OPERACIONES DEL SISTEMA LOGÍSTICO 

1) Compras o Abastecimiento: “El proceso de abastecimiento es el conjunto de actividades que permite identificar y adquirir los bienes y servicios que la compañía requiere para su operación, ya sea de fuentes internas o externas” (disponible en: http://www.gestiopolis.com/recursos/experto/catsexp/ pagans/ger/no%2013/abastecimiento.htm). Partiendo de esta definición, se puede ver que el abastecimiento va más allá de la simple adquisición de materia prima, ya que se encarga de todo lo que requiere la empresa para su operación, así como de facilitar los medios necesarios para conseguirlo.

Un correcto abastecimiento en una empresa depende de los siguientes factores que son:

• Mantenimiento de un registro exacto y a tiempo.
• Determinación correcta de proveedores (externos o internos y correcta planeación de envío y sostenimiento de inventarios.

Es importante tener en cuenta que el abastecimiento es un concepto amplio y que ha cambiado en gran medida gracias a las nuevas tecnologías informáticas.
El objetivo principal de esta operación, es el de soportar la manufactura con insumos oportunos al mínimo costo y consiste en el proceso de obtener productos y materiales de proveedores externos y para ello se requiere de la planeación de requerimientos, identificación de proveedores, negociación, colocación de órdenes, transporte a la planta, recepción e inspección, almacenaje y manejo, además, incluye la responsabilidad de coordinarse con proveedores en la programación y continuidad del abasto de insumos, manejo de especulación de precios, y la investigación y desarrollo de nuevos proveedores.

Abastecimiento o aprovisionamiento, como se le conoce es la función logística, mediante el cual se realiza el proceso para proveer a una empresa, de todo el material necesario para su funcionamiento. Su concepto es sinónimo de provisión o suministro.
Incluye las actividades siguientes:

• Cálculo de necesidades, es una actividad propia del planeamiento logístico. Las necesidades de abastecimiento, involucran todo aquello que se requiere para el funcionamiento de la empresa, en cantidades específicas para un determinado período de tiempo, para una fecha señalada, o para completar un determinado proyecto. El cálculo de las necesidades se materializa con los pedidos o requisición. Las necesidades de abastecimiento para una empresa determinada pueden ser por consumo, reemplazo reserva o seguridad, necesidades iniciales y necesidades para proyecto. Dentro de esta actividad se debe considerar al factor tiempo.
• Compra o Adquisición, tiene por objetivo realizar las adquisiciones de materiales en las cantidades necesarias y económicas en la calidad adecuada al uso al que se va a destinar en el momento oportuno y al precio total más conveniente.

Los principales objetivos específicos de esta actividad son:

• Mantener la continuidad del abastecimiento.
• Pagar precios justos pero razonablemente bajos por los productos de calidad adecuada.
• Mantener existencias económicas compatibles con la seguridad y sin prejuicios para la empresa.
• Evitar deterioros, duplicidades, desperdicios, etc.; buscando calidad adecuada.
• Buscar fuentes de suministros, alternativas y localizar nuevos productos y materiales.
• Mantener costos bajos en el departamento, sin desmejorar la actuación.
• Estudiar e investigar nuevos procedimientos.
• Preocuparse por la permanente capacitación del personal.
• Mantener informado al gerente de logística o gerente general, sobre la marcha del departamento.

a. Obtención, esta actividad se inicia con el pedido y tiene por finalidad contribuir a la continuidad de las actividades, evitando demoras y paralizaciones, verificando la exactitud y calidad de lo que se recibe.

b. Almacenamiento, implica la ubicación o disposición así como la custodia de todos los artículos del almacén, que es la actividad de guardar artículos o materiales desde que se produce o recibe hasta que se necesita o entregan.

• Los principales aspectos de esta actividad son:
• Control de la exactitud de sus existencias.
• Mantenimiento de la seguridad.
• Conservación de los materiales.
• Reposición oportuna.
• Despacho o distribución, consiste en atender los requerimientos del usuario, encargándose de la distribución o entrega de la mercadería solicitada. Para que los requerimientos de los usuarios sean atendidos con prontitud, es necesario contar con el embalaje o empaque para asegurarnos que las cantidades y calidades de los artículos o materiales sean correctas. Es igualmente importante en esta función asegurar el control de la exactitud de los artículos que se despachan así como la rapidez de su ejecución para cumplir con los plazos solicitados.

c. Control de Stocks, como objetivo asegurar una cantidad exacta en abastecimiento en el lugar y tiempo oportuno, sin sobrepasar la capacidad de instalación de abastecimiento. Con un control preciso y exacto se garantiza un control efectivo de todos los artículos de abastecimiento.

d. Utilización de desperdicios u obsoletos, para tomar las medidas más ventajosas para la empresa.

La función de aprovisionamiento existe a partir del momento en que un objeto o servicio deben ser buscados fuera de la empresa. Dentro de los objetivos del aprovisionamiento tenemos los siguientes:

• Proporcionar un flujo ininterrumpido de materiales suministros y servicios necesarios para el funcionamiento de la organización.
• Mantener las inversiones en existencias y reducir las pérdidas de éstos a un nivel mínimo.
• Mantener unas normas de calidad adecuadas.
• Buscar y mantener proveedores competentes.
• Normalizar los elementos que se adquieren.
• Comprar los elementos y los servicios necesarios al precio más bajo posible.
• Mantener la posición competitiva de la organización.
• Conseguir unas relaciones de trabajo productivas y armoniosas con otros departamentos de la organización.
• Conseguir los objetivos del aprovisionamiento procurando que los costos administrativos sean los más bajos posibles.
• Organizar las empresas para conseguir estos objetivos es difícil porque no sólo hay que tener en cuenta las necesidades internas sino también las del mundo exterior. Tanto el departamento de aprovisionamiento como el tráfico de materiales tienen un contacto directo en el mercado y han de responder a su solución.

El aprovisionamiento considera dos puntos importantes:

• Las previsiones en un plan general
• Los plazos en los casos particulares; ambos se reducen a un sólo factor el tiempo.

En la mayor parte de las organizaciones, los aprovisionamientos consumen aproximadamente entre el 20% y 50% de los ingresos totales de la compañía en mercadería y servicios. Cuando una organización gasta cantidades tan grande de sus ingresos en una sola área, es importante que se reciba una buena compensación por los fondos compensados. El efecto de apalancamiento de los beneficios que consiguen las compras, actúa como un poderoso estímulo para racionalizar el abastecimiento.

2) Soporte a la actividad de Manufactura: Es el proceso de planear, programar y soportar las operaciones de manufactura y para ello se requiere la planeación maestra y el desempeño del almacén de inventario en proceso, manejo, transporte, y programación de componentes.

Incluye la responsabilidad por el almacenamiento del inventario en las plantas y la máxima flexibilidad en la coordinación del ensamble final en varias localizaciones geográficas entre manufactura y distribución.

3) Distribución: El objetivo principal de esta operación es el de proporcionar estratégicamente el servicio deseado al consumidor al mínimo costo y para ello se requiere del desempeño de la recepción y proceso de órdenes, mantener inventarios, almacén y manejo, y el transporte hacia los clientes a través de los canales de distribución e incluye la responsabilidad de coordinarse con la planeación de mercados en la definición de precios, promociones, niveles de servicio, y manejo de retornos.