productos en el almacén. Este coste es de difícil valoración, porque la carencia de producto cuando lo solicita un cliente, puede originar la pérdida de la venta o también la pérdida de un cliente y esto no puede valorarse.

En definitiva estos costes puede agruparse en dos categorías: Los que disminuyen con la cantidad comprada, o producida, por lote. A este grupo pertenecen los siguientes: el coste de ordenar, ya que si aumenta la cantidad comprada en cada lote, menos lotes se cursarán. También se incluye el coste de ruptura. 

El otro grupo lo forman los costes que aumentan con la cantidad. Dentro de este último se incluye el coste de mantenimiento.

El coste de adquisición no pertenece a ninguno de los dos grupos, porque se cursen los pedidos que se cursen la cantidad comprada a lo largo del periodo de gestión es siempre la misma. 

Si representamos ambos costes obtendremos unas curvas como las de la figura. 

Como se observará aparecen dos costes, uno, creciente y otro, decreciente.

El resultado es un coste total, denominado Coste Total, que presenta un coste mínimo. Se trata pues de determinar cuál es la cantidad comprada por lote que hace mínimo el coste total expresado por la suma de las tres componentes anteriores.

Como se observará no se ha considerado la ruptura por estar en condiciones de conocer en su totalidad las variables que intervienen en la gestión, de aquí que no se produzcan rupturas. Veamos ahora como se determina este tamaño del lote que hace mínimo el coste. 

Para determinar la cantidad por lote que hace mínimo el coste de la gestión del almacén, supondremos que la gestión del almacén se hace por punto de pedido y que se aplicarán las condiciones dichas con anterioridad. Tal y como se ha definido en puntos anteriores, en estos métodos de reposición alcanzado el punto de pedido Pp se lanza una orden de compra, que llega al almacén Ts días después. 

Analicemos las tres componentes del coste para un almacén como el que representa la figura anterior. 

En primer lugar el coste de adquisición, CA.

A partir de la fórmula del coste podríamos calcular por medios matemáticos cuál ha de ser el valor de Q que hace que el coste total sea el menor valor de todos. Este valor de Q es conocido como Cantidad Económica y corresponde a la fórmula:

Sí la reposición es en periodos fijos, la determinación matemática del periodo económico se hace de manera análoga a lo anterior. Para ello se sustituye en la fórmula del coste total la cantidad Q por el tiempo tr, que es el tiempo de reaprovisionamiento, teniendo en cuenta la igualdad entre las siguientes relaciones:

La cantidad Q que habría que ordenar cada tr periodos viene determinada por.

Esta es justo la cantidad económica del apartado anterior. Quiere decir esto que el coste mínimo es, lógicamente, siempre igual cualquiera que sea el método de reposición. 

Ambos sistemas son por tanto el mismo siempre que existan estas condiciones indicadas anteriormente.